Деловая e-mail переписка. Пять правил успеха

Грамотная визуальная организация электронного ответа

1. Внимание к тому, чтобы в вашем ответе присутствовал текст письма-вопроса вашего адресата (история переписки).

2. Следование формату, в котором задан вопрос.

3. Внимание к последовательности расположения письма-вопроса и письма-ответа в истории переписки.

Отправляя письмо-ответ, обязательно сохраняйте в поле письма вопрос вашего адресата (сохраняйте историю переписки)!

Посмотрите на примеры писем-ответов ниже.

Вариант № 2 действительно является письмом-ответом.

Вариант № 1 при получении может стать источником вопросов. Не допускайте такого в своей переписке!

Письмо-ответ

Отвечая на вопросы адресата, старайтесь следовать визуальному формату, в котором задан вопрос. Это существенно сокращает время и облегчает понимание сути ответа.

Сравните ответы в переписке ниже.

Письмо-вопрос

From: Максим Максимов

Sent: Thursday, March 01, 2012 2:07 PM

To: Константин

Subject: RE: Доставка из Москвы

Добрый день, Константин!

Интересуют следующие вопросы:

1. Цены действительны на сегодня? (В прайс-листе расценка действует с 05.12.2011.)

2. Забор груза будет осуществляться ж/д или авто? Или это будет по требованию заказчика?

3. Вы не указали на каждый регион день отправки груза (определенный день или каждый день отправки)!

4. В счет включается страховая премия в размере 200 рублей на сумму выплаты 300 000 тыс. рублей. А если мы Вам сдадим свыше этой суммы, что тогда?

5. И еще раз приду к вопросу, хотя его уже задавал. Груз перевозят тентом или бункером?

С уважением,

Максим Максимов

Специалист по транспортной логистике

Обязательно обращайте внимание на последовательность расположения письма-вопроса и письма-ответа в истории переписки!

Помещайте свое письмо-ответ над письмом-вопросом, а не под ним!

Открывая письмо-ответ, адресат вначале должен увидеть ответ, а потом уже восстановить в памяти свое письмо, явившееся началом переписки.

Ниже приведены иллюстрации правильного и неправильного вариантов.

Вариант 1. Неправильное местоположение письма-ответа: письмо-ответ расположено под письмом-вопросом. При открытии письма адресат, ожидающий ответа, вначале видит свое письмо и только потом ответ, которого он ждет. Так писать не следует.