Деловое общение. Деловой этикет: Учеб. пособие для студентов вузов

Заключительная часть. Ее следует помещать справа, на два интервала ниже основного текста. Заключительная формула вежливости должна согласовываться с приветствием. Если письмо начинается обращением « Уважаемый господин» (« Dear Sir») или « Уважаемая госпожа» (« Dear Madam»), то в заключение необходимо писать « Преданный вам» (« Yours Faithfully»).

Вступительным обращениям « Dear Mr.» и « Dear Mrs.» соответствует заключительная фраза « Искренне Ваш» (« Yours sincerely»). Если письмо начинается неофициальным обращением, например, « Дорогой Вильям» (« Dear William»), то и заканчивается оно дружеской фразой, например: « С сердечным приветом» (« With best regards»), часто в сочетании с выражением « Искренне Ваш».

В США, в отличие от Великобритании, деловые письма часто заканчиваются таким выражением: « Truly yours», « Yours very truly», « Very truly yours».

Подписьдолжна стоять под заключительной формулой вежливости, на правой стороне листа.

В Германии, в отличие от большинства стран мира, заключительную формулу вежливости принято ставить слева, и подпись, соответственно, также ставится с левой стороны листа.

Между автографом автора письма и заключительной формулой вежливости иногда, в зависимости от конкретных обстоятельств, помещается наименование фирмы-отправителя. Для подписи отводится четыре интервала. Проставляется она обычно черными чернилами перьевой ручкой. Ниже подписи печатается имя и фамилия автора. Еще ниже — его должность.

В нижней части письма может быть напечатан постскриптум. Его обозначение общеизвестно — « P.S.». Постскриптум добавляется для того, чтобы сообщить адресату о важных событиях, произошедших после написания основного текста письма. В некоторых случаях постскриптум служит для того, чтобы подчеркнуть какой-либо важный момент.

Постскриптум рекомендуется использовать только в исключительных случаях.

Иногда в структуру письма входят различного рода указания. Например, между заголовками (наименованием и адресом отправителя) и датой может быть помещено указание на ссылку.

Ссылка включает инициалы составителя письма и/или инициалы машинистки. В ссылке обычно даются буквенные и/или цифровые обозначения отдела или сектора отправителя, номер дела и т. д. В США указание на ссылку помещается в левом нижним углу листа.

Между адресом получателя и вступительным обращением может быть проставлено указание на конкретных лиц. Такое указание используется в письме, адресованном фирме (организации, учреждению), если отправитель хочет, чтобы письмо было прочитано конкретным лицом или отделом в этой фирме. Указание на конкретных лиц выражается фразой: « Вниманию г-на…» (« Attention of Mr…» или « For attention of Mr…»). Указание на конкретных лиц может выглядеть по-разному, например:

For attention of Mr. Smith, или Attention: Mr. Smith, или Attention: Sales Manager, или Attn.s: Mr. Smith, или Att.: Mr. Smith.

Если письмо отправляется с приложением (какими-либо материалами или документами), в левом нижнем углу листа, под обозначением должности и автора помещается указание на приложение. Сначала пишется слово « Приложение(я)» (« Enclosure(s)»). Справа от него, в той же строке, обозначаются конкретные приложения, например:

Приложение: 1. Договор

Используется довольно много типов обозначении приложения:

Enclosure(s): Two enclosures, или Enc.(s): Encs.(2), или End: End.(2).

Указанием на приложение может также служить диагональная черточка (/), горизонтальная линия (-) или ряд точек (…) в левом поле, напротив строки, в которой упоминается приложение. Иногда приложение обозначается прикреплением наклеек и к приложению, и к письму.

Ниже, отдельной строкой может быть сделано указание на рассылку копий (« Carbon copy», сокращенно — « СС» или « с/с»). Например: с/с: Mr. John Brown.

3.5. Этикет коммуникаций

ЭТИКЕТ ПОЛЬЗОВАНИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОЧТОЙ

Пожалуй, самая распространенная на сегодня услуга Интернета — это электронная почта. Многие правила этикета для пользователей электронной почты сходны с принятыми в обществе нормами для классической почты. Имеющиеся отличия или дополнения обусловлены в основном применением новых технологий и способов передачи информации.

Пользователь электронной почты своим поведением сам во многом определяет конфиденциальность переписки.

Основные правила работы с электронной почтой: