Деловое общение. Курс лекций

12. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Например, на бланках ЗАО «Московская школа секретарей» место составления – «Москва» – не проставляется, а на контрактах и договорах рекомендуется проставлять данный реквизит.

13. Гриф ограничения доступа к документу (Для служебного пользования; Секретно; Конфиденциально, Коммерческая тайна и др.) проставляют без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа. Дополняется реквизит номером экземпляра и другими данными, предусмотренными законодательством, например:

Коммерческая тайна

Экз. № 2

14. Адресат указывается в письмах. Адресатом могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании в организацию ее название и название структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Мост-банк

Отдел кредитования

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

ЗАО «Вист»

Отдел маркетинга

Ведущему специалисту

А.И. Смирновой

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например:

Генеральному директору

Компании «Луч»

В.Б. Рощину

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или подразделений, их следует указывать обобщенно, например:

Руководителям предприятий

Южного административного округа

Максимальный набор реквизита «Адресат» состоит из следующих элементов:

• наименование организации;

• структурное подразделение;

• должность, инициалы и фамилия;

• почтовый адрес.

Например:

ОАО «Профит»

Начальнику департамента кадров

А.В. Рогову

Ул. Полянка, 17

Москва, 113209

Наиболее распространенным является следующий вариант адресования:

Директору ЗАО «Эра»

И.В. Рудневу

Ул. Остоженка, 14

Стр. 2, офис 5

Москва, 127408

Элементы почтового адресата указываются в последовательности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи», утвержденными Постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 № 725. В соответствии с Правилами установлен следующий порядок написания почтового адресата на конвертах и документах:

• наименование адресата (организация или имя, отчество, фамилия);

• улица, № дома, № квартиры;

• населенный пункт (город, поселок);

• область, край, республика;

• страна (для международных писем);

• почтовый индекс.

Адрес в международной корреспонденции следует оформлять по международным почтовым правилам: сначала адресат (имя, фамилия), затем дом, улица, город, штат (графство) и в конце страна, например:

V. Lenin

32–17 Ordinka

Moscow 119215

Russia

Адрес письма, отправленного по факсу, указывается следующим образом:

Директору ЗАО

«Развитие»

А.И. Федорову

ф. (495)2354108

Реквизит «Адресат» печатается в правой верхней части листа документа, в пределах ограничительных знаков-уголков (см. схему 1). На одном документе указывается не более четырех адресатов. Если их больше, составляется список рассылки.

15. Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу документа. Документ может утверждаться должностным лицом или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «Гранд»

Подпись А.В. Дашков

02.09.2002

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕН

Приказом директора

ЗАО «Экос»

От 21.09.2002 № 4

Допускается гриф утверждения центрировать относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

Объединения ОАО «Арбат»

Подпись О.В. Лобанов

02.09.2002

16. Резолюция пишется руководителем непосредственно на документе и включает:

• фамилию исполнителя (кому поручается исполнение);

• содержание поручения (конкретные действия);

• срок исполнения;

• подпись руководителя и дату подписания.

Если в резолюции указываются несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, остальные привлекаются при решении вопроса как соисполнители. Содержание поручения в резолюции может выглядеть так:

О.Р. Васильевой. Отправить факс о согласии до 04.03.2002. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

17. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

• О чем (о ком)?

Например: в письме о сроках поставки продукции.

Чего (кого)?

Например: акт списания продукции.

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, как правило, выравнивается по центру.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.