Деловой этикет. Полный свод правил для успеха в бизнесе

• Почему хотите провести совещание и какой результат получить

• Чего вы хотите добиться. Хотите ли вы проинформировать участников о проблеме и узнать их мнение? Или вам нужно обсудить новые идеи? А может быть, вам предстоит распределить обязанности?

• Сколько вопросов вы хотите обсудить.

• Какие решения нужно принять.

ПРОБЛЕМА ПРИГЛАШЕНИЙ

Характер приглашений зависит от характера самого совещания. Если вы созываете небольшое, неформальное совещание, достаточно будет телефонного звонка, но все же письменное уведомление (служебная записка, письмо или электронное сообщение) будет еще лучше. Формальные совещания требуют письменных приглашений. Формальные приглашения, отпечатанные типографским способом, рассылаются только на крупные мероприятия – например, на ежегодное собрание акционеров компании или совета директоров.

Постарайтесь уведомить приглашенных как можно раньше. О внутренних совещаниях следует сообщать не позже чем за сорок восемь часов, о формальных – за одну-три недели. Помните, что чем обширнее совещание, тем больших организационных усилий от участников оно потребует. Если приглашенные должны будут приехать из отдаленных мест, нужно учитывать транспортные проблемы, В такой ситуации извещать участников следует за четыре-шесть недель до назначенной даты.

Обойтись без приложенной к приглашению повестки дня можно только на самых неформальных совещаниях. Можно также приложить и список участников (на крупных профессиональных конференциях и международных мероприятиях список участников – это норма).

Обеспечьте приглашенным возможность связаться с вами. Для неформального приглашения достаточно будет вашего имени и номера телефона. Формальное приглашение должно содержать всю необходимую контактную информацию или карточку ответа. Попросите прислать ответ к определенной дате, чтобы вы имели возможность пересмотреть программу или перенести совещание, если многие участники не смогут присутствовать. Чтобы гарантировать присутствие, вы или ваш помощник должны накануне обзвонить приглашенных и напомнить им о времени, месте и необходимых материалах.

Существуют специальные программы, которые заметно облегчают задачу организации совещаний. После ввода имен участников, времени, даты и продолжительности программа сообщит вам о конфликте интересов. С помощью той же программы можно сформировать приглашения и ответы на приглашения, а также отследить рассылку электронным образом, чтобы никто не сказал, что не был в курсе того, что его приглашали на совещание.