Деловой этикет. Полный свод правил для успеха в бизнесе

Неважно, талантлив ли организатор совещания или представляет собой полный ноль, вас пригласили на совещание не для того, чтобы вы сидели сложа руки или рыскали по Интернету на своем смартфоне. Вы должны участвовать. Если вы хорошо подготовились и внимательно следили за ходом совещания, участвовать в нем вам будет просто.

• Если требуется ваше мнение, выскажите его.

• Если у вас есть идея, поделитесь ею.

• Если вам нужна дополнительная информация или пояснение, спросите.

Конечно, бывают моменты, когда лучше промолчать. Приведем пример. Ваш отдел готовит новый бизнес-план для перспективного клиента. Хотя совещание неформальное, но каждый шаг должен быть тщательно продуман и отрепетирован. Вы и другие члены вашей команды имеете особые роли в презентации. Подобные деловые встречи – не место для того, чтобы перебивать друг друга или предлагать непроверенные идеи.

Не отвлекайтесь

Отключите мобильный телефон, таймер на часах и все то, что может в самый неожиданный момент издавать звуки. (Еще один совет – поешьте перед совещанием, чтобы в животе не заурчало!) Если у вас есть помощник, сообщите ему (или секретарю), что вы будете на совещании до такого-то времени. Уточните, при каких обстоятельствах вас можно тревожить.

Перерывы

Если совещание будет длительным, запланируйте перерывы – никто не любит сидеть на одном месте дольше полутора часов. Перерывы дают возможность не только посетить туалетные комнаты, но еще и проверить мобильные телефоны и перезвонить в случае необходимости. Запланировав перерывы, вы облегчаете людям задачу не пользоваться средствами связи во время совещания.

Перерывы позволяют людям поближе познакомиться друг с другом и наладить отношения. Вместо того чтобы беседовать с коллегой, используйте эти десять-пятнадцать минут для разговора с тем, кого вы раньше не знали. (См. врезку «Как стать специалистом по светским беседам», стр. 237.)

В конце совещания

Не начинайте собирать вещи до конца совещания. Вам наверняка захочется поблагодарить организатора, но, если после совещания не предусмотрено какого-то мероприятия, лучше всего быстро уйти. У вас есть другие дела – и у остальных тоже. Если хотите обменяться парой слов с приглашенным оратором, не забывайте о его обязательствах и о том, что у других участников тоже могло возникнуть такое желание. Если у вас есть вопросы, оставшиеся без ответа, лучше будет написать выступавшим, напомнить, когда и где вы встречались, и попросить ответить на ваши вопросы удобным для них образом.

Что дальше?

После совещания все участники должны исполнять принятые решения. Если вам что-то осталось непонятным, уточните свои обязанности у организатора – хотя вам наверняка придет письменное подтверждение или служебная записка. Благодарности на большинстве совещаний не предусмотрены, но вы можете при первой же возможности сказать комплимент организатору. Благодарственные письма можно писать после крупных конференций, семинаров и формальных встреч, предусматривающих светские мероприятия. Можно поблагодарить организатора неформальной встречи – например, отправить благодарность клиенту, который пригласил вас на деловой обед.

КОГДА ВЫ ЯВЛЯЕТЕСЬ ПРИГЛАШЕННЫМ ОРАТОРОМ

Если вас когда-либо приглашали выступить на деловом мероприятии, вы могли и не принимать в нем участия, а лишь поделиться своей мудростью с трибуны. Если вы – не самый опытный оратор, то сразу понимали, что, каким бы по масштабам ни было мероприятие, на котором вам предстояло выступить, главным остается содержание выступления.

Во-первых, вы должны точно понять, что от вас требуется. Какова тема мероприятия? Являетесь ли вы единственным оратором или одним из нескольких? Какие проблемы вам нужно осветить? К каким проблемам или ситуациям вы должны быть готовы?

Расскажем вам об известном шеф-поваре, которого пригласили (за приличный гонорар) выступить на весеннем обеде крупной еврейской женской организации. Наш герой выступил перед собравшимися женщинами и подробно рассказал им о планировании пасхальной трапезы. А в качестве демонстрации он решил показать способ приготовления идеальной пасхальной ветчины! Это типичный пример плохой подготовки. Он прекрасно иллюстрирует традиционные проблемы публичных выступлений.

Заранее все проясните

Оратор всегда должен знать, перед какой группой ему предстоит выступать и где именно. Из кого будет состоять аудитория? Сколько человек будет присутствовать? Каковы интересы этих людей? Каковы уникальные особенности бизнеса или организации и ее месторасположения? Внимательный оратор добьется большего успеха, если украсит заранее заготовленную речь местным колоритом.