Деловой этикет. Полный свод правил для успеха в бизнесе

Вы заставляете посетителя ждать. Никогда не заставляйте ждать себя более пяти-шести минут после назначенного времени. Если у вас нет другого выхода, лично извинитесь перед посетителем. Предложите ему чашку кофе и журнал. Если произошло нечто такое, из-за чего встречу придется отложить на пятнадцать минут или более, извинитесь за сложившиеся обстоятельства и спросите, не хочет ли посетитель перенести вашу встречу на другой день.

СОВЕТ: Когда вам звонят из приемной с сообщением о том, что к вам пришел посетитель, выйдите встретить его. Если у вас есть помощник, отправьте его встретить посетителя. Но если вы встретите гостя лично, это произведет более благоприятное впечатление.

Деловая встреча

Когда человек, с которым вам предстоит деловая встреча, входит в ваше рабочее пространство, вы должны не только поприветствовать его, но и выполнить еще ряд действий, предписываемых этикетом:

1. Предложите повесить на вешалку его пальто, если он пришел с улицы.

2. Предложите ему сесть.

3. Предложите ему напитки.

Когда вы сидите за столом, а посетитель – напротив, встреча приобретает формальный характер. Если хотите сделать атмосферу более личной, садитесь рядом с посетителем. Чтобы встреча проходила в приватной обстановке, закройте дверь. Если вы работаете в отсеке, встречайте посетителей в комнате для совещаний, которую нужно зарезервировать заранее.

У вас под рукой должны быть все необходимые материалы, чтобы во время встречи не приходилось рыться в кипах бумаг или папках. Если во встрече должны принять участие коллеги, пригласите их к себе с таким рассчетом, чтобы они находились на местах, когда появится посетитель. Представьте всех друг другу, если есть такая необходимость.

Если посетитель слишком задержался, можете вежливо закончить встречу, сказав, что у вас есть дела.

Как проводить гостя

Проводите посетителя в приемную. Сделайте это, даже если до приемной рукой подать и ваш гость не заблудится в лабиринте коридоров. При прощании произнесите обычные вежливые фразы. Если гостю хочется поболтать, можете остановить его, сказав, что вам нужно возвращаться к работе.

ОБЩЕЕ ОБОРУДОВАНИЕ

Общее офисное оборудование, которое требует ухода чаще, чем следовало бы, это настоящий повод сказать – «это не моя работа». Поддержание оборудования в рабочем состоянии обычно является ответственностью определенного сотрудника. (Во многих офисах сотрудники не имеют доступа к картриджам и другим сменным деталям.) Но даже если в техническом отношении это не ваша ответственность, вы должны что-то сделать, если знаете, как. Если на факсе, принтере или копире загорелась лампочка, сигнализирующая о необходимости смены картриджа или о том, что в устройстве замялась бумага, исправьте ситуацию сами или позвоните тому, кто отвечает за поддержание оборудования в рабочем состоянии. Это особенно ценно в небольших компаниях, где царит командный дух. В таких фирмах за подобную работу может взяться любой, даже начальник.

СОВЕТ: На время совещания отключите настольный и мобильный телефон. Если на вашем телефоне есть кнопка: «Не беспокоить», воспользуйтесь ей. Если у вас есть помощник или секретарь, который принимает звонки и соединяет звонящих, предупредите, что какое-то время вы будете недоступны. Заранее обговорите, какие звонки или ситуации являются экстренными – ради них можно прервать деловую встречу. (См. также врезку «Бестактность при телефонных звонках», стр. 274.)

Копиры

Копировальные машины работают с разной скоростью. Некоторые обрабатывают тридцать страниц за время, вдвое меньшее, чем потребовалось бы для такой работы устройствам прежнего поколения. Медленные устройства – это бомба замедленного действия. Они провоцируют раздражение и конфликты. Но, даже используя современнейшие копиры, вы должны учитывать потребности других людей.