Директор: руководитель, стратег и архитектор системы

Важно! Директору необходимо построить систему в первые три месяца пребывания в должности. Обычно 3 месяца даются на адаптационный период (период принятия решения / испытательный срок). Пока человек осваивается, он может изучить ситуацию, наметить элементы работающей системы. Если он этого не сделает за три месяца, то потом его просто завалит текучкой: количество задач будет постоянно увеличиваться. Иными словами, если не создать систему в первые три месяца, то директор просто не справится. Я обращаю внимание на то, что многие руководители, проработав полгода, начинают жаловаться: «Мы в завале, мы ничего не успеваем, что делать?»; «руководство вообще обалдело — грузит и грузит нас задачами». Это как раз связано с тем, что они не успели организовать систему работы своей функции. Нужно построить грамотную систему. С чего начать? Есть четыре базовых элемента системы.

1. Элемент номер один — это принципы и правила.

Мы начинаем с того, что создаем принципы и правила работы, как минимум для своей команды. Нужно упорядочить работу, чтобы уйти от ручного режима. Если есть правила, если есть порядок, есть закон, то люди ориентируются на них, а не бегают все время что-то согласовывать с управляющими. Это задача номер один. Соответственно, когда вы создаете систему, вам нужно сформулировать правила и принципы работы. Аналогично ПДД для безопасного движения транспорта.

2. Второй элемент — показатели.

Так мы поймём, что система работает нормально, и что у нас должно быть на выходе. К примеру, если мы говорим про финансы, то нам нужны отчеты к определенному сроку. Нужно сформулировать набор показателей, которые определили бы работу системы. Работая, вы всегда должны знать примерный результат. Если продолжить использовать ПДД в качестве примера выстроенной системы, то показателями там будут, к примеру, количество аварий или объем штрафов, нарушений правил.

3. Третий элемент — технологии.

Если мы говорим про показатели, про принципы и правила, то нужны технологии, которые позволяют нам добиваться этих показателей. Стив Джобс называл это «магическим зельем». Нам нужны технологические решения. Иногда это IT-системы или CRM-системы — готовые технологические решения, которые позволяют упорядочить и систематизировать работу. Есть также технологические решения, которые помогут подбирать и оценивать людей. Для наглядности продолжим использовать правила дорожного движения. Мы уже сказали, что показателями в этой системе может быть нарушение правил. В таком случае технологии здесь — это камеры, система освещения, грамотное проектирование дорог и развязок. Иными словами то, что поможет улучшить показатели. А какие технологии мы будем применять при обучении сотрудников? Важно сделать так, чтобы это было удобно, быстро, технологично. Если мы этого не сделаем, мы упремся в человеческий фактор: эксперта, от которого будем зависеть. Поэтому всегда думайте про технологии, которые будут влиять на ваши процессы и показатели.

4. Четвертый элемент системы — это модель поведения людей.

Как они должны себя вести, что они должны делать, чтобы данная система работала? Я говорю не про экспертизу и не про знания, потому что знания и навыки развиваются. Формат поведения должен быть сразу установленным, потому что именно поведение определяет результаты вашей работы. Модель поведения людей в случае с нашим примером про ПДД — это поведение профессионалов. То есть вежливость и профессионализм сотрудников ГАИ, к примеру. Вот четыре элемента системы, благодаря которым я помогаю решить проблемы директорам. Я рассказываю о них и дальше определяю, что у конкретного директора не работает, после чего сопровождаю в выстраивании системы как эксперт. Объясняю алгоритм и помогаю ему следовать. Собственно, с помощью этого процесса на выходе мы и получаем эффективную работающую систему.

Частые вопросы

Для правильной работы системы должны соблюдаться правила, принципы. Показатели, ради которых она создана, должны давать устойчивые значения, а также положительную динамику. Поведенческая модель людей в рамках этой системы тоже должна соответствовать. Технологии, которые мы запланировали внедрить в рамках этой системы, должны либо уже работать, либо быть на стадии запуска. Как понять, что система работает?