Документационное обеспечение деятельности кадровой службы

Для каждой обобщенной трудовой функции раскрывается набор трудовых функций, ее обеспечивающих. А каждая трудовая функция в свою очередь характеризуется набором трудовых действий, выполняемых работником. Для каждой трудовой функции приводится список знаний и умений, необходимых для ее реализации.

Кроме функционального наполнения каждой обобщенной трудовой функции, в стандарте также определяется, как могут называться должности специалистов, выполняющих эту деятельность, какие есть требования к образованию, обучению, опыту практической работы для этих должностей, как называются аналогичные должности в ОКЗ, ЕКС, ОКПДТР. Применение профессионального стандарта является условно-обязательным.

В соответствии со статьей 57 ТК РФ, если для какой-то профессиональной деятельности или должности законодательно закреплены льготы, ограничения или компенсации, то применение стандарта является обязательным для работодателей любой формы собственности.

Статья 195.3 ТК РФ определяет, «если настоящим Кодексом, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации установлены требования к квалификации, необходимой работнику для выполнения определенной трудовой функции, профессиональные стандарты в части указанных требований обязательны для применения работодателями».

Поясняется порядок применения профессиональных стандартов в Информации Министерства труда и социальной защиты РФ от 10 февраля 2016 г. «О применении профессиональных стандартов в сфере труда».

Обобщенные трудовые функции, трудовые функции, трудовые действия

Обобщенные трудовые функции, трудовые функции и трудовые действия – это составляющие квалификационных характеристик в определенных областях деятельности, прописанные в профессиональных стандартах.

Эти понятия закреплены в Методических рекомендациях по разработке профессиональных стандартов Минтруда РФ, утвержденных приказом Минтруда и социальной защиты Российской Федерации от 29 апреля 2013 г. № 170н.

В соответствии с методическими рекомендациями:

Обобщенная трудовая функция – это совокупность связанных между собой трудовых функций, сложившаяся в результате разделения труда в конкретном производственном или (бизнес) процессе.

Трудовая функция – система трудовых действий в рамках обобщенной трудовой функции.

Трудовое действие – процесс взаимодействия работника с предметом труда, при котором достигается определенная задача.

Обобщенные трудовые функции – это различные направления деятельности, осуществляемые в рамках одного вида профессиональной деятельности. Например, для специалиста по управлению персоналом эти направления могут включать работу по обеспечению организации персоналом, по развитию персонала, по оценке персонала, по организации оплаты труда и т. д.

Каждое направление деятельности имеет свое функциональное наполнение, то есть состоит из трудовых функций. Например, работа по обеспечению организации персоналом включает такие трудовые функции, как сбор информации о потребностях организации в персонале, поиск, привлечение и отбор персонала, документационное обеспечение подбора и трудоустройства персонала.

Каждая функция осуществляется с помощью определенной последовательности операций, которые называются трудовыми действиями.

Так, работа по подбору персонала может состоять из целого ряда операций, включая размещение объявления о вакансии, проведение собеседований с кандидатами, оценка кандидатов и др.

Ответственные за ведение кадрового делопроизводства и за работу с трудовыми книжками

Кадровое делопроизводство и кадровый учет являются важной составляющей деятельности кадровой службы или службы управления персоналом. Особое значение кадровой документации обусловлено тем, что обязательность ведения многих видов документов кадровой службы закреплена в правовых актах РФ. Нарушение этих правовых норм чревато для организации и руководителя штрафными санкциями (ответственность работодателей за нарушение трудового законодательства установлена в ст. 5.27 КоАП). Поэтому для грамотной организации работы с кадровой документацией следует назначить ответственного за ведение кадрового делопроизводства.

Ответственный за ведение кадрового делопроизводства назначается приказом руководителя. Работник, на которого возложены эти обязанности, должен ознакомиться с приказом под роспись.[1]

Наряду с ответственным за ведение кадрового делопроизводства в организации обязательно должен быть назначен ответственный за ведение трудовых книжек.