Документационное обеспечение деятельности кадровой службы

Кроме того, важно помнить, что названными правовыми актами могут пользоваться организации любой формы собственности, привлекая их в качестве методических материалов. Например, ни в одном правовом акте, составляющем общую нормативную базу кадрового делопроизводства, не регламентируется вопрос ведения личных дел работников. Поэтому любая коммерческая организация, которая принимает решение вести личные дела, может ориентироваться на нормы Указа Президента от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Инструкция по заполнению трудовых книжек

Обязательность ведения трудовых книжек на работников определена в статье 66 ТК РФ.

В соответствии с этой статьей «форма, порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей устанавливаются уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти».

Во исполнение этого пункта Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках» утверждены «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей». Этим правовым актом утверждены формы трудовой книжки и вкладыша к ней и сами правила.

В Правилах сформулированы основные требования к ведению трудовых книжек, внесению изменений, выдаче дубликатов, учету и хранению трудовых книжек. Кроме того, в пункте 4 Постановления дается распоряжение Министерству труда и социальной защиты утвердить Инструкцию по заполнению трудовых книжек. Данная Инструкция была разработана в соответствии с Правилами и утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69. В ней дополнены и конкретизированы вопросы внесения записей в разделы трудовой книжки.

В приложениях к Инструкции приведены формы двух обязательных учетных кадровых документов – приходно-расходной книги по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Распоряжение Правительства Российской Федерации от 23.04.1992 № 781-р «Об улучшении хранения и использования документов по личному составу», Распоряжение Правительства Российской Федерации от 21.03.1994 № 358-р «Об обеспечении сохранности документов по личному составу»

Особое значение кадровой документации, ее социальная, юридическая и ретроспективная значимость определяют необходимость внимательного отношения к вопросам хранения документов по личному составу.

На государственном уровне в постсоветский период были изданы два важных правовых акта, которые были призваны обеспечить сохранность этих документов в случае реорганизации или ликвидации организаций.

Это распоряжения Правительства РФ от 23.04.1992 № 781-р «Об улучшении хранения и использования документов по личному составу» и от 21.03.1994 № 358-р «Об обеспечении сохранности документов по личному составу».

Первый документ определяет важность хранения кадровых документов в целях социальной и правовой защиты граждан.

Второй правовой акт регулирует вопросы хранения документов ликвидированных предприятий.

На сегодняшний день наиболее значимым правовым актом, регулирующим основные вопросы хранения документов по личному составу, является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

В пунктах 8–10 статьи 23 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» определяется, куда передаются документы по личному составу на хранение при ликвидации государственных органов и негосударственных организаций, а также при реорганизации негосударственных организаций.

Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденный постановлением Госкомстата 05.01.2004 № 1

Все действия с работниками в рамках трудовых отношений должны оформляться с помощью первичных учетных документов, составляющих кадровую документацию и одновременно являющихся основанием для ведения бухгалтерского учета.

Типовые формы основных первичных учетных документов собраны в Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.