Дорога в индустрию впечатлений

Параллельно работе над сценарием идет расчет бюджета проекта. Это важно, так как часто нехватка средств вносит коррективы в сценарий, а иногда от бюджета зависит и выбор формата.

Рассмотрим основные составные части бюджета (таблица № 1). Такой перечень подходит для большинства проектов, однако стоит отметить, что в исключительных случаях существенное значение будут иметь расходы, в нашем списке не упомянутые, и наоборот: некоторые приведенные ниже строки расходов могут отсутствовать вовсе. Цифры, приведенные в правой колонке, условные.

Теперь более подробно разберем, что конкретно включает в себя каждый пункт.

Место проведения мероприятия

Помимо очевидной строки – аренда площадки – сюда входят многие другие расходы (таблица № 2). Чтобы верно спланировать траты, надо задать правильные вопросы владельцу площадки и выяснить, какие услуги еще не включены в цену. Вот небольшая шпаргалка, которая поможет вам ничего не упустить:

• Отдельно может оплачиваться дополнительное время, необходимое для монтажа оборудования и оформления.

• Иногда на площадке уже установлено собственное техническое оборудование, и за его использование владельцы требуют оплату.

• Зачастую приходится платить за работу персонала площадки, например за работу звукорежиссера, который настраивает установленную на месте звукоусилительную систему, или за работу гардеробщиц и уборщиц. Бывает, что выплаты работникам уже включены в сумму аренды, но требуется оплатить сверхурочные, то есть время, на которое персонал задерживается после окончания рабочего дня.

• Возможно, отдельной строкой расходов станет уборка. Это наиболее актуально для открытых или нестандартных площадок.

• В случае, если территория, на которой расположена площадка, имеет платные въезд и парковку, эта сумма также должна быть включена в смету.

• Могут также потребоваться: обязательное страхование от ущерба, оплата еще одного пожарного поста или дополнительной охраны.

Питание и напитки

Принципиально эта позиция бюджета делится на два варианта: можно работать в помещении стационарного ресторана или же воспользоваться услугами кейтеринга. В зависимости от выбранного типа обслуживания смета будет складываться по-разному: все составляющие, которые, вероятнее всего, в случае с выездным обслуживанием будут перечислены отдельно, при работе в ресторане будут включены в стоимость блюд.

В эту часть бюджета (таблица № 3) прежде всего входит стоимость меню еды и безалкогольных напитков. Зачастую с рестораном выездного обслуживания можно договориться о том, чтобы самостоятельно закупить алкоголь. Это позволит значительно сэкономить при проведении мероприятия с количеством гостей свыше 300 человек, но на небольших мероприятиях это не даст особой экономии, а только усложнит труд организаторов. Кроме меню ресторан выездного обслуживания выставит счет за работу официантов, транспортировку столов, посуды и другие накладные расходы. Более подробно о работе с ресторанами, гостиницами и кейтерингом можно узнать в курсе «Event Hardware» базового блока Event University.

Оформление и оборудование

Это одна из главных строк сметы. Именно оформление и креативное использование оборудования позволяют создавать яркие и запоминающиеся мероприятия.

Неисчерпаемое разнообразие современного шоу-оборудования можно разделить на 4 основные категории (таблица № 4):

• Сценическое оборудование, металлоконструкции, из которых строятся сцены, павильоны, опоры для подвеса звука и света.

• Звуковое оборудование, которое необходимо для работы микрофонов, выступления музыкантов, а также для воспроизведения звуковой дорожки видео.

• Видео– или мультимедиа-оборудование, без которого не обходится в том или ином варианте практически ни одно современное мероприятие.

• Световое оборудование, использование которого необходимо на торжественных, праздничных мероприятиях (современное, простое в управлении, оно может применяться и на небольших event'ах даже без помощи специалистов);

• Прочее оборудование, используемое в зависимости от цели проведения мероприятия: Wi-Fi-роутеры, системы синхронного перевода, интерактивные системы голосования и многое другое.

Художественное оформление – это баннеры и задники, ролл-апы, цветочное оформление, украшение воздушными шарами, декорации, а также ковровые дорожки и другие специальные напольные покрытия, изготовленные для мероприятия. Список можно продолжать бесконечно: масштабы оформления ограничиваются только фантазией организаторов или профессиональных художников, которым, как правило, поручается оформление крупных мероприятий.