E-mail уборка. Как избавиться от фобий в голове и от хлама в почтовом ящике

Не проверяйте электронную почту чаще 2–3 раз в день. После прочтения сотен интервью и статей о необыкновенно эффективных работниках (и, разумеется, много экспериментируя сама), я могу сказать, что люди, успешно справляющиеся со своей работой, проверяют электронную почту не чаще 2–3 раз в день. Обычно это означает от часа до двух проверки электронной почты поздним утром и приблизительно столько же времени после обеда. Некоторые предпочитают добавлять третью, и последнюю, проверку почты в конце рабочего дня, чтобы «подчистить хвосты».

Определите время работы с электронной почтой и внесите его в график. Делая отметку в рабочем графике, вы открыто заявляете, что собираетесь потратить время и силы на электронную почту. Поскольку вы уже обозначили время для просмотра входящих сообщений электронной почты, вам теперь легче сосредоточить все свое внимание на других задачах; почту вы обязательно прочтете, но позже. И что еще важнее, это требует воздерживаться от проверки почты в другое время.

Дополнительное преимущество. Я бы также рекомендовала выделить в распорядке дня время для значимой работы – даже если это будет один временной отрезок в день, с самого утра. Если мы четко и ясно не планируем важную работу, она обычно вытесняется на периферию. Запись в календаре – это обязательство.

Относитесь к временным интервалам в своем календаре как к совещаниям. Это значит, что вы приходите, начинаете в назначенное время и заканчиваете в назначенное время. На этом «совещании» может не быть других людей, но смысл в том, чтобы уважать свое время точно так же, как вы уважаете чужое время, приходя на совещание. Если вы запланировали для значимой работы определенный временной интервал, уделите этой работе все свое внимание и силы. (Не сдавайтесь, если потребуется 10–20 минут, чтобы войти в рабочий ритм; в случае необходимости запритесь в зале для совещаний.) Поддерживайте дисциплину и строго соблюдайте время, отведенное для просмотра электронной почты. По его истечении прекратите читать почту и займитесь другими делами. Это заставит вас расставлять приоритеты – кому следует ответить и насколько подробно. Полезный навык.

Используйте извещения о сообщениях от ВИПов. Если вы выделили определенные интервалы времени для проверки электронной почты, но у вас есть контакты, которые начинают паниковать, не получив от вас ответа в течение пяти минут, то можно пойти на компромисс и использовать извещения о письмах от ВИПов. Например, на iPhone можно обозначить некоторых людей как ВИП, и тогда их электронные письма будут поступать в отдельный ящик входящих сообщений. Кроме того, можно запрограммировать особый звуковой сигнал при поступлении электронного письма в этот ящик. Для телефонов с операционной системой Android можно воспользоваться приложением Gmail, в котором есть аналогичная система обозначения «приоритетных» отправителей. Этот метод помогает при необходимости игнорировать входящие сообщения, не опасаясь пропустить что-нибудь важное.

Введите ограничения на работу с электронной почтой – и вы обретете свободу.

Старайтесь не держать почту открытой в фоновом режиме. Исследования показали, что при выполнении другой задачи просто открытая в фоновом режиме программа просмотра электронной почты – даже если ее окно свернуто – серьезно снижает производительность. И пусть электронная почта не занимает центрального места на экране, ваш мозг все равно помнит о ее присутствии и тратит часть ресурсов на слежение за ней, уменьшая способность сосредоточиться на текущей задаче. Постарайтесь не отвлекаться, а для этого отправьте электронные послания в карантин, чтобы освободить свое рабочее пространство. Пусть сообщения о входящих появляются у вас не на рабочем мониторе, а, например, на планшете или смартфоне. Благодаря тому, что проверять почту вы будете в отдельном (физически) месте, ваши «Входящие» – а также сопутствующая им тревога и спешка – отодвинутся подальше и перестанут на вас давить. Чем более четко будут разграничены дела, тем спокойнее вы станете трудиться.

Помните о «цене переключения». Каждый раз, когда вы прерываете текущую работу, чтобы проверить электронную почту, вам приходится платить «цену переключения», как называют это исследователи. Если вы заняты работой, требующей глубокой сосредоточенности (или «творческим процессом»), таким как написание текста, программирование или создание презентации, то вам потребуется не меньше 25 минут, чтобы снова погрузиться в работу после перерыва. С точки зрения производительности это слишком высокая цена.