Эффективное делопроизводство

Теперь документ выглядит солидно – с картинками, таблицами и колонками. Следует добавить к нему колонтитулы – служебную повторяющуюся информацию, которая располагается вверху (верхний колонтитул, по-английски header) или внизу (нижний колонтитул – footer). Обычно колонтитулы содержат номера страниц, название документа, иногда – время создания, дату и имя автора. При этом колонтитулы четных и нечетных страниц могут отличаться – когда вверху левой страницы отображается название книги, а на правой странице – название текущей главы. Нижний колонтитул может содержать номер страницы, имя автора и любую другую информацию. Вставить колонтитулы несложно. Перейдите на вкладку Вставка и используйте кнопки группы Колонтитулы.

В видеоролике «Урок 12.5. Колонтитулы» продемонстрировано создание колонтитулов и их настройка в текстовом редакторе Word 2007.

При нажатии кнопки, например, Верхний колонтитул на экране появляется галерея колонтитулов с готовыми образцами оформления (рис. 12.16).

Рис. 12.16. Выбор шаблона колонтитула из галереи

Остается выбрать подходящий колонтитул. Однако кое-что разработчики Word оставили пользователю на домысливание: все, что пишется в колонтитулах, можно форматировать как основной текст – выбирать размер и тип шрифта, выравнивать текст теми же инструментами, которыми это делается в самом тексте. Можно также менять цвет и даже плотность цвета. На это следует обратить внимание, поскольку таким образом можно существенно изменить выразительность текста. Колонтитулы можно сделать, например, светлее, тогда они не будут бросаться в глаза и подчеркнут важность основного текста; можно оформить служебную информацию в виде водяного знака – в общем, возможности здесь широки и все зависит от вашей фантазии.

Орфография, стиль, автозамена

Правильность письменной речи важна в любом документе. Дело здесь не только в грамотности: даже если вы в совершенстве знаете язык, на котором создаете документ, вы не застрахованы от опечаток. Word и в этом случае незаменимый помощник и даже учитель. Проверка грамотности вызывается на вкладке Рецензирование кнопкой Правописание.

В видеоролике «Урок 12.6. Проверка орфографии» продемонстрирована проверка орфографии в текстовом редакторе Word 2007.

Word проверяет орфографию и стиль, подчеркивая ошибки и опечатки красным цветом, а стилистические неточности – зеленым. Подчеркнутое красным следует исправлять так, как он подсказывает (исключения могут составлять слова, имеющие иностранные корни (Word может их не знать)), но со стилем лучше выбрать вариант самостоятельно – стилистические особенности русского текста сложны для автоматической обработки. Кроме того, стилистическая проверка может проводиться в разных режимах – для деловой переписки, обычного документа или создания произвольного текста. Например, если установлен режим делового письма, Word пометит в тексте стилистически правильные, но разговорные обороты, которые, по его мнению, неуместны в деловых документах.

В случае если незнакомые для программы слова в тексте встречаются часто, придется поработать, чтобы в дальнейшем не раздражаться. Нужно добавить каждое новое слово в словарь. Это делается просто: подведите указатель мыши к подчеркнутому слову, нажмите правую кнопку мыши и в появившемся контекстном меню выполните команду Добавить в словарь. Учитывая, что в русском языке слова имеют много грамматических форм, такую операцию придется проделать несколько раз, включив в словарь все формы нового слова (например, его склонения или спряжения).

Бывает, что операция проверки орфографии выявляет тотальную ошибочность текста – все слова подчеркиваются красным. В этом случае Word неверно выбрал язык, то есть наверняка вы не установили нужный язык словаря и с точки зрения, например, английского текст на русском оказывается полностью ошибочным. Исправляется это просто: в группе Правописание вкладки Рецензирование нажмите кнопку Выбрать язык и в появившемся окне Язык выберите язык, на котором напечатан документ. Не забывайте выделять весь текст перед назначением языка проверки правописания.