Эффективное делопроизводство

Данные лучше всего хранить в базах данных (БД). Excel позволяет организовать и обрабатывать их. Простейшие БД – это таблицы, например списки клиентов с их определенными характеристиками. Самое простое, что можно с ними делать, – сортировать. Excel позволяет сортировку как по возрастанию, так и по убыванию, причем на трех уровнях: отсортировав БД по одной колонке, вы можете продолжить сортировку в другой колонке, а потом – в третьей. Все это выполняется на вкладке Данные. Благодаря интуитивному интерфейсу эту операцию легко освоить самостоятельно.

В видеоролике «Урок 13.7. Обработка баз данных» продемонстрированы основные приемы обработки баз данных в программе Excel 2007.

Данные в БД можно фильтровать, то есть отбирать записи, отвечающие определенному критерию. На вкладке Данные нажмите кнопку Фильтр. После этого в заголовках выделенных столбцов появятся раскрывающиеся списки, в которых можно выбрать условия фильтрования данных. Например, если выполнить команду Текстовые фильтры -> содержит и в появившемся окне указать слово, которое должно содержаться в отображаемых данных, то в таблице отобразятся только те данные столбца, в которых есть это слово. Остальные данные будут не удалены, а просто скрыты (рис. 13.10).

Рис. 13.10. К столбцу Комплектующие применен фильтр по содержанию слова «телефон»; остальные пункты таблицы в результате применения фильтра скрыты

ПРИМЕР ПРИМЕНЕНИЯ ФИЛЬТРА

Пусть таблица содержит данные о сотрудниках огромного предприятия. Необходимо поздравить всех сотрудников, чей день рождения выпадает на текущий месяц. В столбце Дата рождения создается фильтр, который выберет сотрудников с датой рождения в текущем месяце. В результате в таблице останутся только именинники. Можно распечатать этот список и на его основе готовить подарки.

Фильтры в программе Excel можно гибко настраивать, причем типы фильтров предлагаются автоматически (исходя из данных, содержащихся в ячейках). Так, например, для текстовых ячеек предлагаются текстовые фильтры, для ячеек с датами – фильтры по дате и т. д.

Рассмотренные простые операции не являются полноценной работой с базами данных, но, как показывает практика, именно они нужны в абсолютном большинстве случаев в практической работе. В Excel также имеются функции системы управления базами данных, о которых будет рассказано в контексте общего разговора о функциях.

Функции

Excel – серьезная программа для вычислений, одним из главных достоинств которой является множество встроенных функций. Это обширная тема, достойная если не книги, то главы в многотомном руководстве. Рассмотрим ее кратко – ровно настолько, чтобы вы могли далее изучать этот вопрос самостоятельно.

Функции позволяют производить стандартные вычисления прямо в ячейке: в нужное место вы вставляете функцию, задав необходимые аргументы, и в поле таблицы получаете отображение готового результата, который при необходимости можно корректировать в строке ввода.

В Excel функции сгруппированы по назначению и названы либо стандартными, принятыми в соответствующей области вычислений именами, либо так, чтобы их назначение было понятно из названия, например ФАКТР вычисляет факториал числа, то есть произведение всех чисел по порядку до выбранного (это действительно для русской версии Excel, для оригинальной английской все так же, но нужно хорошо знать английский язык).

В видеоролике «Урок 13.8. Функции» продемонстрирована работа с функциями в программе Excel 2007.

Доступ к функциям можно получить с помощью кнопки Вставить функцию вкладки Формулы. При нажатии этой кнопки на экране появляется окно Мастер функций (рис. 13.11). Благодаря его подсказкам выбирается категория функции, которых множество: математические, статистические, логические, текстовые, финансовые, даты, а также функции работы с базой данных. Все они расшифровываются тут же, в окне Мастера, причем дается не только формат функции (то, как ее следует написать), но и краткая расшифровка (для чего она используется).

Рис. 13.11. Мастер функций

Если же подсказок Мастера недостаточно, здесь же есть ссылка на соответствующий раздел общей подсказки Excel.