Эффективность на работе

Для многих из нас список текущих дел превращается в обвинительный, потому что представляет опись всего, что мы хотим и должны сделать, но в реальности никогда не доводим до конца. Чем он длиннее, тем меньше шансов выполнить все внесенные в него дела и, соответственно, тем большее давление мы испытываем.

Как же превратить намерение в действие?

Ключ к разгадке – место и время. Решите, когда и где вы приступите к делу, и вероятность довести его до конца значительно повысится. Незавершенные задания в нашем списке всегда остаются потому, что сами по себе пункты, их перечисляющие, не служат инструментом их осуществления. Список полезен всего лишь как подтверждение того, что мы знаем, что нужно сделать.

А вот календарь, напротив, представляет собой прекрасное средство для повседневных свершений. Сутки не безразмерны: в них лишь 24 часа. Особенно понятно это становится, когда пытаешься втиснуть нереальное количество задач в один день.

После того как составите список дел, откройте календарь и запишите в нем, где и когда будете их выполнять. Самые трудоемкие и важные планируйте на первую половину дня и, пока не справитесь с ними, не заглядывайте в электронную почту.

Поскольку весь список в календаре не поместится, расставьте приоритеты. Что вам нужно сделать именно сегодня? Какими важными задачами вы пренебрегаете? В какие окна в расписании их можно вставить? Вписав очередной пункт в календарь, вычеркните его из списка.

Перенося задачи из списка дел в календарь, вы сможете сделать стратегически верный выбор, когда будете решать, на что потратить время. Но останется и масса других, не попавших в календарь дел из списка. Как же быть с ними?

Чтобы избавиться от этого груза, я создал для себя правило трех дней. Заполнив календарь на день, я просматриваю оставшиеся пункты списка. Пункты, добавленные в этот день или предыдущие два, пропускаю. Возможно, я внесу их в свой календарь завтра. А вот с оставшимися задачами – теми, что «висят» в списке дольше трех дней, – поступаю в соответствии с одним из четырех сценариев.

1. Выполняю сразу же. Меня удивляет, что множество дел из списка ждут своей очереди по три дня, а когда я наконец до них добираюсь, они практически не отнимают у меня времени. Частенько, чтобы их выполнить, достаточно потратить полминуты на отправку голосового сообщения или две минуты – на написание электронного письма.

2. Вношу в расписание. Для всех дел, которые нельзя выполнить сразу же, я пытаюсь выкроить время в своем расписании, даже если свободное окно найдется лишь через полгода. Раз эти дела фигурируют в моем списке, значит, они действительно важны для меня, поэтому нужно выбрать для их выполнения точную дату и время. Просматривая расписание на день, я всегда могу поменять что-то в своих планах, но если я действительно хочу что-то сделать, то должен внести этот пункт в свое будущее расписание.

3. Забываю. Это прекрасный способ удалить из списка любую задачу. Если у меня нет желания делать что-то сразу или планировать выполнение задания на определенную дату, вряд ли я вообще когда-либо за него возьмусь. Часто, как бы мне не хотелось считать задачу приоритетной, на самом деле она таковой не является.

4. Добавляю в список возможных дел. Иногда удалить пункт из списка бывает непросто! Я даже сам себе не признаюсь, что никогда за него не примусь. Но мне хочется помечтать, что в один прекрасный день я все-таки осуществлю задуманное. Такие пункты я вношу в список возможных дел. Этот прием я почерпнул у Дэвида Аллена, автора книги «Как привести дела в порядок». Крайне редко, если вообще когда-нибудь, я выполняю что-то из этого списка. Периодически я заглядываю в него, вычеркиваю неактуальные задачи и снова на месяц откладываю в сторону. Вероятно, я мог бы сразу вычеркнуть все пункты, но мне лучше спится, когда я знаю, что могу внести некоторые дела – расправиться с которыми сразу мне не хватает силы воли или храбрости, – в такой список. Кто знает? Возможно, однажды что-то из этого перечня я все-таки сделаю.

Глава 14 Поощряйте себя за выполнение сложных задач Александра Сэмюэль

Отмечая каждый выполненный пункт в списке текущих дел, мы получаем дозу эндорфинов, обеспечивающих чувство удовольствия. Но большинству из нас нужна мотивация посильнее, особенно для выполнения скучной работы (запись рабочих часов), неприятных заданий (общение с недовольными клиентами) или крупных проектов (написание научной работы о комплексных переменных). Создание убедительной системы поощрений станет той движущей силой, которая поможет решить все задачи из списка. Ниже для ознакомления приведены некоторые типы поощрений.

Восстановительное поощрение