Эффективные письменные деловые коммуникации

• Не впадайте в ступор в ожидании вдохновения. Постарайтесь тратить на подготовку чернового варианта каждого раздела не более пяти – десяти минут.

• Не поддавайтесь искушению делать правки в процессе написания черновика. Воздержитесь от редактирования до тех пор, пока не закончите подготовку чернового варианта – это не даст Судье помешать вашей работе.

• Установите срок начала работы Плотника и, когда назначенное время наступит, начинайте.

• Если вы зайдете в тупик, перейдите к другому разделу, который вам легче дается, а затем, когда «распишетесь», вернитесь к трудному месту.

Глава 6 Совершенствуйте написанное

Полностью завершив написание черновика, перечитайте его, а затем начните редактировать. Перечитывание помогает освежить в памяти то, о чем вы пишете, в целом и вспомнить, где о каких моментах вы упоминаете. Если провести аналогию со строительством, то это своего рода переосмысление поэтажного плана здания. Редактирование больше напоминает шлифовку отдельных предложений и абзацев. Вам необходимо заранее выделить время на оба эти занятия. С одной стороны, не позволяйте невротическому перфекционизму затягивать сроки выполнения важных проектов. С другой – не спешите отсылать документ без должной проверки и корректировки.

Перечитывание

Перечитывая документ, задавайте себе вопросы:

• Все ли я изложил правильно?

• Сказал ли я все, о чем нужно было сказать?

• Был ли я в достаточной мере дипломатичен и вежлив?

• Присутствуют ли в моем документе введение, основная часть и заключение?

• Обрисовал ли я во введении все пункты быстро, ясно и конкретно?

• Удалось ли мне избежать затянутого конца, который без необходимости увеличивает время чтения сообщения?

• Подкрепил ли я свои аргументы в основной части документа конкретными фактами и деталями?

• Быстро ли адресатам станет понятна структура документа? Информативны ли заголовки?

• Согласовано ли мое заключение с основной частью письма – и при этом выражено другими словами? удалось ли мне избежать банального повторения?

Редактирование

Когда дело доходит до редактирования, то, читая свои предложения и абзацы, стоит задать себе другие вопросы:

• Могу ли я здесь выразить то же самое короче?

• Можно ли лучше сформулировать эту идею?

• Не двусмысленны ли мои слова?

• Могу ли я сделать это более интересным?

• Сумел ли я выразить свои мысли непринужденно и изящно?

• Плавно ли предложения переходят друг в друга, нет ли каких-либо шероховатостей?

Пример перечитывания и редактирования

Чтобы лучше понять этот процесс, давайте посмотрим, как внутрифирменный меморандум обретает форму после трех черновых вариантов. Первый черновик недостаточно ясен и не включает важной информации, но в нем присутствуют зачатки правильных мыслей.

Первый черновик

Кому: всем сотрудникам отдела продаж

От кого: Криса Хедрона

Тема: Изменения в процедуре обработки заказов

Чтобы облегчить для клиентов процесс размещения заказов, была разработана новая процедура обработки. В соответствии с этой процедурой клиенту необходимо ввести код товара и/или услуги в нашу систему ввода заказов, которая затем рассчитает стоимость и сообщит о ней клиенту для получения его одобрения. Это даст ему время оценить стоимость заказа и при необходимости внести изменения до начала его выполнения. После получения письменного подтверждения клиента заказ поступит в обработку. Эта процедура облегчит и ускорит для нас процесс обработки клиентских заказов.

Данное предложение нуждается в некотором расширении, особенно при ответе на вопросы: кто? что? почему? когда? Второй черновик, подготовленный после полноценного перечитывания, в значительной мере вносит ясность в те вопросы, которые оставались не вполне понятными в первом черновике.