Эффективные письменные деловые коммуникации

4. Суждения.

5. Знания.

6. Ответственность.

7. Навыки коммуникации.

Вы можете адаптировать эти формулировки, чтобы они соответствовали именно тем качествам, на которые вы хотите сделать акцент. При этом необходимо подкреплять фразы конкретными подтверждающими их фактами. Например: «Когда в июне у нас было несколько увольнений, Лорин сохраняла полное спокойствие и собранность, при этом проявляя крайнюю чуткость к тем, кто потерял работу. Она [здесь вы можете вписать любые конкретные заслуживающие внимания факты, подкрепляющие данное утверждение]».

РЕЗЮМЕ

• При подготовке к аттестации сотрудников собирайте необходимую информацию заранее: письменно фиксируйте показатели эффективности работы персонала на протяжении всего года и просматривайте их, прежде чем начать составлять отчет. Интересуйтесь мнением других членов коллектива о тех работниках, которых вы оцениваете. Внимательно знакомьтесь с описанием сотрудников собственных достижений.

• Используйте приведенные в этой главе типовые фразы, которые помогут передать ваше впечатление о сотруднике.

• Всегда сопровождайте общие утверждения конкретными подкрепляющими их примерами.

Приложения

Приложение А Список контрольных вопросов для четырех этапов письма

Безумец

• Подумайте, для чего вы пишете: что побудило вас к написанию письма или документа? Каковы ваши задачи? Какие результаты вы хотите получить?

• Подумайте, кто ваши адресаты и что им необходимо знать.

• Рассчитайте, сколько у вас имеется времени, и составьте приблизительное расписание для генерирования идей и сбора материала, составления плана и черновика документа, а также его перечитывания и редактирования.

• При проведении исследования проявите фантазию и энтузиазм. Письменно фиксируйте важную информацию.

• Развивайте в себе творческий подход. Не довольствуйтесь очевидными идеями, которые пришли бы в голову каждому.

Архитектор

• Сформулируйте три ключевых положения документа в виде законченных предложений, причем сделайте это максимально конкретно.

• Подумайте, в каком порядке лучше расположить эти три тезиса, и поменяйте их местами при необходимости.

• Решите, как лучше начать и закончить документ.

• Подумайте, какие рисунки, таблицы и графики могли бы помочь визуализировать ваши идеи.

Плотник

• По возможности избавьтесь от всех раздражителей. Отключите звук на телефоне и компьютере и постарайтесь примерно на час остаться в одиночестве.

• Ориентируйтесь на свой план, состоящий из трех пунктов.

• Начните с написания обоснования для того пункта, с которого вам легче всего начать, а затем переходите к другим.

• Пишите быстро, не отвлекаясь на редактирование.

• Старайтесь писать каждый раздел полностью за один подход. Если вам необходимо прерваться на половине раздела, то, прежде чем заняться другими делами, напишите первые несколько слов следующего предложения. (Когда вы снова вернетесь к документу, вам будет легче закончить наполовину написанное предложение, чем начать новое.)

Судья

• Сразу же после составления чернового варианта документа перечитайте его, чтобы решить, не следует ли дополнить и расширить представленные в нем идеи.

• Затем отложите его на некоторое время – до следующего дня, если это возможно, или на несколько минут, если поджимают сроки.

• Когда вы вернетесь к черновику, проанализируйте его с точки зрения целевой аудитории. Будет ли содержание документа понятно каждому, кто станет его просматривать, или это требует особых знаний? Можно ли назвать документ кратким и емким или же в нем много лишнего, что приведет к пустой трате времени того, кто будет его читать?

• Найдите два главных недостатка в своем черновике и попытайтесь их исправить.

• Задайте себе следующие вопросы:

• Не упустил ли я чего-то существенного?

• На всех ли важных моментах я сделал акцент?

• Точен и понятен ли смысл каждого предложения?

• Обеспечил ли я плавные переходы от одних частей текста к другим?

• Что я могу убрать без ущерба для содержания?

• Имеются ли в тексте какие-либо неопределенные утверждения, которые я могу подкрепить конкретными фактами?

• Имеются ли скучные места, которые я мог бы оживить?

• Могу ли я улучшить свои формулировки?

• Могу ли я улучшить пунктуацию?

• Имеются ли в тексте опечатки?

Приложение Б Что нужно и чего нельзя делать в соответствии с этикетом деловой переписки

Что нужно делать

1. Перечитывайте все документы перед отправкой, чтобы убедиться в отсутствии орфографических ошибок.

2. Дважды проверьте правильность написания имени и фамилии получателя. Если вы отправляете письмо или документ в конверте, также дважды проверьте указанную на нем информацию.