Энциклопедия этикета от Эмили Пост. Правила хорошего тона и изысканных манер на все случаи жизни.

Самая подходящая бумага для фирменных бланков одинарные белые или слегка тонированные листы, размером примерно восемь на десять дюймов. Такой лист помещается в стандартную папку, а сложенный втрое входит в обычный конверт для деловой корреспонденции.

Если бланки используются многими сотрудниками компании, сверху на них должно быть указано название фирмы, ее адрес и номер телефона. Коль скоро компания имеет собственный фирменный знак или эмблему, их тоже следует поместить в шапку бланка.

Многие крупные компании заказывают специальные бланки для ответственных сотрудников. Имя и должность руководителя высокой печатью или тисненым шрифтом указывается в левом верхнем углу бланка компании. В этом случае секретарю не следует печатать должность руководителя после его или ее подписи.

Кроме общих бланков компании, ее руководящие сотрудники и мужчины, и женщины обычно заказывают собственные бланки для деловой переписки. На них тисненым шрифтом набраны название и адрес компании, а также имя сотрудника без обращения, если только он или она не имеют ученой степени, воинского звания и т. д. В случае необходимости секретарь может указать должность руководителя под напечатанным именем после личной подписи. На бланке перед женским именем обращение не ставится, на конверте же его следует указать, приписав «мисс», «миссис» или «Ms.».

При деловой переписке обратный адрес всегда пишут на лицевой стороне конверта.

Содержание делового послания

Содержание делового письма определяется прежде всего затрагиваемой проблемой, поэтому хотелось бы только подчеркнуть, что содержание должно быть изложено ясно, лаконично и отражать суть вопроса. Если вы точно знаете, что хотите сказать, и тщательно продумали формулировку вступления, предваряющего основную часть, вас ничто не собьет при изложении сути проблемы. Как только вы написали то, что собирались, остановитесь. Неуместность последнего абзаца может испортить впечатление от всего письма.

Адрес получателя

В правильно оформленных деловых письмах адрес получателя указывается слева, немного ниже уровня даты, и на две строки выше обращения, точно так же, как и на конверте.

7 июня 1992 г.

Мистер Джеймс Джонсон Смит, Джонсон и Кё. 20, Бродвей Нью-Йорк, Нью-Йорк, 10027

Дорогой М-р Джонсон,

Оформление делового письма будет правильным и в том случае, если дату, адрес, обращение, заключительную фразу и подпись вы расположите вдоль левого поля листа на одинаковом расстоянии от его края.

Обращение

В большинстве случаев при написании письма вам следует придерживаться принятого между вами и адресатом стиля личного общения. Например, если вы, обращаясь к вице-президенту по маркетингу, называете его «Джим», то и начать письмо ему вы должны, написав: «Дорогой Джим». Коль скоро он остается для вас «мистером Вэллейсом», то и в послании к нему следует обратиться: «Дорогой мистер Вэллейс».

Часто встает вопрос о том, когда можно сменить официальное обращение на обращение по имени. Если ваша переписка привела к личным встречам и продолжительным деловым отношениям, то, обращаясь к своему собеседнику по имени в личной беседе, вы можете так же называть его и в письме. Когда же ваши деловые отношения ограничиваются только перепиской, то решить вопрос об обращении можно следующим образом. Переписываясь некоторое время, к примеру, с мистером Ньютоном, однажды можно начать письмо так: «Дорогой Исаак, если мне можно вас так называть». Ответ мистера Ньютона поможет вам понять, как в дальнейшем вам следует к нему обращаться: слова «Дорогая Шерил» укажут на то, что он не возражает против менее формальной манеры общения, и даже приветствует ее; письмо же, начатое словами «Дорогая миссис Питере», даст вам понять, что он хотел бы сохранить более официальные отношения.

Посылая письмо должностному лицу, имя которого вам не известно, следует если это возможно позвонить в компанию, где служит этот человек, и узнать его имя и звание, что позволит вам адресовать вашу корреспонденцию конкретному лицу. Если же с выяснением имени адресата возникнут сложности, можно просто написать: «Уважаемый господин (либо госпожа),» или же обратиться к человеку, указав его должность: «Уважаемый господин издатель».

Иногда, правда, обращение с указанием должности выглядит очень громоздко, например: «Уважаемый господин начальник отдела жалоб». В этом случае можно вовсе исключить обращение, а вместо него вставить фразу, кратко характеризующую содержание вашего письма, а потом перейти к его тексту:

Бартон Бизнес Туле 3323, Третья Авеню Нью Йорк, Нью Йорк, 10017

В ответ на заказ N 6345, каталог 55

30 сентября с. г. наша компания дала заказ, упомянутый выше, однако вплоть до сегодняшнего дня… и т. д.