Этикет делового письма

✓ Ошибки, возникающие в результате незнания структуры сложного предложения. Нередко составители деловых писем неоправданно усложняют текст. Хотя специфика делового письма требует пристального внимания к деталям изложения, однако не всегда и не все детали уместны в тексте. Поэтому неоправданно усложненные синтаксические построения должны упрощаться. Это можно сделать и путем прямого сокращения текста, и путем его переработки, например разбивкой сложного текста на отдельные, простые по составу и построению фразы.

Морфологические ошибки

Они часто встречаются при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных. Следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные имена прилагательные в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные и даже просторечные.

Неправильное использование слов и терминов

Неуместное или неоправданное использование иностранных слов. Заимствование иностранных слов – закономерный путь обогащения всякого языка. Часто в деловой язык попадают иностранные слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент. Однако нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающий данное понятие. Например, «апеллировать» вместо «обращаться», «прерогатива» вместо «исключительное право», «эксклюзивный» вместо «исключительный» и т. п. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.

Автору письма необходимо следить за тем, чтобы в нем не было места вышедшим из употребления конструкциям, типа: «при сем направляем», «во исполнение», «сего года», «настоящим сообщаем», не «вышепоименованный», а «указанный выше».

При употреблении сравнительной степени уместнее всего использовать сложные формы: не «важнейший» и «сложнейший», а «более важный», «более сложный». Что касается сокращений, то на протяжении всего письма они должны быть одинаковы, то есть если вначале вместо названия должности «генеральный консул» вы написали «генконсул», то такой формулировки следует придерживаться до конца.

Ошибки в употреблении слов-синонимов

Ошибки в употреблении слов-синонимов нередко происходят от того, что многозначное слово может быть родственно другому только в одном из своих значений. И, вообще, слово должно употребляться только в значении, не допускающем иных толкований. Кроме того, надо не ошибаться в правильном использовании слов-синонимов «построить», «возвести», «соорудить», «воздвигнуть», которые следует сочетать таким образом: «соорудить спортивную площадку», «воздвигнуть памятник», «построить дом». Неправильным было бы написать: «воздвигнуть гараж», «построить палатку», «соорудить лодку» и т. п.

При употреблении терминов-синонимов следует также иметь в виду, что в одном документе термин может употребляться только в одном из своих значений. Например, термины «договор», «контракт» или «соглашение» являются синонимами, но они различаются практикой своего применения. В трудовом законодательстве употребляется термин «трудовой договор» или «контракт», в гражданском – договорами называют многосторонние сделки, во внешнеэкономической деятельности наиболее употребимым термином является «контракт», договоренности фиксируются в «соглашении».

Стилистические помехи

К ним относится, например, необоснованное удлинение текста. Специалисты советуют: «Не излагайте в письме того, что вы не сказали бы устно». Однако в нашей современной официальной переписке сплошь и рядом встречаются примеры искусственного удлинения текста, в том числе и за счет использования слишком длинных речевых конструкций.

Глава VI Международное деловое письмо

Стиль написания и оформления делового письма, адресованного зарубежному партнеру, в последнее время мало чем отличается от стиля корреспонденции по России. Тем не менее, сохранились некоторые особенности.

Так, например, на бланке писем, предназначенных для отправки в Европу, дата их написания выглядит следующим образом:

День Месяц Год

6-th January 2016

Для отправки в США – по-другому:

Месяц День Год

January 6 2016

Правильное написание адреса

Все слова в адресе получателя на конверте письма пишутся прописными буквами, кроме аббревиатуры штата и наименования страны получателя, которые полностью пишутся заглавными буквами.

Естественно, что имена, названия улиц, домов и городов пишутся с большой буквы.

Знаки препинания в адресе получателя не ставятся, за исключением слов-сокращений, после которых ставится иногда точка.

В адресе делового письма указываются:

Существуют и другие форматы оформления адреса получателя в письме в Америку. Так, некоторые из них предполагают написание адреса заглавными буквами, за исключением города, который чаще всего пишется маленькими буквами.