Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007-2010

Если при следующей встрече с этим человеком вы перечитаете свои заметки и вспомните, что он любит футбол или собирается писать книгу, это будет самым лучшим выражением вашего уважения к нему. И не стесняйтесь того, что вы всего лишь освежили в памяти информацию, вписанную в контакт. Наша память несовершенна, мы вряд ли физически сможем запомнить все, что наш знакомый считает для себя важным. Важен ваш интерес к человеку, а не то, в голове вы храните информацию или где-то еще.

Не торопитесь переносить сразу все имеющиеся контакты с бумажных носителей: это большая рутинная работа, которая быстро наскучит. Лучше примите за правило: каждый новый контакт этим же вечером вносить в Outlook. Постепенно к этим новым контактам вы будете добавлять старые и таким образом перенесете контактную информацию со всех бумажных источников в единое электронное хранилище.

Адресат о. Иоанна Кронштадтского

Фотография контактного лица позволяет легко его вспомнить.

В поле заметок вставлен текст письма этому человеку, позволяющий вспомнить обстоятельства знакомства.

Поиск нужного человека

Скорее всего, контактов в нашей базе будет много. Необходимо каким-то образом ориентироваться в них, находя нужный в нужное время. Для этого есть три способа.

Первый способ – поиск по ключевому слову. Можно воспользоваться кнопкой «Найти» на панели инструментов. В поле «Поиск» в папке «Контакты» (в версии 2007 – «Просмотреть») достаточно ввести фамилию интересующего вас человека либо его имя, название организации, часть электронного адреса и т. п. Можно использовать какое-то слово из тех, что вы могли вписать в поле заметок нужного вам контакта, например «футбол», «кошки», «дилеры» и т. п. В любом случае поиск выдаст все подходящие контакты.

Второй способ – группировка по контекстным категориям. Вы можете применить ту же систему контекстов (категорий), что и для задач. Вспомните: каждую задачу мы могли отнести к какой-либо категории – «Клиенты», «Подчиненные», «Поставщики», «Смежники», «Региональные филиалы» и т. п. В окне создания контакта, как и в окне создания задачи, справа вверху есть кнопка «Категории». С ее помощью можно присвоить контакту нужную категорию.

Чтобы увидеть контакты упорядоченными по категориям, в Outlook 2010 найдите на вкладке «Вид» панели задач Outlook меню «Изменить представление». (В версии 2007 меню переключения пользовательских представлений прячется за словами «Адресные карточки» на панели инструментов.)[2].

По умолчанию в Outlook 2010 используется представление «Визитная карточка» (в версии 2007 – «Адресные карточки»), контакты при этом максимально похожи на обычные бумажные визитки.

Но в этом меню мы можем выбирать и другие представления. Например, «Телефон» (в версии 2007 – «Список телефонов») – простой алфавитный перечень всех контактов, как в телефонной книге. Либо «Список» (в версии 2007 – «По организациям»), когда мы сможем увидеть всех людей, относящихся к одной компании или учреждению, в отдельной группе. Наконец, «Недавно созданные контакты» – все внесенные нами в течение последних семи дней.

Третий способ – группировка по специальным категориям контактов. Контекстная группировка, которую мы уже рассматривали, дает возможность увидеть список всех клиентов, контрагентов, смежников и т. п. Но иногда бывает полезно завести отдельные категории специально для контактов, например:

 на праздники дарить подарок;

 на праздники достаточно поздравления письмом;

 приглашать на встречи нашего клуба;

 могут дать рекомендацию нашим потенциальным клиентам;

 могут заинтересоваться новым продуктом;

 могут дать комментарии для статей о нас в прессе.

Эти категории, не такие общие, как «Клиенты» или «Поставщики», нацелены на поиск людей, которые вам интересны в связи с какими-то событиями, проектами, процессами. Если вы решите создавать такие категории, обязательно нужно отделить их от основного списка. Как вы помните, категории оперативного планирования мы начинали с единицы («1-День», «1-Неделя»), контекстные категории – с двойки («2-Шеф», «2-Клиенты»), соответственно, специальные категории контактов можно начать с тройки («3-Приглашать на презентации», «3-Высылать анонсы новых продуктов»). Поскольку в любых списках категории всегда располагаются по алфавиту, мы никогда их не перепутаем.

Поиск дел, связанных с человеком (только для Outlook 2007)

Часто нам бывает нужно в момент встречи или телефонного разговора с человеком найти какие-либо задачи и мысли, к нему относящиеся. Или вспомнить историю взаимоотношений: когда встречались? что обсуждали? о чем договаривались?