Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007-2010

^{В появившемся окне «Параметры редактора» из списка «Выбрать команды из…» выберите «Вкладка «Разработчик». Найдите пункт «Конструктор – эта форма» (в Outlook 2007 – «Конструктор форм»). Нажмите кнопку «Добавить».}

^{Теперь нажмите «ОК». На панели быстрого доступа появится нужная нам кнопка.}

Теперь вы увидите в окне конструируемого контакта новые вкладки под номерами (2), (3) и т. д. – это те части формы, которые мы можем конструировать сами.

Давайте настроим одну из этих вкладок. Для начала переименуем ее.

^{1. Перейдите на вкладку (2).}

^{2. В группе инструментов «Форма» (в версии 2007 – в меню, вызываемом кнопкой «Конструктор») выберите Страница / Переименовать страницу. Переименуйте вкладку (2) – назовите ее, например, «Взаимодействие с клиентом».}

Если важных для вас подробностей будет много, можно разделить их на 2–3 вкладки – например, «Предварительная работа», «Планирование проекта», «Сопровождение клиента». Каждая из вкладок будет включать поля, детализирующие соответствующую стадию работы с клиентом.

После того как мы переименовали вкладку (2) в «Информация по взаимодействию с клиентом», начнем эту вкладку конструировать – создавать пустографку под свои нужды.

^{1. Рядом с окном контакта при переходе в режим конструктора формы само появляется меню «Выбор полей» (в версии 2007 – «Выбор поля»).}

^{2. Выберите в нем вместо «Часто используемые поля» пункт «Поля пользователя в папке».}

^{3. Если вы уже создавали в папке «Контакты» пользовательские поля, вы их увидите здесь. Если еще не создавали – нажимайте кнопку «Создать» и создавайте поля нужного вам формата.}

^{Например, «Клиенту выслана реклама» – тип поля «да/нет».}

^{Или тип «дата/время», если вам нужно зафиксировать дату высылки рекламы, а не просто факт ее отсылки.}

^{Дальше могут быть поля «Холодный прозвон», «Презентация», «Коммерческое предложение», «Договор», «Счет», оформляющие весь процесс вашего взаимодействия с клиентом.}

Созданные поля перетаскивайте мышкой прямо на вкладку «Взаимодействие с клиентом». Вы можете перемещать поля по вкладке, располагать их в любом порядке, растягивать или сжимать их границы, добавлять рисунки… Таким образом вы конструируете ваш бланк взаимодействия с клиентом.

Теперь нужно сделать форму доступной для использования в разных папках Outlook, в том числе дать себе возможность создавать контакты на ее основе.

^{1. На вкладке «Разработчик» выберите кнопку «Опубликовать», затем «Опубликовать форму».}

^{2. В появившемся окне выберите в поле «Папки Outlook» пункт «Библиотека личных форм».}

^{3. В поле «Название» введите название формы, обязательно латинскими буквами – например, clientcontact.}

^{4. Нажмите «Опубликовать», а затем «ОК» во всех меню; также закройте окно вашего контакта.}

^{5. Теперь в списке папок кликните правой кнопкой мыши на вашей папке «Клиенты». Выберите в меню пункт «Свойства».}

^{6. На открывшейся вкладке «Общие» найдите пункт «Помещая в эту папку, использовать…» – там указана стандартная форма контакта IPM.contact. Мы заменим ее нашей формой.}