Читаем Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007-2010 полностью

Сгруппируйте задачи в панели задач по вашим контекстам с помощью категорий.

Настройте автоматическое выделение приоритетных задач красным цветом.

Гибкие задачи на сегодня относите к категории «1-День», на неделю – «1-Неделя».

Просматривайте категорию «1-Неделя» раз в день, наиболее актуальные задачи переносите в категорию «1-День».

Используйте оповещение для немногих задач, требующих напоминания о себе в строго определенный момент.

Настройте автоматическое удаление выполненных задач из панели задач с целью их дальнейшего анализа и создания отчетности.

Глава и раздел Outlook: 3. Люди в нашей жизни. КОНТАКТЫ

Рекомендации:

Фиксируйте контактную информацию в тот же день, не откладывая на завтра.

Обязательно отмечайте в контакте Outlook обстоятельства знакомства с человеком.

Находите нужного человека по ключевым словам либо сгруппировав контакты по категориям.

Кроме общих тематических категорий пользуйтесь специальными категориями для контактов, например «Приглашать на презентации новых продуктов».

Связывайте ваши встречи, задачи, заметки и контакты с контактами, чтобы видеть, с каким человеком связана встреча, действие и т. п.

Глава и раздел Outlook: 4. Информационная безопасность. ПОЧТА

Рекомендации:

Определите частоту и время проверки почты, а также общий ежедневный бюджет времени на работу с ней.

Настройте правила автоматической фильтрации для рассылок и тому подобной второстепенной информации.

Письма, содержащие задачу для вас, помечайте флажком «К исполнению» и таким образом вносите их в систему управления задачами.

Письма, по которым необходимо принять решение или отследить исполнение, помещайте в папки «1-Контроль» и «7-Контроль»; во «Входящих» держите не более 10–15 писем.

Просматривайте папку «1-Контроль» ежедневно, «7-Контроль» еженедельно.

Отработанные письма переносите в архивные папки. Для выборки писем от определенного человека или по определенному вопросу пользуйтесь папками поиска.

Используйте автоматическое форматирование для выделения цветом важных входящих сообщений – от определенного человека, по определенному проекту и т. п.

Определите вместе с коллегами правила хорошего тона ведения электронной переписки: стандарты для поля «Тема», пометок о важности письма и сроков ответа.

Глава и раздел Outlook: 5. Направленноеусилие. ДНЕВНИК

Рекомендации:

Фиксируйте энергоемкие задачи, сложные процессы и поглотители времени в разделе «Дневник» – для самоконтроля и самомотивации.

Используйте встроенный секундомер для автоматической фиксации расходов времени на задачу или поглотитель.

Старайтесь при работе над сложной задачей переключаться внутри нее между подзадачами разного рода, но не на внешние дела.

Копируйте полученные данные в Excel для последующего анализа и самоконтроля.

При планировании и бюджетировании времени используйте данные о средней длительности задач, полученные с помощью хронометража в «Дневнике».

Глава и раздел Outlook: 6. Культура мысли. ЗАМЕТКИ

Рекомендации:

Материализуйте ваши мысли, идеи и информацию «к сведению» в разделе «Заметки».

Одной мысли должен соответствовать один материальный носитель, чтобы мысли можно было группировать, сортировать, сталкивать между собой.

Определите «мысленаправления» по приоритетным продуктам, проектам, проблемам и направлениям совершенствования деятельности.

Вносите мысли в картотеку максимально быстро после их появления; выделяйте их при этом цветом и при необходимости присваивайте категории.

Если мысль требует обсуждения с конкретным человеком, связывайте соответствующую заметку с его контактом.

Просматривайте картотеку в моменты творческого настроения и при необходимости настроиться на работу по соответствующему проекту или направлению.

Используйте автопросмотр, область просмотра и переключение пользовательских представлений для настройки удобного вида заметок.

Применяйте картотеку для превращения мыслей и идей в готовые продукты.

Глава и раздел Outlook: 7. Вниманиек деталям. ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКИЕ ПОЛЯ И ФОРМЫ

Рекомендации:

Выявите те процессы в вашей работе, в которых есть набор повторяющихся подготовительных и завершающих действий.

Формализуйте эти процессы в разделах «Календарь» (при подготовке привязанных к определенному времени мероприятий), «Задачи» (при обработке заказов или договоров), «Контакты» (при работе с клиентами, поставщиками и т. п.).

Создавайте пользовательские поля для контроля тех элементов процессов, которые для вас важны.

Используйте для разных процессов разные форматы полей: «да/нет», текстовые, числовые.

Создавайте отдельные табличные представления в разделах «Календарь», «Задачи» и «Контакты» для контроля процессов; отбирайте в них нужные встречи, задачи или контакты по ключевому слову или по категории.

Перейти на страницу:

Похожие книги

Технологии лидерства. О Богах, Героях и Руководителях
Технологии лидерства. О Богах, Героях и Руководителях

Все знания уже в нас. Куда бы ты ни пошел, ты уже там. Это так. Куда бы ты ни пошел, ты уже там. Парадокс заключается в том, что чем дальше ты уезжаешь, тем ближе ты оказываешься к себе, тем больше ты с собою сталкиваешься. И если то, что видишь, тебе не нравится, ты едешь в другую страну, чтобы понять в себе что-то другое, но находишь опять себя. И ты возвращаешься домой, к основам, и забываешься в повседневности, выныривая из собственной глубины. Но иногда тебе приходят разные мысли, они очень важные. И ты опять отправляешься в путь. Но все знания уже в нас. И куда бы ты ни пошел, ты уже там. Долгий путь домой. И бывает так, что где-то там далеко ты видишь тот самый свет в себе, который так долго искал. Это длится мгновение. Но ради этого ты и отправлялся в путь, потому что память об этом остается навсегда. И бывает так, что дома ты видишь тот же самый свет. И хочется дышать полной грудью, сомневаться и переживать, радоваться и огорчаться, злиться и успокаиваться, не понимать и осуждать, а затем осознавать и примиряться. Хочется жить! Господи! Как хочется жить!Жить и работать по-настоящему! И достигать результатов!Об этом книга…

Николай Юрьевич Рысев , Николай Юрьевич Рысёв

Маркетинг, PR / Корпоративная культура / Управление, подбор персонала / Финансы и бизнес
5 языков признательности на работе. Как наладить отличные отношения с коллегами и показать, насколько вы их цените
5 языков признательности на работе. Как наладить отличные отношения с коллегами и показать, насколько вы их цените

Многие слышали о мировом бестселлере Гэри Чепмена «5 языков любви» – но мало кто знает, что те же принципы можно использовать и в рабочих отношениях.Задумайтесь, чувствуете ли вы себя ценным работником в глазах коллег? А может, сами хотите похвалить кого-то, но испытываете сомнения и неловкость? В результате человек, которым вы восхищаетесь, так и не узнает об этом!С помощью этой книги вы сможете подобрать ключи к каждому, и неважно, кто вы: руководитель компании или рядовой сотрудник. Вы узнаете, что, например, бренд-менеджеру нужно сказать несколько одобряющих слов, главному бухгалтеру – уделить полчаса времени, а специалист отдела безопасности оценит ваше крепкое рукопожатие. Однако если преподнести подарок человеку, который просто ждал помощи, – он скорее расстроится, чем почувствует ваше расположение. Чтобы не допустить подобного, необходимо разобраться, на каком языке признательности говорит ваш коллега. Таким образом, вы не только научитесь выражать искреннюю благодарность, но также создадите теплые отношения в коллективе и повысите свой уровень удовлетворенности работой. Ведь только человек, умеющий ценить других, способен добиться невероятных высот.В формате PDF A4 сохранен издательский макет.

Гэри Чепмен , Пол Уайт

Маркетинг, PR / Корпоративная культура / Финансы и бизнес
25-й час. Руководство по управлению временем
25-й час. Руководство по управлению временем

Как все успеть и при этом наслаждаться жизнью? Это едва ли не главный вопрос практически каждого человека. Карманное руководство является сборником простых, но очень эффективных методов по управлению собственным временем и достижению целей. Авторы – одни из самых успешных бизнес-тренеров. Простые примеры из жизни позволят вам найти проблемы самоорганизации, а уникальные авторские наработки помогут их быстро устранить. Вы сможете избегать ненужных стрессовых ситуаций и жить более полной жизнью. Удобный формат позволит вам держать руководство всегда под рукой и применять авторские советы в повседневной жизни. Всем, кто хочет максимально эффективно управлять своим временем, кто ставит перед собой цели и идет по пути к их осуществлению.

Андрей Алексеевич Парабеллум , Андрей Парабеллум , Николай Сергеевич Мрочковский

Самосовершенствование / Эзотерика / Корпоративная культура / Управление, подбор персонала / Финансы и бизнес
Развитие лидеров. Как понять свой стиль управления и эффективно общаться с носителями иных стилей
Развитие лидеров. Как понять свой стиль управления и эффективно общаться с носителями иных стилей

У каждого руководителя есть личный стиль управления, который определяется доминирующими чертами его характера: один – скрупулезен и педантичен, другой – находчив и изобретателен, третий – деловит и практичен, четвертый – уклончив и обходителен. Соответственно, должны быть индивидуальными и методы управления людьми – то, что хорошо воспринимается одним сотрудником, может быть совершенно непонятно другому.Эта книга рассказывает о том, как понять свой стиль управления, чтобы его можно было совершенствовать и находить общий язык с теми, кто не похож на нас. Материал изложен в форме практических рекомендаций, которые систематизированы на основе оригинальной типологии функций менеджмента, разработанной современным гуру менеджмента доктором Ицхаком Адизесом, автором бестселлера «Идеальный руководитель».Книга будет интересна руководителям, сотрудникам кадровых агентств и всем, кого интересуют вопросы повышения эффективности управления.

Ицхак Калдерон Адизес

Деловая литература / Корпоративная культура / Маркетинг, PR, реклама / Финансы и бизнес