Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007-2010

^{3. Появится окно «Группировка». В подменю «Группировать элементы по полю» выберите «Категории».}

^{4. Наконец, выберите в подменю «Развернуть/свернуть группы» пункт «Как при последнем просмотре».}

^{5. Теперь нажмите «ОК» в окне «Группировка» и затем «ОК» в окне «Настройка представления».}

Если все сделано правильно, на панели задач вы увидите ваши задачи разбитыми на те категории, которые вы им присваивали. Нажимая на плюсик слева от названия категории, можно ее открывать и закрывать. Например, к вам зашел подчиненный. Вы открываете категорию «Подчиненные», видите и задаете все относящиеся к этому человеку вопросы. Подчиненный ушел – категорию можно закрыть, чтобы находящиеся в ней задачи вам не мешали.

При этом, что очень удобно, одна задача может быть видна из разных категорий. Например, задача «Альфа-лизинг: подписать договор» может быть нужна и в категории «Клиенты», и в категории «Шеф» (он должен утвердить некоторые параметры договора), и в категории «Подчиненные» (одному из них поручено подготовить «болванку» договора).

Категории – одна из самых удобных функций Outlook. В бумажном ежедневнике вы не сможете видеть задачи не только привязанными к определенному сроку, но еще и сгруппированными по разным признакам: по проекту, по исполнителю, по месту и т. д. При этом создавать категории вы можете сами, что дает колоссальные возможности для гибкого планирования, удобного именно вам.

Выделение главного

Тайм-менеджмент – это наука о том, как тратить время на главное. При всех хлопотах, которые ожидали Цезаря в судьбоносный для него день, ему нельзя было забыть главное: перейти реку Рубикон и занять город Аримин. Как сформулировал западный тайм-менеджер Стивен Кови, «put first things first» – «главными вещами нужно заниматься в первую очередь».

Outlook позволяет легко реализовать этот важнейший принцип планирования дня. Мы настроим панель задач так, чтобы важные задачи выделялись красным и всегда находились в начале нашего списка задач. Для этого добавим некоторые простые правила в наше пользовательское представление панели задач.

^{1. Зайдите в меню настройки пользовательского представления: правой кнопкой мыши щелкните на заголовке любого столбца панели задач, в контекстном меню выберите пункт «Настройка представления». (В Outlook 2007 кликните правой кнопкой мыши на серой надписи «Панель задач» и выберите «Настройка текущего представления».)}

^{2. Нажмите в появившемся окне «Дополнительные параметры представления» кнопку «Условное форматирование» (в предыдущих версиях Outlook – в окне «Настройка представления» кнопку «Автоформат»).}

^{3. Появляется окно «Условное форматирование» (в Outlook 2007 – «Автоматическое форматирование»). Перед собой вы видите список правил, которые сообщают Outlook, какие задачи как раскрашивать. Нажмите «Добавить».}

^{4. В появившемся правиле «Без имени» впишите название: «Важное – красным».}

^{5. Нажмите кнопку «Шрифт». Установите красный жирный. Нажмите «ОК».}

^{6. Снова оказавшись в окне условного (автоматического) форматирования, нажмите кнопку «Условие».}

^{7. В появившемся окне «Отбор» выберите вкладку «Другие условия». Установите параметр «Важность элементов – высокая». Нажмите «ОК» в этом окне, затем в окне условного (автоматического) форматирования.}

^{8. Вы снова в меню «Дополнительные параметры представления» (в версии 2007 – «Настройка представления»). Нажмите кнопку «Сортировка».}