Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007

VI. Выполненные задачи отмечайте как завершенные. Для этого достаточно поставить мышкой галочку в небольшом квадрате, расположенном слева от названия каждой задачи в панели задач.

VII. В подходящие моменты дня заглядывайте в контекстные категории – «Клиенты», «Поставщики», «Шеф» и т.п. Помните, что задача может быть одновременно видна и из категории «1-День», и из любых контекстных категорий.

Анализ выполненного

Задачи важно не только ставить и выполнять. Полезно иметь возможность увидеть список всех выполненных задач. Это может пригодиться как для самоанализа, так и для отчетности. Сначала необходимо сделать так, чтобы завершенные задачи автоматически убирались из панели задач, не перемешиваясь с текущими, но при этом не стирались.

1. Зайдите в меню настройки пользовательского представления (правой кнопкой мыши щелкните на «Панели задач», в контекстном меню выберите пункт «Настройка текущего представления» или, в версии 2003, «Изменить текущее представление»).

2. Нажмите в появившемся окне кнопку «Отбор».

3. В появившемся окне «Отбор» выберите вкладку «Дополнительно».

4. Нажмите кнопку «Поле», выберите в выпадающем меню «Все поля задачи», в подменю – «Завершена».

5. Установите в поле «Условие» – «не равно», в поле «Значение» – «да».

6. Нажмите «ОК» во всех меню до их полного закрытия.

Таким образом мы задали для Outlook правило отбора: показывать на панели задач только незавершенные задачи. Проверьте: после того как вы поставили галочку «завершена» в квадратике слева от названия любой задачи в панели задач, она пропадет.

Чтобы увидеть все завершенные задачи, зайдите в папку «Задачи». Скорее всего, в данный момент там включено представление «Простой список». Представление можно переключать либо из меню на панели инструментов, либо из списка представлений, находящегося слева, на панели переходов. Выберите в этом списке представлений пункт «Завершенные задачи». Это список всего выполненного вами за прошедшее время.

Полезно упорядочить этот список по времени – сгруппировать все выполненные задачи по дням, в которые они были завершены. Для этого:

1. Зайдите в меню настройки пользовательского представления (правой кнопкой мыши щелкните на «Панели задач», в контекстном меню выберите пункт «Настройка текущего представления» или, в версии 2003, «Изменить текущее представление»).

2. Нажмите в появившемся окне «Настройка представления» кнопку «Группировка».

3. Выберите из списка «Группировать по» – «Дата завершения», по убыванию.

4. Нажимайте «ОК» до закрытия всех меню.

Выполненные задачи выстроятся в обратном хронологическом порядке.

Таким образом, мы настроили самую простую форму отчетности по выполненным задачам. Простую, но весьма полезную.

Другой способ проанализировать выполненные задачи – отобрать в папке «Задачи» с помощью кнопки «Найти» все задачи по какому-либо проекту или направлению. Чтобы это было возможно, при создании задач нужно придерживаться тех же правил именования, что и при создании встреч. То есть не «Согласовать с Петровым все условия по проекту Альфа», но «Альфа: Петров: согласовать условия по проекту». Тогда по ключевым словам «Альфа» или «Петров» вы легко найдете все завершенные (или, наоборот, планируемые) задачи.

Кроме того, на панели задач все задачи окажутся логично отсортированными внутри категорий. Поскольку сортировка происходит сначала по важности, а затем по полю «Тема», то есть попросту по алфавиту (именно так мы настраивали параметры сортировки), внутри категории «Клиенты» мы увидим сначала все важные задачи, потом четыре задачи по проекту «Альфа», три по проекту «Бета» и так далее – по названиям проектов или клиентов в алфавитном порядке. Аналогично – в категории «Подчиненные» (по фамилиям или инициалам, с которых начинаются названия задач) и во всех других категориях.

Полезности для руководителя