Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2007

«В 16.40 по корабельному времени принято метеоритное предупреждение Деймоса об облаке, идущем с юпитеро-вой пертурбации Леонид со скоростью сорок километров в секунду встречным курсом. Прием метеоритного предупреждения подтвержден. Объявлена тревога. При постоянной течи реактора 0,4 рентгена в час начат обходной маневр полной тягой с ориентировочным выходом на Дельту Ориона».

Ниже, с новой строки: «В 16.51 по корабельному времени на…»

Больше на странице ничего не было. Ничего – никаких знаков, каракулей, пятен, ничего, кроме непонятно почему удлиненной, а не закругленной, как положено, вертикальной черточки последней буквы «а». В извилистой линии длиной в несколько миллиметров, которой, сползая со строки на белую равнину листа, обрывалась запись, было все: грохот попаданий, воющий свист вырывающегося из корабля воздуха, крики людей…»

Дряхлый корабль раскроет пилоту Пирксу часть своей загадки. Но Пиркс никогда не смог бы разобраться в происходящем, не веди капитан судовой журнал…

Дневник усилий

В Outlook есть специальный раздел для ведения нашего «судового журнала», для учета значимых дел. В русском переводе он называется «Дневник», в английском оригинале – Journal, то есть в буквальном переводе как раз «путевой журнал». Наш судовой журнал будет отличаться от журналов капитанов каравелл и звездолетов тем, что кроме самих событий в нем можно фиксировать их длительность, то есть вести хронометраж. (Как это выглядит, вы можете увидеть в разделе «Примеры».)

Что именно стоит фиксировать в дневнике? Можно вести полный хронометраж своих действий, но это довольно жесткая технология. Мы начнем с самого простого. У каждого из нас, как правило, есть три категории расходов времени, требующие для своего регулирования наибольших усилий и самодисциплины.

1. Тяжелые, сложные, энергоемкие проекты – в тайм-менеджменте их принято называть «слонами». Разработать бизнес-план, защитить диссертацию, написать книгу, составить и утвердить технические регламенты по продукции, наладить регулярные занятия спортом, выучить английский язык и т.п.

2. Самые важные и сложные направления постоянной работы: звонить клиентам, общаться с трудными людьми, решать технические проблемы – одним словом, именно те постоянные аспекты рабочих обязанно стей, за которые труднее всего заставить себя взяться.

3. Поглотители времени – такие отвлечения и расслабления, которым бывает трудно противостоять. У каждого они различны: это могут быть «перекуры», Интернет, телевизор, непроизводительные разговоры с коллегами и т.п.

И для важных дел, на которые времени обычно не хватает, и для поглотителей, на которые, наоборот, расходы нужно сократить, очень полезно фиксировать реальные затраты времени. Ведь «три часа работы над отчетом» на поверку могут оказаться пятьюдесятью двумя минутами. Остальное ушло непонятно куда: ответил на несколько телефонных звонков, решил пару вопросов с забежавшими подчиненными… в итоге за три часа написал полторы страницы. Так же и с поглотителями: казалось бы, ну сколько времени в день занимают эти небольшие, время от времени, загляды-вания в Интернет для отдыха? Бывает, что человек с ужасом обнаруживает: 2—2,5 часа…

Раздел «Дневник» не всегда виден на панели переходов. Чтобы вывести его туда, нажмите стрелочку в нижнем правом углу панели переходов. В появившемся меню выберите «Добавить или удалить кнопки», и в следующем меню справа – раздел «Дневник».

Раздел «Дневник» позволяет фиксировать затраты времени на такого рода дела, причем автоматически считать их с помощью встроенного секундомера. Затем эти данные можно копировать в Excel и анализировать. Давайте разберемся, как это делается.

Фиксация энергоемких дел

Пользоваться «Дневником» можно следующим образом. Допустим, вы решили, что сегодня необходимо уделить внимание какому-либо делу-«слону». Например, написанию плана развития подразделения на следующий год, поиску квартиры, разработке технической документации по новому продукту. Естественно, многие внешние факторы будут вас отвлекать, но «Дневник» поможет с ними справиться.