Читаем Формула времени. Тайм-менеджмент на Outlook 2013 полностью

С помощью структурированных задач в разделе «Задачи» можно управлять такими, например, процессами:

– согласование договора – визы заинтересованных служб, сумма, дата;

– оформление заказа – кто принял, каковы параметры заказа, какие стадии заказ должен пройти;

– подготовка документа – какие подразделения должны прислать информацию, каковы дальнейшие стадии работы над документом после сбора первичной информации и т. п.

Пользовательские поля в разделе «Контакты» удобно применять для структурирования взаимодействия с человеком или организацией. Например:

– взаимодействие с клиентом – выслано предложение, согласован договор, выставлен счет;

– работа со значимыми людьми – поздравление с праздниками, области их интересов;

– управление поставщиками, субподрядчиками – оформление всех значимых параметров взаимодействия.

Вспомните те процессы, которые актуальны для вас. Начните со структурирования какого-нибудь одного, наиболее значимого и при этом хорошо формализуемого. Мы разберем структурирование процессов на трех простых примерах – в «Календаре», «Задачах» и «Контактах».

<p>Подготовка мероприятий</p>

Пользовательские поля в разделе «Календарь» удобно использовать для подготовки мероприятий: тренингов, семинаров, выставок, командировок… Все эти мероприятия, как правило, планируются как встречи, поэтому в том же разделе удобно структурировать процесс их подготовки.

Сначала необходимо настроить отдельное табличное представление для подготовки встреч. То, которое включено в «Календаре» по умолчанию, называется «День/неделя/месяц» и выглядит как разворот еженедельника. Для планирования встреч им пользоваться удобно, но для их подготовки мы будем переключаться в табличный вид, где все встречи показаны простым списком, а стадии подготовки отмечаются в столбцах напротив каждой встречи.

Чтобы настроить табличное представление, нужно знать, по какому признаку Outlook отберет в него интересующие вас сейчас встречи. Например, по синей метке «жесткое планирование» или по слову «тренинг» в поле «Тема». Будем считать, что ваши мероприятия, требующие подготовки, относятся к какому-то определенному типу (тренинг, командировка, выставка) и это слово обязательно присутствует в названии встречи. Разберем настройки на примере подготовки презентации.

1. Перейдите в раздел «Календарь».

2. Выберите на панели инструментов вкладку «Вид». На ней выберите Изменить представление / Управление представлениями.

3. В появившемся окне «Управление всеми представлениями» нажмите «Создать».

4. Введите название представления – «Подготовка презентаций», тип представления – таблица. Нажмите «ОК».

5. В появившемся меню нажмите кнопку «Фильтр».

6. Введите слово «Презентация» в поле «Искать текст». Место поиска ограничьте полем «Тема». Нажимайте «ОК», пока не закроются все меню.

Теперь, чтобы отобрать все встречи, являющиеся презентациями и требующие специальной подготовки, в меню «Текущее представление» на панели инструментов вместо стандартного представления «День/неделя/месяц» выберите настроенное нами представление «Подготовка презентаций».

Теперь нам нужно создать пользовательские поля, отражающие процесс подготовки к презентации. Для примера создадим поля трех типов – «да/нет», числового и текстового. При создании полей начинайте с самого главного слова, так как ширина экрана ограничена и названия полей не всегда видны целиком.

1. Кликните правой кнопкой мыши на заголовке любого столбца и выберите из контекстного меню пункт «Выбрать поля».

2. Нажмите кнопку «Создать» в нижней части появившегося меню.

3. Появится окно «Новый столбец». Введите имя: «Помещение – забронировать». Тип поля («да/нет») выберите из выпадающего списка. Формат поля оставьте предложенный по умолчанию – «значок». Нажмите «ОК».

4. Вы вернулись в меню «Выбор полей». В списке «Поля пользователя в папке» появится только что созданное нами поле.

Перетащите его на панель названий столбцов, справа от поля «Конец».

Перейти на страницу:

Похожие книги

97 этюдов для архитекторов программных систем
97 этюдов для архитекторов программных систем

Успешная карьера архитектора программного обеспечения требует хорошего владения как технической, так и деловой сторонами вопросов, связанных с проектированием архитектуры. В этой необычной книге ведущие архитекторы ПО со всего света обсуждают важные принципы разработки, выходящие далеко за пределы чисто технических вопросов.?Архитектор ПО выполняет роль посредника между командой разработчиков и бизнес-руководством компании, поэтому чтобы добиться успеха в этой профессии, необходимо не только овладеть различными технологиями, но и обеспечить работу над проектом в соответствии с бизнес-целями. В книге более 50 архитекторов рассказывают о том, что считают самым важным в своей работе, дают советы, как организовать общение с другими участниками проекта, как снизить сложность архитектуры, как оказывать поддержку разработчикам. Они щедро делятся множеством полезных идей и приемов, которые вынесли из своего многолетнего опыта. Авторы надеются, что книга станет источником вдохновения и руководством к действию для многих профессиональных программистов.

Билл де Ора , Майкл Хайгард , Нил Форд

Программирование, программы, базы данных / Базы данных / Программирование / Книги по IT
C++
C++

С++ – это универсальный язык программирования, задуманный так, чтобы сделать программирование более приятным для серьезного программиста. За исключением второстепенных деталей С++ является надмножеством языка программирования C. Помимо возможностей, которые дает C, С++ предоставляет гибкие и эффективные средства определения новых типов. Используя определения новых типов, точно отвечающих концепциям приложения, программист может разделять разрабатываемую программу на легко поддающиеся контролю части. Такой метод построения программ часто называют абстракцией данных. Информация о типах содержится в некоторых объектах типов, определенных пользователем. Такие объекты просты и надежны в использовании в тех ситуациях, когда их тип нельзя установить на стадии компиляции. Программирование с применением таких объектов часто называют объектно-ориентированным. При правильном использовании этот метод дает более короткие, проще понимаемые и легче контролируемые программы. Ключевым понятием С++ является класс. Класс – это тип, определяемый пользователем. Классы обеспечивают сокрытие данных, гарантированную инициализацию данных, неявное преобразование типов для типов, определенных пользователем, динамическое задание типа, контролируемое пользователем управление памятью и механизмы перегрузки операций. С++ предоставляет гораздо лучшие, чем в C, средства выражения модульности программы и проверки типов. В языке есть также усовершенствования, не связанные непосредственно с классами, включающие в себя символические константы, inline-подстановку функций, параметры функции по умолчанию, перегруженные имена функций, операции управления свободной памятью и ссылочный тип. В С++ сохранены возможности языка C по работе с основными объектами аппаратного обеспечения (биты, байты, слова, адреса и т.п.). Это позволяет весьма эффективно реализовывать типы, определяемые пользователем. С++ и его стандартные библиотеки спроектированы так, чтобы обеспечивать переносимость. Имеющаяся на текущий момент реализация языка будет идти в большинстве систем, поддерживающих C. Из С++ программ можно использовать C библиотеки, и с С++ можно использовать большую часть инструментальных средств, поддерживающих программирование на C. Эта книга предназначена главным образом для того, чтобы помочь серьезным программистам изучить язык и применять его в нетривиальных проектах. В ней дано полное описание С++, много примеров и еще больше фрагментов программ.

Бьёрн Страуструп , Бьярн Страустрап , Мюррей Хилл

Программирование, программы, базы данных / Программирование / Книги по IT
Встраиваемые системы. Проектирование приложений на микроконтроллерах семейства 68HC12/HCS12 с применением языка С
Встраиваемые системы. Проектирование приложений на микроконтроллерах семейства 68HC12/HCS12 с применением языка С

В книге последовательно рассматриваются все этапы создания встраиваемых систем на микроконтроллерах с применением современных технологий проектирования. Задумав эту книгу, авторы поставили перед собой задачу научить читателя искусству создания реальных устройств управления на однокристальных микроконтроллерах. Издание содержит материал, охватывающий все вопросы проектирования, включает множество заданий для самостоятельной работы, примеры программирования, примеры аппаратных решений и эксперименты по исследованию работы различных подсистем микроконтроллеров. Данная книга является прекрасным учебным пособием для студентов старших курсов технических университетов, которые предполагают связать свою профессиональную деятельность с проектированием и внедрением встраиваемых микропроцессорных систем. Книга также будет полезна разработчикам радиоэлектронной аппаратуры на микроконтроллерах.

Дэниэл Дж. Пак , Стивен Ф. Барретт

Программирование, программы, базы данных / Компьютерное «железо» / Программирование / Книги по IT