Гарантии и компенсации. Новые правила

Для работников бюджетных организаций возмещение расходов на проезд к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы осуществляется в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование постельными принадлежностями).

Стоимость возмещаемых расходов не должна превышать стоимости проезда:

а) железнодорожным транспортом, в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

б) водным транспортом, в каюте группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте категории речного судна всех линий сообщения, в каюте категории судна паромной переправы;

в) воздушным транспортом, в салоне экономкласса;

г) автомобильным транспортом, в автотранспортном средстве общего пользования (кроме такси).

В случае отсутствия проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, учитывается размер минимальной стоимости проезда:

а) железнодорожным транспортом, в плацкартном вагоне;

б) водным транспортом, в каюте Х группы морского судна регулярных транспортных линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;

в) автомобильным транспортом, в автобусе общего типа.

Расходы, превышающие вышеуказанные размеры, а также иные связанные со служебными командировками расходы (при условии, что они произведены работником с ведома работодателя), возмещаются учреждениями за счет экономии средств, выделенных из федерального бюджета на их содержание, а также за счет средств, полученных от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности.

Что же касается расходов на воздушном и морском транспорте, то доказательством фактического пользования местами в самолете или на теплоходе могут служить представленные командированными справки от соответствующих служб, регистрирующих пассажиров при посадке на конкретные рейсы. Следует учесть, что все расходы возмещаются командированному работнику лишь с разрешения работодателя. В спорных случаях вопрос разрешается в органах по рассмотрению индивидуальных трудовых споров.

Если сотрудник ехал в командировку на своем автомобиле, ему можно возместить затраты на бензин, автостоянку и другие расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля. Целесообразнее всего заключить с ним на этот срок договор аренды транспортного средства с экипажем и выписать путевой лист на весь срок командировки. В этом случае все затраты, связанные с эксплуатацией автомобиля, могут быть при наличии оправдательных документов учтены в расходах для налога на прибыль (п.п. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом арендная плата в части услуг по управлению автомобилем будет облагаться единым социальным налогом.

Если работник уже успел приобрести билеты, но командировку неожиданно отменили и, при возврате билетов в кассу транспортного агентства, из стоимости билета это агентство удержало сбор? В результате в кассу организации работник возвратил сумму денег меньше той, которую он получил под отчет. В соответствии с положениями п. 3 ст. 217 НК РФ при возврате в кассу организации командированным физическим лицом полученных под отчет наличных денег в связи с отменой командировки с приложением к авансовому отчету документа о сдаче билета и уплате сбора за эту операцию, сумма сбора не включается в налогооблагаемый доход физического лица.

В соответствии с письмом Минфина РФ от 12 мая 1992 № 30 «О порядке возмещения командированным работникам затрат за пользование постельными принадлежностями в поездах» затраты за пользование в поездах постельными принадлежностями подлежат возмещению по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами.

На практике очень часто возникают вопросы: относятся ли к расходам на проезд разъезды работника внутри населенного пункта (от гостиницы до организации, куда работник направлен в командировку) в общественном транспорте и могут ли они включаться в состав расходов в целях исчисления прибыли или же эти расходы должны покрываться за счет суточных, выплачиваемых работнику? По мнению Департамента налоговой политики Минфина РФ, изложенному в письме от 24 декабря 2002 № 04-02-06/3/91, перечень командировочных расходов (п.п. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) является закрытым и содержит только расходы на проезд работника к месту командировки. Тем более, по мнению Минфина, нельзя учитывать для налогообложения прибыли расходы на такси для разъездов по городу, куда работник был командирован (письмо от 26 января 2005 № 03-03-01-04/2/15) и аренду автомобилей (письмо от 8 августа 2005 № 03-03-04/2/42).