Гарантии, компенсации и льготы работникам

3) определение четких задач по ведению переговоров (если таковые предстоят) со строгим определением пределов обязательств, которые командированная сторона может взять на себя. Если мероприятие проводится по заранее известной программе, то задание должно содержать четкие формулировки позиции представителей организации по каждому вопросу повестки дня;

4) перечень итоговых документов, подлежащих выработке во время встречи с партнерами (протокол, договор и т. п.);

5) объем и перечень информации, разрешаемой к передаче (сообщению) в соответствии с установленным порядком для передачи партнерам;

6) перечень объектов, предусматриваемых для показа командированным работникам, с кратким изложением цели посещения каждого из объектов;

7) указания о порядке представления отчета и плана мероприятий по реализации принятых решений и др.

Служебное задание является первым документом, относящимся к командировке работника. Оформленное и утвержденное задание передается в кадровую службу для подготовки проекта приказа (распоряжения) о направлении в командировку или оформления командировочного удостоверения.

Во исполнение принятого руководителем организации или ее филиала (представительства), структурного подразделения (отдела, службы) решения о направлении работника или группы работников в служебную командировку подготавливается проект приказа (распоряжения) о направлении работника (работников) в командировку. Проект готовится на основании служебного задания. В приказе (распоряжении) указываются:

1) фамилия и инициалы командируемого лица,

2) структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого лица,

3) место назначения (страна, город, организация, куда командируется работник);

4) срок командировки;

5) цель командировки и основание (служебное задание или иной документ).

Если это необходимо, указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие существенные условия направления в командировку.

Проект приказа подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.

Проект приказа согласовывается с бухгалтерией (главным бухгалтером) для определения размеров предстоящих расходов.

Кроме того, в соответствии с действующими в организации локальными нормативными актами может быть предусмотрено визирование приказа о направлении в командировку иными должностными лицами.

Приказ подписывает руководитель организации, а распоряжение может подписать уполномоченное руководителем лицо. С приказом под подпись знакомится работник.

Документ представляется на подпись в одном экземпляре. Затем делается столько копий приказов (распоряжений), сколько необходимо по схеме документооборота предприятия. Небольшая организация может оформлять приказы в одном экземпляре. Крупные предприятия обычно оформляют несколько экземпляров копий: один для руководителя (канцелярии), второй – для отдела кадров, третий – для бухгалтерии, четвертый – для структурного подразделения, в котором работают командированные лица.

Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре при направлении работника в командировку по территории РФ и в зарубежные страны с безвизовым режимом въезда. Оно является документом, удостоверяющим фактическое время пребывания в месте командировки (время прибытия в пункт (пункты) назначения и время убытия из него или из них).

Если работник в ходе выполнения служебного задания должен посетить несколько пунктов назначения, то в каждом из них следует сделать в командировочном удостоверении отметку о прибытии и убытии. Отметки заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью, которая обычно используется в хозяйственной деятельности организацией для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.

Командировочное удостоверение является важным документом для последующего подтверждения обоснованности произведенных предприятием расходов, а для работника – подтверждением права на получение возмещения произведенных расходов. Правильность оформления данного документа - гарантия избежания споров с контролирующими органами.

Личные данные работника и пункт назначения, указанные в удостоверении, должны совпадать с данными проездных документов. Наименование предприятия, указанное на лицевой стороне удостоверения, должно совпадать с наименованием предприятия в графе отметок принимающей стороны на обратной стороне удостоверения.

Если обязательные реквизиты не заполнены, а также отсутствуют печати и подписи уполномоченных лиц, удостоверение может быть признано недействительным и приведет к спору с налоговым инспектором при выплате суточных работнику.

Командированному работнику перед отъездом в командировку должен быть выдан аванс на оплату командировочных расходов. Денежный аванс выдается в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных, исходя их норм, установленных законодательно либо в организации.