Где найти недостающее время и нестандартные решения

Еще большая опасность заключается в подмене аргументов чувствами – резкими, бестактными высказываниями одних участников в адрес других. Председательствующий обязан самым решительным образом пресекать это. Если же тем не менее выступающему удалось больно задеть оппонента, то председательствующему, заинтересованному в активном участии «пострадавшего» в дальнейшем обсуждении, целесообразно поднять его статус с помощью уважительного обращения к нему и поддержки.

Расположение участников. Установлено, что при прочих равных условиях чаще вступают в конфликт люди, находящиеся напротив друг друга, и значительно реже – сидящие рядом. Председательствующий, зная о возможном возникновении противоречий между некоторыми приглашенными, может, не привлекая к этому внимания, повлиять на рассадку участников так, чтобы она не помешала конструктивной работе.

Деловой характер выступлений. К сожалению, не многие умеют сжато и ясно излагать свои мысли. Для этого необходимо тщательно готовиться к выступлению: на основе систематизации и анализа материала отделить главное от второстепенного, найти причины, вывести следствия и, как результат, предложить конкретные меры либо аргументированное решение.

Нередки ситуации, когда докладчики, выступая почти без подготовки, тратят первые минуты на произнесение слов, не несущих никакой смысловой нагрузки, а когда они доходят до главного, интерес слушателей угасает, да и время выступления подходит к концу. Поэтому задача председательствующего – не только следить за соблюдением регламента, но и помочь выступающим более эффективно использовать предоставленное им время.

Регламент выступлений. Одна из задач председательствующего – не позволять нарушать регламент выступлений. В целях противодействия злоупотреблению вниманием слушателей издавна применялись специальные приемы. Например, в Древней Греции ораторов учили произносить речи стоя на одной ноге, и им приходилось быть лаконичными.

В помощь докладчику удобно поставить песочные часы, рассчитанные на три, пять или десять минут – в зависимости от принятого регламента выступлений.

Курение на совещаниях. Перекуры в ходе совещаний затягивают их проведение. Например, когда в Польше ввели запрет на курение во время собраний, их продолжительность сократилась на 40 %. Стоит задуматься, не правда ли?

Обязательны ли доклады на совещаниях? Доклад по обсуждаемому вопросу нужен далеко не всегда. Во многих случаях достаточно заблаговременно раздать участникам распечатанные материалы, содержащие необходимую информацию и проекты решений. Такой порядок выгодно отличается от зачитывания скучных докладов, многие из которых подобны хорошему снотворному.

Протоколы. Не тратьте время на оформление, размножение и рассылку протоколов совещаний. О принятых решениях и сроках их исполнения можно известить всех заинтересованных по электронной почте.

Анкетирование участников совещания. Если вы хотите узнать мнение участников совещания об эффективности данного мероприятия, попросите их заполнить анкету, содержащую следующие вопросы:

• Было ли совещание необходимо?

• Имело ли оно четкие цели?

• Были ли эти цели достигнуты?

• Насколько эффективно использовано время?

• Правильно ли были выбраны время и место проведения совещания?

• Насколько вопросы повестки дня были актуальны?

• Давала ли повестка достаточно четкое представление о тематике совещания?

• Достаточно ли было отведено времени на обсуждение вопросов? Было ли его слишком много?

• Соблюдался ли намеченный порядок ведения совещания?

• Присутствовали ли все нужные люди?

• Не было ли лишних приглашенных?

• Было ли заранее распространено достаточное количество справочных материалов?

• Все ли имели возможность выступить так, как им хотелось?

• Носило ли обсуждение деловой характер?

• Все ли возражения были учтены надлежащим образом?

• Удовлетворены ли вы ходом совещания?

• Насколько четко составлен протокол? Не содержит ли он лишних деталей?

• Внесены ли в протокол перечень мероприятий и поручений, сроки их исполнения и ответственные лица?

• Как вы оцениваете работу председателя, а также организатора (если это не одно и то же лицо)?

Искореняем опоздания

Опаздывающий на встречу отнимает время у своих партнеров. Опаздывающий на совещание сбивает его темп. Поэтому опоздание является серьезным нарушением деловой этики. За этим усматривается неуважение к людям. Те, для кого характерна эта пагубная привычка, имеют много вызванных ею неприятностей. Ведь у окружающих возникает мысль: а стоит ли вообще иметь дело с неорганизованным человеком, который даже прийти вовремя не может?

Как правило, опаздывают одни и те же люди, хотя они находятся в равных условиях с остальными. То есть неорганизованность зависит не от обстоятельств, на которые ссылаются опоздавшие, а прежде всего от них самих.