Getting Things Done

Некоторые организации пытаются продвинуть идею «отеля» – то есть организовать рабочее пространство так, чтобы у сотрудников были мобильные рабочие места, и они могли включаться в работу в любом месте здания организации и работать оттуда. Лично я сомневаюсь в практическом успехе этой идеи. Один мой знакомый, участвовавший в организации «офиса будущего» в Вашингтоне, для правительства США, жаловался, что идея «отеля» с треском провалилась из-за фактора собственичества – люди хотели иметь свои собственные документы и материалы. Я полагаю, что у этого провала более глубокие причины: на подсознательном уровне у нас не должно быть никакого неприятия к использованию таких систем. Постоянная необходимость перебирать нашу корзинку, нашу систему хранения и изменять наш образ обработки и организации материалов может вызвать только непрерывные отвлечения.

Наличие собственного рабочего места критично. Вам придется пользоваться своей системой, а не только размышлять о ней.

Вы можете работать удаленно где угодно, если у вас есть чистая, компактная система и вы знаете, как обрабатывать материалы быстро. Но вам все-таки нужна домашняя база, хорошо оснащенная набором инструментов и должным пространством для всех сопутствующих материалов, которые понадобятся вам, когда вы приземлитесь. Большинству людей, с которыми я работаю, нужны хотя бы 4 ящика для их материалов общей направленности и сопутствующих проекту документов – довольно сложно представить, что все это когда-нибудь вообще будет мобильным.

Сбор инструментов, которые вам понадобятся

Если вам поручено полное ведение проекта, для начала вам понадобятся некоторые основные инструменты и оборудование. По пути вам придется привыкать использовать новые инструменты, дающие богатые возможности, наряду с уже привычными вам.

Замечу, что нужные вещи не обязательно самые дорогие. Бывает, что чем более «исполнительным» кажется предмет, тем более функционально бездарным он оказывается на проверку.

Основные инструменты обработки

Предположим, вы начинаете с нуля. Помимо стола вам понадобятся:

§ лотки для бумаг (хотя бы штуки три)

§ пачка бумаг формата А5

§ ручка или карандаш

§ желтые клейкие листки

§ скрепки

§ прищепки для больших пачек бумаги

§ стэплер

§ скотч

§ ластик

§ аппарат для наклеивания этикеток

§ папки для бумаг

§ ежедневник

§ мусорная корзина

Лотки для бумаг

Вам понадобится один лоток для прибывающих документов; ещё один – для документов, которые вы уже подготовили; и ещё парочка – для материалов и документов непосредственно относящихся к текущему проекту или текущих материалов. Самые удобные лотки – те, в которые можно укладывать бумаги стопкой; на таких лотках не должно быть выступающих краев или кантов, которые мешали бы вам вытаскивать листки по одному.

Простая бумага

Хотите верьте, хотите нет, но записывать каждую идею на отдельный лист действительно очень полезно. Большинство людей предпочитают делать записи в ежедневнике или блокноте, и только малая часть используют систему записи «по одной мысли на лист». В любом случае наличие большого количества чистых листов небольшого формата (например, А5) необходимо для удобства фиксации внезапно приходящих неожиданнх идей.

Ежеминутный сбор, организация, обработка и обдумывание довольно напрягают – позаботьтесь об инструментах, максимально облегчающих работу.

Клейкие листочки, скрепки, стэплеры и пр.

Клейкие листочки, скрепки, стэплер, скотч и стёрки могут пригодиться в рутинной работе над документами и при их сортировке. Мы ещё не закончили работать с бумагами, (если вы заметили), и нехитрые канцелярские принадлежности могут быть очень кстати.

Аппарат для наклеивания этикеток

Быть может, вы никогда не задумывались над этим, но этикетки в нашей работе критичны. Тысячи профессионалов и фри-лансеров, с которыми я работал, сейчас завели себе свои собственные этикетки, и мои рабочие архивы полны комментариев типа «Невероятно – а я и не верил, какая будет разница!» «Наклеиватель этикеток» можно использовать, чтобы «обэтикетить» ваши папки с документами, подшивки бумаг и множество других вещей.

Лично я рекомендую «нашлепыватели этикеток» фирмы Brother, они самые удобные в использовании. Купите самый недорогой, из тех который можно поставить на стол. К нему купите и набок этикеточных лент.

Можно делать надписи для этикеток, используя специализированное программное обеспечение и принтер, но я советую подписывать их вручную.