Модули, содержащие рентгеновские аппараты и вспомогательные системы, начали прибывать в начале октября 1989 года, а окончательное размещение оборудования состоялось 16 ноября. К началу января 1990 года монтаж и тестирование продвинулись настолько, что запуск КаргоСкана был признан безопасным. Группа специалистов по радиационной безопасности была направлена в Воткинск для проведения обследования, которое было завершено к 13 января 1990 года. На тот момент американская сторона сочла, что КаргоСкан достиг эксплуатационной готовности.
Была, однако, одна серьезная проблема — Советы считали, что установленная система не соответствовала спецификациям, изложенным в меморандуме о соглашении (МОС). Советский Союз посчитал, что площадь сканирования, предложенная инспекторами, превышала площадь, установленную в соответствии с МОС, и что ширина облучаемой области была больше, чем в МОС. Наконец, Советы отметили, что не существует способа удаления любого сделанного изображения, которое превышало спецификации, установленные Министерством обороны. И поэтому они не могут разрешить эксплуатацию КаргоСкана, пока эта процедура не будет доступна и согласована.
Советские и американские дипломаты, которые вели переговоры по МОС в декабре 1988 года, провели следующие 10 месяцев в Женеве, обсуждая чрезвычайно сложные вопросы, связанные с установкой и эксплуатацией КаргоСкана. Затем они сочли задачу слишком сложной и передали этот вопрос персоналу Воткинского завода и инспекторам OSIA, которые были уполномочены согласовывать частные процедуры для решения множества вопросов. Это означало, что персонал, которому первоначально было поручено выполнять лишь поверхностные задачи по техническому обслуживанию и базовой эксплуатации КаргоСкана в Воткинске, теперь отвечал за решение чрезвычайно сложных технических проблем, которые не были предусмотрены при подписании МОС.
В Воткинске были две категории инспекторов. Договор о РСМД позволял 30 инспекторам находиться на месте постоянно. OSIA отвечало за назначение пяти офицеров на эти вакансии, которые выполняли функции командиров объекта и его заместителей. Офицером OSIA, который хорошо знал, не только как работает КаргоСкан, но и технические детали и характеристики эксплуатации устройства в соответствии с договором о РСМД, был первый лейтенант Джон Сарториус. Джон неохотно взял на себя эту ответственность. Его предшественник, который должен был быть техническим руководителем и участвовать в технических обсуждениях, проводимых в Женеве, оказался не в состоянии выполнять эту задачу. Это побудило руководство OSIA назначить Джона, который, как обычно, превзошел все ожидания.
Другой категорией были гражданские служащие, нанятые компанией технического обслуживания Hughes[15]
(HTSC) для обеспечения присутствия на месте 25 сотрудников, обслуживающих VPMF. Техническим руководителем HTSC на КаргоСкане был молодой инженер Сэм Израэлит, названный в должностной инструкции: «руководитель строительства». Сэм отлично работал в ходе монтажа КаргоСкана и был хорошо знаком с каждым аспектом системы, что делало его незаменимым специалистом для разрешения советских опасений. Ему помогал другой сотрудник компании Джим Люшер, кто не имел себе равных в знании технических особенностей КаргоСкана.Сэм и Джон при поддержке Джима Люшера быстро стали мозговым центром, к которому обратились OSIA и HTSC вместе со своими советскими коллегами по разработке местных операционных процедур КаргоСкана. Во многом благодаря их усилиям КаргоСкан был признан готовым к эксплуатации к середине января 1990 года. Но возражения советской стороны помешали этому произойти.
Как и все остальные, Сэм и Джон находились под сильным политическим давлением, чтобы аппарат скорее заработал. Письмо сенатора Хэлмза от 12 января 1990 года тяжело сказалось на нас всех. Сэм и Джон полагали, что Советы были правы в своих претензиях, но инструкции их главного офиса OSIA предписывали, что нужно отмахнуться от советских опасений и вместо этого создать систему «местных договоренностей» и «временных процедур». Они бы создавали иллюзию, что США официально понимают опасения Советов, но на самом деле не решали обозначенные проблемы.
Это почти сработало. Направляемая Сэмом и Джоном экспедиционная группа во главе с начальником объекта, подполковником ВВС Марком Дьюсом постоянно встречалась со своими советскими коллегами, представляя проекты безопасной работы КаргоСкана, предлагая подробные технические обоснования для сохранения параметров, установленных США. Подчиняясь строгим инструкциям из штаб-квартиры OSIA, Марк настаивал, чтобы Советы согласовали общий график, чтобы понять порядок проведения осмотров, потому что уже в феврале 1990 года США намеревались просканировать первую ракету, которая покинет завод.