Читаем Горшочек, не вари! Как обуздать бесконечный поток писем и задач полностью

Продвинутым пользователям стоит научиться создавать макросы. Макрос – это последовательность шагов (команд, горячих клавиш, щелчков мыши), которые пользователи могут один раз запрограммировать в компьютере и впоследствии запускать единственной командой. Допустим, что кто-то дает вам текстовый файл и просит «очистить данные» – удалить вторую запятую в каждой строке. Один вариант решения – сделать это вручную: дважды забить в поиск запятую, удалить вторую, перейти к следующей строчке. Двойной поиск, удаление, следующая строчка и т. д. Но если в файле тысячи строчек, это невозможно. А вот с помощью макроса можно свести все эти шаги к простой команде, так что процесс будет выполнен после нажатия одного сочетания клавиш.

В некоторых приложениях – например, FileMaker или Excel, имеется встроенный макрос или скриптовая утилита для использования в файлах этих приложений. Есть и программные инструменты наподобие Keyboard Maestro (для OSX), которые могут запустить макрос в любом приложении. Без макросов пользователи бессильны перед повторяющимися задачами, которые могут встретиться на их пути; с ними же им никогда не придется заниматься повторяющейся монотонной работой.

<p>Доступ одним нажатием</p>

Многие пользователи постоянно используют мышь, чтобы запустить приложения или перейти между ними. Например, чтобы запустить Microsoft Word, что мы делаем ежедневно, многие пользователи Windows берут мышь, нажимают кнопку Start («Пуск»), а потом иконку Word. Для перехода из Word в почтовый клиент они тоже берут мышь и ищут соответствующую иконку на панели задач (среди множества иконок других приложений, а также папок и файлов, которые расположены в том же секторе экрана.) Это огромная трата сил и энергии.

Проблему решит доступ одним нажатием – еще один вариант применения клавиатуры вместо мыши для увеличения производительности. Те, кто владеет цифровой грамотностью, должны знать, как одним нажатием открыть чаще всего используемые приложения, папки и файлы.

Настроить клавиши или их сочетания легко с помощью такого инструмента, как Keyboard Maestro. Дальше останется только не забывать учиться и пользоваться этими клавишами вместо мыши. На своем компьютере я задал следующие клавиши для открытия самых популярных приложений:

• F7: браузер (Safari или Firefox);

• F8: почтовый клиент (Apple Mail);

• F9: текстовый редактор (TextWrangler);

• F10: календарь (BusyCal или iCal).

Функциональные клавиши в верхней части клавиатуры – хороший вариант для вызова приложений в системе, потому что обычно они редко используются сами по себе[48]. Пользователи должны иметь возможность доступа одним нажатием и к тем файлам и папкам, которые часто используют.

• Файлы: Keyboard Maestro позволяет назначить сочетание клавиш для открытия нужного файла. Это можно сделать для одного-двух файлов, к которым вы обращаетесь чаще всего.

• Папки: программа для Mac под названием Default Folder X (доступна на сайте defaultfolder.com) позволяет пользователям одним сочетанием клавиш перейти к любой папке в файловой системе. Например, чтобы открыть свою корневую папку, я просто ввожу command-1. Это сочетание работает, и когда я выхожу на рабочий стол (всплывает окно папки), и когда я работаю в приложении и должен перейти в папку, чтобы сохранить или открыть файл. Default Folder X сэкономила мне бесчисленное множество часов, которые я должен был провести, переходя по всей файловой системе в поисках чаще всего используемых файлов.

Доступ одним нажатием обеспечивает быстроту и простоту перевода текста в другие приложения. Допустим, я увидел на веб-странице текст, который хочу перенести в новый текстовый файл. Выбрав текст (это единственное действие, для которого может понадобиться мышь, хотя весь текст проще выделить с помощью сочетания command-A), я ввожу четыре команды:

• command-C – скопировать текст;

• F9 – открыть текстовый редактор;

• command-N – создать новый файл;

• command-V – вставить текст.

Благодаря доступу одним нажатием выполнить такую задачу можно чуть ли не моментально. Конечно, нужна практика, но возможность ввести такую последовательность команд – существенное улучшение по сравнению с необходимостью водить мышкой по экрану, выбирать и щелкать по нужным пунктам меню.

Вот как можно работать с битами со скоростью мысли; мысленно я вижу, как биты перетекают с веб-страницы в новый текстовый файл, и так и происходит. Важно понимать, что я в течение этого процесса работаю непосредственно с битами, а не с приложениями. Я сосредоточен на битах и их перемещении или изменении, а все остальное – это просто слепое пятно: приложения открываются, быстро исполняют какую-то свою функцию и потом уходят на задний план. В центре внимания все время находятся биты.

Перейти на страницу:

Похожие книги

Кадровый документооборот
Кадровый документооборот

Цель этого практического пособия – облегчить и упростить труд работников кадровых служб, дать специалистам исчерпывающие ответы на любые вопросы, возникающие при работе с персоналом, показать многочисленные нюансы, которые помогут избежать ошибок при ведении кадрового делопроизводства.Воспользовавшись примерами из книги, вы сможете быстро составить любой документ, связанный с приемом, перемещением или выбытием работников, их выездом в командировки и обучением, грамотно оформить табели и зарплатные ведомости, отпуска и компенсации.В удобной и доступной форме в издании изложены все ключевые вопросы организации работы кадровой службы, взаимодействия работников и работодателей, хранения и уничтожения документов.

Виталий Викторович Семенихин

Экономика / Делопроизводство / Финансы и бизнес
Современные требования к кадровой службе (отделу)
Современные требования к кадровой службе (отделу)

Неправильное построение и нерациональная работа кадровых служб (отделов) приводят к некачественному использованию человеческих ресурсов в организации, к снижению производительности труда и, как результат, к потере прибыли.Автор данной книги поможет правильно сформировать кадровую службу (отдел), раскроет ее полномочия и функциональные обязанности.Также в книге представлены современные требования к кадровому делопроизводству, установлены внутренние и внешние взаимодействия кадровой службы (отдела).Одна из глав посвящена компьютеризации кадровой службы (отдела), в ней представлено разнообразие программного обеспечения работы кадров.В книге даются образцы документов, необходимых для работы кадровой службы (отдела).

Наталья Геннадьевна Пономарева , Наталья Г. Пономарева

Экономика / Делопроизводство / Финансы и бизнес
Деловая коммуникация в профессиональной деятельности
Деловая коммуникация в профессиональной деятельности

Учебное пособие, подготовленное доктором педагогических наук, профессором РГПУ им. А. И. Герцена Альбиной Павловной Панфиловой, выполнено на основе анализа теоретического и практического коммуникативного опыта по налаживанию эффективного делового взаимодействия, описанного в отечественной и зарубежной литературе. В книге освещается широкий спектр проблем деловой коммуникации в профессиональной деятельности: особенности делового общения в новых экономических условиях, вербальные и невербальные средства коммуникации, психотипы участников делового взаимодействия и их специфика, формы делового общения и др. Несомненный интерес для читателей представляют практические рекомендации для профессионального общения при ведении переговоров и торгов, деловых бесед и споров с оппонентами, пресс-конференций и самопрезентаций, публичных выступлений. Книга может быть полезной для студентов, изучающих вопросы деловой коммуникации, предпринимателей, банкиров, менеджеров, маркетологов, юристов, психологов, экономистов, лингвистов, социологов, специалистов по паблик рилейшнз, рекламе и купле-продаже.

Альбина Павловна Панфилова

Делопроизводство