Горшочек, не вари! Как обуздать бесконечный поток писем и задач

Для краткосрочного удобства или в силу отсутствия должных навыков многие пользователи хранят все свои письма по поводу проекта в почтовом клиенте – либо в отдельной папке, либо вообще рассыпанными кучей по папке «Входящие». Это может создать проблемы. Если почтовый клиент выйдет из строя, биты могут потеряться или оставаться некоторое время недоступными: сложнее перенести файлы, если вы захотите поменять почтовую программу. Хотя обычно существуют способы переноса писем в конкурирующие почтовые клиенты, создатели программ по очевидным причинам не хотят, чтобы это было так уж легко сделать.

Самая большая проблема при хранении писем, касающихся проекта, в почтовой программе состоит в том, что эти файлы труднее найти, поскольку все они находятся в разных местах. Почтовая программа вообще не может хранить все файлы проекта. Даже если убрать из рассмотрения возможность появления в проекте фотографий или аудиофайлов, остаются следующие весьма вероятные возможности:

• входящие письма (общение между членами команды или другими связанными с проектом людьми);

• исходящие письма (сообщения, которые пользователь пишет и адресует другим членам команды, менеджеру или клиенту);

• заметки с совещаний, которые пользователь делает в текстовом редакторе или Word и сохраняет на жесткий диск;

• заметки с совещаний, которые делают другие члены команды и рассылают по электронной почте как вложения;

• черновики отчетных документов (контракты, таблицы, презентации) и последующие их редакции;

• согласованные, одобренные и представленные версии этих документов.

Для управления этими информационными потоками большинство пользователей, увы, принимают решение, которое кажется наилучшим в краткосрочной перспективе: оставляют биты там, где те были изначально созданы. Это «организация по умолчанию» – худшая из возможных стратегий. В результате пользователи имеют дело с неконтролируемым хаосом и попадаются в сети технологических компаний, которые обещают исправить беспорядок. Посмотрим, что будет, если хранить файлы в месте их поступления или той папке, куда они попадают по умолчанию, если пользователь просто нажимает кнопку Save («Сохранить»):

• входящие письма остаются в почтовом ящике вместе со всей остальной входящей почтой, имеет она отношение к проекту или нет;

• исходящие письма остаются в папке «Отправленные» вместе со всеми остальными отправленными пользователем письмами, имеют они отношение к проекту или нет;

• заметки с совещания находятся там, куда Microsoft Word решит вдруг поместить файл, когда пользователь нажимает кнопку Save («Сохранить»), – обычно это рабочий стол или забитая папка Documents («Документы»), где уже могут находиться самые разные файлы, обычно не имеющие отношения к делу;

• отчетные документы – черновики, редакции и финальные версии – могут оказаться вообще где угодно, в зависимости от того, в какой программе они создавались; они могут храниться в качестве вложения в почтовой программе, на рабочем столе, в корневой папке Documents («Документы») или в пространстве общего доступа, которое используется командой проекта: интранете, экстранете[36] или рабочем пространстве на базе веб-приложений.

Итак, при организации по умолчанию файлы разбрасываются по множеству разных мест, так что найти нужный файл сложно и занимает много времени. Если кто-то спрашивает: «Где последняя версия того файла PowerPoint, над которым мы работали всю прошлую неделю?», то сотрудникам приходится проверять папку «Входящие», особые папки для писем по проекту, рабочие столы и интранет – и это только наиболее вероятные места хранения. Более того, возможно, придется сравнивать версии пользователей, чтобы понять, какая из них нужная. Без самодисциплины при хранении файлов документ может оказаться где угодно, под каким угодно названием и среди сколь угодно большого количества совершенно ненужных файлов.

Напротив, хранение файлов в папке проекта в файловой системе обеспечивает быстрый и простой доступ к ним. Это сродни безотказному методу никогда не терять дома ключи – всегда, едва переступив порог, класть их в одно и то же место. Если что-то должно находиться в одном конкретном месте и пользователь всегда кладет его именно туда, то вопрос о том, чтобы найти этот предмет позже, просто не стоит. Цель грамотного с точки зрения цифровой грамотности управления файлами, таким образом, состоит в том, чтобы сократить число возможных мест нахождения данного файла, а в идеале вообще хранить все файлы, имеющие отношение к проекту, в одной папке.

Учитывая различные рабочие среды и разные требования, которые накладываются на пользователя или команду проекта, цель свести все к одной папке порой недостижима. Например, в командах проекта от пользователей порой требуется хранить некоторые файлы на своем компьютере, а другие – в общем рабочем пространстве. Но даже в этом случае нужно помнить о цели – сократить количество возможных мест нахождения данного файла. Если же речь идет об индивидуальном пользователе, то идеала часто можно достичь.