Госслужба на 100%. Как все устроено

Николай Николаевич Николаюк, заместитель руководителя департамента мониторинга предпринимательских инициатив, АНО «Агентство стратегических инициатив по продвижению новых проектов»:

«Для сокращения количества совещаний очень полезно использование мессенджеров – whatsapp, viber и т. д. Ими пользуются многие госслужащие, от вице-премьеров и министров до рядовых сотрудников. Мы в рамках нашего департамента также активно пользуемся whatsapp. Например, иногда вместо совещаний создаем чаты по конкретным темам-задачам, по выполнении задачи чат удаляется. Получается удобнее и быстрее, чем почта, и позволяет общаться более эмоционально и свободно, зачастую с юмором, что не приветствуется в формате почты.

Кроме того, часто использую whatsapp, сидя на совещаниях с руководством. Очень удобно: совещание еще идет, а вы уже даете поручения (подготовка письма, уточнение информации, запрос информации…) или запрашиваете нужные материалы (сканы, номера писем, контакты кого-либо и т. д.). Для этого есть постоянный чат с самыми надежными коллегами-друзьями».

Регламент ведения заседаний Государственного Совета. Параграф 87, об обязанности председательствующего контролировать соблюдение повестки заседания выступающими, не потерял актуальности до сих пор.

«Учреждение Государственного совета», С.-Петербург, 1901.

Владислав Олегович Бармичев, заместитель директора департамента инвестиционной политики и развития частно-государственного партнерства Минэкономразвития России:

«Если я провожу совещание сам, то обязательно перед началом готовлюсь, восстанавливаю те аспекты, которые мог забыть. На совещании я должен не читать с листа, а понимать картину. Бумага нужна для деталей. Кроме того, важно понимать цель совещания и роль присутствующих. Свои совещания стараюсь проводить быстро и по существу, а в конце всегда подводить итоги. При необходимости сделаем и протокол, чтобы участники не забыли, о чем договорились.

Всегда полезны уместные шутки. Мне нравится, когда между делом люди на совещаниях смеются над хорошей шуткой. Это разряжает обстановку и делает обсуждение более легким.

Когда мы занимаемся подготовкой совещаний у руководства, то наша задача – убедиться, что все пришедшие имеют одинаковые материалы, актуальные версии документов. Важна и техническая сторона: таблички с именами участников расставлены на правильных местах; повестка и рабочие материалы распечатаны; список участников актуален».

Работа с электронной почтой

К счастью, в последние годы в государственных органах электронная почта используется все активнее. Действительно, часто электронное письмо «в рабочем порядке» оказывается более быстрым и эффективным, чем отправка официального документа по формальным каналам. Но у этого явления есть и обратная сторона: почты становится все больше, в ней все легче «утонуть».