Полномочия организаций, управляющих имущественными правами авторов, определяются уставом, а также договорами, которые заключаются как с авторами, так и с иностранными организациями, управляющими аналогичными правами. Такие организации могут выдавать лицензии на использование произведений и объектов смежных прав от имени всех авторов и правообладателей, в том числе и тех, кто не передал таких полномочий. Это привело к созданию в российских регионах неконтролируемых организаций, управляющих имущественными правами на коллективной основе. Бесконтрольная выдача лицензий от имени всех правообладателей привела в настоящее время к легализации части видео- и аудиопиратства.
Ситуация усугубляется тем, что РАО и прочие структуры подобного рода не "обслуживают" многие категории авторов. Журналистам, фотографам, кинодокументалистам в принципе некуда обратиться, чтобы хоть как-то защитить свои права.
Органами ВОИС и ЮНЕСКО подчеркивалась необходимость и важность коллективного управления как третьего пути между осуществлением исключительных прав на индивидуальной основе и принудительными лицензиями.
Испрашивание и предоставление лицензий, особенно в тех случаях, когда количество правообладателей велико, требует принятия законодательных мер, которые облегчат согласование условий лицензий, а также мер по их выполнению предпочтительно в форме коллективного управления правами. Вот что по этому поводу говорил один из виднейших специалистов в области интеллектуальной собственности Арпад Богш: "Коллективное управление авторским правом и смежными правами становится все более и более важным способом осуществления этих прав в условиях чрезвычайно быстрого развития техники. Принимая во внимание его возрастающее значение, вопросам коллективного управления должно быть уделено больше внимания как на международном, так и на национальном уровне. Необходимо выработать гарантии, которые применялись бы в целях правильного функционирования систем коллективного управления и дали бы уверенность в том, что эти системы не приведут к замаскированным принудительным лицензиям или к необоснованной коллективизации прав".
Техническое развитие привело к такому размеру копирования в личных целях (особенно в результате развития репрографии (ксерокопирования), аудиои видеотехники, цифровых сетей (Интернета) и т.п.), который стал наносить ущерб законным интересам правообладателей. С экономической точки зрения копирование в личных целях все в большей степени конкурирует с нормальным использованием произведений. Ущерб может быть смягчен посредством введения законодательных положений, обязывающих выплачивать справедливое вознаграждение за такое использование. Право сбора вознаграждения такого рода может эффективно осуществляться через организации по коллективному управлению.
Запись произведения в память ЭВМ является его воспроизведением. Согласно Бернской конвенции право на воспроизведение является исключительным правом, которое не может быть ограничено (ни возможностью свободного использования, ни принудительной лицензией) за исключением случаев, которые определяются самой конвенцией. Проблема состоит в том, каким образом могут быть применены эти положения.
Наиболее прогрессивная с точки зрения минимизации затрат структура создание обществ не по отдельным категориям прав или правообладателей, а их "привязка" к отдельным категориям пользователей: при такой структуре каждый пользователь контактирует только с одним обществом.
Авторское общество играет существенную роль в сборе авторских гонораров и распределении собранных сумм среди владельцев авторских прав после отчисления средств, необходимых для покрытия расходов, то есть без возможности получения прибыли.
Без помощи авторского общества автор не может отслеживать все случаи использования его произведений даже в своей стране, не говоря уже об использовании в других странах. Поэтому для авторов очень важно создать национальное общество, обеспечивающее защиту вверенных ему интересов.
Это особенно справедливо в связи с тем, что национальное общество обеспечит не только распоряжение своим собственным национальным репертуаром и его охрану, но сделает это и для иностранных репертуаров, поскольку контракты о взаимном представительстве будут заключены с обществами других стран. На основе взаимности его собственный репертуар будет в распоряжении и под охраной в каждой из зарубежных стран, благодаря национальному обществу, с которым вышеупомянутый контракт о взаимном представительстве был заключен.