Интернет на 100%. Подробный самоучитель: от «чайника» – до профессионала

При создании почтового сообщения обязательно нужно заполнить поле . Во-первых, это проявление вежливости по отношению к получателю делового письма, во-вторых – повышает вероятность того, что письмо не будет отсеяно как спам или как носитель вируса. Кроме этого, если получателю приходится работать с большими объемами электронной корреспонденции, то значение поля позволит быстрее распознать данное письмо среди остальных почтовых сообщений.

При заполнении поля нужно принимать во внимание электронный адрес получателя. Если этот адрес принадлежит конкретному человеку, то в поле достаточно краткого изложения сути вопроса. Однако в некоторых фирмах не принято регистрировать почтовый ящик на каждого сотрудника, и для всех сотрудников используется один корпоративный почтовый ящик. В этом случае в поле следует указать также фамилию и инициалы сотрудника, которому адресуется деловое письмо.

Если деловое письмо отправляется иностранным партнерам, то, согласно деловому этикету, оно должно быть составлено на языке страны получателя либо на английском языке (так как английский язык является языком международных переговоров). При этом во вложенном файле рекомендуется отправить оригинал письма на языке страны отправителя (если отправитель россиянин – то на русском языке) – это позволит избежать неясностей, которые могут возникнуть при проявлении тех либо иных языковых нюансов.

При создании ответного сообщения рекомендуется процитировать исходное письмо, а если оно слишком большое либо это невозможно по другим причинам – то хотя бы его заголовок.

И еще один важный момент: в деловых письмах не допускается использование постскриптумов. Электронное почтовое сообщение – не бумажное письмо, и в него всегда можно внести требуемые изменения и дополнения.

Работа с электронной корреспонденцией на почтовом сервере

В данном разделе мы узнаем, как ведется работа с электронной корреспонденцией на почтовом сервере, с использованием специально предназначенного интерфейса. Для примера возьмем один из самых популярных ресурсов – www.yandex.ru. При этом будем считать, что электронный почтовый ящик уже имеется (как мы только что отмечали, завести его никакой сложности не представляет).

Чтобы войти в свой электронный ящик, нужно на главной странице ресурса в соответствующих полях ввести логин и пароль (рис. 5.1).

Ввод логина и пароля для входа в почтовый ящик

После ввода учетных данных и нажатия кнопки на экране отобразится интерфейс почтового ящика, изображенный на рис. 5.2.

Интерфейс почтового ящика на www.yandex.ru

Так выглядит почтовый интерфейс, который предлагается по умолчанию. Как показывает практика, он вполне устраивает большинство начинающих пользователей. Однако вы всегда можете изменить настройки электронной почты по своему усмотрению – для перехода в соответствующий режим используйте ссылку , которая находится справа вверху интерфейса рядом со ссылками и . Кстати, ссылка предназначена для вызова справочной информации: если у вас возникли какие-то затруднения при работе с электронной почтой, щелкайте на этой ссылке мышью и ищите ответ на появившийся у вас вопрос.

В левой части интерфейса отображается перечень папок, предназначенных для хранения электронной корреспонденции. По умолчанию предлагается следующий набор папок.

• . Эта папка предназначена для поступающих в почтовый ящик электронных писем. Иначе говоря, если вы ждете от кого-то письмо – ищите его в папке .

• . В этой папке сохраняются все отправленные вами электронные письма. Отметим, что вы можете отключить в настройках почтового ящика эту возможность – тогда письма будут удаляться сразу после отправки.

• . Все письма, которые удаляет пользователь, попадают в папку . Окончательное удаление писем производится именно из этой папки. Такой механизм реализован для того, чтобы предотвратить случайное удаление важных писем.

• . В данную папку поступают письма, которые почтовый сервер распознает как спам. О том, что представляет собой спам, мы говорили ранее.

• . В данную папку помещаются черновые копии почтовых сообщений. Например, если вы пишете письмо не за один раз, а за несколько, то сохранять написанный текст можно в папке . Также вы можете настроить автоматическое сохранение писем в эту папку, что полезно в случаях, когда написание сообщения требует много времени. В этом случае через определенные промежутки времени оно будет автоматически сохраняться в папку , что позволит впоследствии восстановить введенный текст в случае утери письма при аппаратных или программных сбоях.

В верхней части интерфейса почтового ящика содержатся ссылки: , , , , , и .