Искусство бесстрессовой продуктивности

Для того чтобы вы могли возвращаться к пустой корзинке, надо держать все систему управления действиями в порядке. Слишком много материалов скапливаются в корзинке только потому, что не организована система его перемещения дальше по нашей пятизвенной цепочке. Часто гораздо проще оставить дела в корзинке, если наверняка знаешь, что ничего с ними прямо сейчас сделать все равно не можешь. Сбор в корзинку, особенно это касается лотков для бумаг и электронной почты, это, пожалуй, лучшее, что многие люди вообще могут сделать в целях организации рабочего процесса — они, по крайней мере, знают, что где-то нужный им материал есть. К сожаленью, это удобное положение становится весьма шатко, как только объем дел выходит из-под контроля или список пришедших писем не умещается на одной станице.

Когда вы изучите вторую фазу и узнаете, как обрабатывать неоконченные дела быстро и легко, «корзинка» вновь начнет выполнять свои традиционные обязанности. Давайте перейдем к тому, как все-таки опустошать «корзинки» и почтовые ящики, минуя необходимость выполнять работу прямо сейчас.

Обработка

Освоение пошагового метода мышления, необходимого для того, чтобы опустошать «корзинку» является, возможно, критичным моментом во всей работе по повышению продуктивности. Так, по крайней мере было почти со всеми, с кем мне доводилось работать.

Когда глава крупного отдела гигантской корпорации завершила с моей помощью обработку всех своих дел, она откинулась в кресле и сказала, что, несмотря на то, что она и раньше могла позволить себе расслабиться по поводу встреч и совещаний, полагаясь на свой ежедневник, она никогда не чувствовала такого же облегчения по поводу основной массы своих обязанностей и дел, которые мы с ней вместе только что прояснили. Конкретные действия и информация, о которой ей следовало напоминать, теперь были рассортированы в четкую и надежную систему.

Что вам следует знать о каждом из сообщений в голосовой почте, о каждом электронном письме, заметке или только что родившейся идее? Этот компонент управления действиями составляет основу вашей самоорганизации. Многие люди, пытаясь наладить самоорганизацию, делают серьезную ошибку, пытаясь обработать неоконченные дела. Вы не можете организовать информацию, приходящую из вне, вы можете только собрать и обработать её. Вместо этого, вы организуете действия, которые следует предпринять, основываясь на принятых решениях. Суть обеих фаз — обработки и организации — отражена в центральном столбце модели дерева принятия решений, показанной ниже.

В следующих главах я расскажу вам о каждой составляющей процесса. А теперь я предлагаю вам выбрать «to-do» - список или стопку бумаг из вашей «корзинки» и, просмотрев их все, выбрать несколько и обработать их.

Что это?

Это вовсе не глупый вопрос. Мы говорили про «разное». И мы говорили о лотках для сбора информации. Но мы ещё не обсуждали, что же это «разное» из себя представляет, и что с ним делать. Например, многие из бумаг, которые так и норовят выбиться из нашей системы организации, представляют собой бесформенные образования, которые мы получаем от правительства или от нашей компании — надо ли с ними что-то делать? Как, например, насчет электронного письма от социальной службы, уведомляющего нас о том, что бла-бла-бла теперь находится в ведомости бла-бла-бла?.

Я раскопал кипы заметок и записок на столе и в ящиках рабочего стола, которые были отправлены туда только потому, что в свое время клиент не потратил несколько секунд на то, чтобы определить для себя, что тот или иной документ из себя представляет.

Можно ли с этим работать?.

На этот вопрос существует два альтернативных ответа: ДА и НЕТ. Если вы отвечаете НЕТ, то никаких действий не требуется. Тогда есть три варианта.

1. Это никому не нужный мусор.

2. Сейчас делать ничего не надо, но через некоторое время, возможно, придется. (Отложим это).

3. Это может оказаться полезным, возможно это понадобится через некоторое время. (Справочная информация).

Этими тремя вариантами тоже, в общем-то, можно управлять, и мы вернемся к ним в следующих главах. А сейчас вам понадобится ваша мусорная корзина и кнопка «удалить», отдельный файл, чтобы записать «отложенное» и хорошая система для справочной информации.

То, с чем можно работать. Это материал находится в группе «ДА», это материал, с которым можно работать. Типичные его пример — это, например, ответы на электронные письма, участие в проекте корпоративного сервиса, встреча тет-а-тет с вице-президентом компании по поводу нового проекта.

По каждому пункту, с которым можно работать надо определить две вещи.

1. Какого вы желаете добиться результата?.

2. Какое действие необходимо предпринять в первую очередь?.

Если материал относится к проекту… вам надо выписать ожидаемые результаты в единый список. Он будет вам напоминать о «дыре». Еженедельный просмотр листа будет напоминать об этой позиции, как о незавершенной. Она будет оставаться актуальной в вашем списке до тех пор, пока на нее можно будет навесить ярлык «выполнено» или «отменено».