Искусство бесстрессовой продуктивности

Активизация «Движущихся частей». Можно сказать, что проект распланирован как следует, если определены следующие конкретные действия по всем фронтам, по которым вообще можно что-то сделать, не дожидаясь выполнения других составляющих. Если проект состоит из множества подпроектов, то к каждой его части следует подойти с вопросом: «Может ли кто-нибудь начать что-нибудь делать по этой части прямо сейчас?» Например, вы могли бы инструктировать выступающих на конференции, а ваш помощник в то же время подыскивал для этой конференции подходящее помещение. В некоторых случаях прямо сейчас можно решить только одну задачу, а все остальные составляющие проекта будут зависеть от её результатов. Тогда конечно, можно принять решение по поводу только одного следующего конкретного действия, а уж оно-то подтолкнет и остальные части проекта.

Что ещё планировать? Что делать, если вы чувствуете, что после того, как вы запланировали следующие конкретные действия, надо планировать что-то ещё? Переходите к следующему шагу — планирование это тоже процесс. Какой следующий шаг в деле планирования? Набрасывать ещё идеи. Написать Марии и Шону, чтобы они получили необходимые им материалы. Поручить помощнику устроить планерку с командой, производящей данный конкретный продукт.

Для установления стабильного контроля в спокойной обстановке основным навыком является навык прояснения следующего по проекту конкретного действия.

Если следующее конкретное действие поручено кому-то другому… Даже если за следующий шаг ответственны не вы, вам все равно следует прояснить, кто этим занимается (использования «Списка делегированных дел» по назначению). Если вы работаете в команде, то каждому участнику команды не обязательно знать, кто за что ответственен на уровне конкретных шагов в каждой части проекта. Как правило, достаточно бывает назначить ответственных за каждую часть проекта и предоставить им возможность решать, кто у них будет что делать.

Такое взаимодействие способствует организационной прозрачности. Появляются разногласия и детали, которые незаметны до тех пор, пока кто-нибудь не начинает метаться в поисках реальных ресурсов для выполнения задач и не ставит всех с ног на голову. Это простой практический ход, который значительно ускоряет работу, выявляет слабые места и стимулирует.

Как много вам реально придется планировать?

Как далеко и глубоко вам реально придется продвинуться по модели планирования и с какой детализацией? Ответ прост: так далеко, чтобы выбросить проект из головы.

Главное, что не даёт вам покоя, так это сознание того, что не все следующие действия были распланированы и\или не все напоминания были проставлены. К тому же вы, возможно, не разработали детали, перспективы и решения так, чтобы впоследствии своему плану доверять. Для того, чтобы большинство многошаговых проектов перестали быть навязчивой идеей, необходим всего лишь список желаемых результатов и следующих конкретных действий. Вам нужен новый биржевой маклер? Всего то и надо, что позвонить другу, спросить рекомендации. Хотите установить дома принтер? Просмотрите в Сети модельный ряд и цены. Я утверждаю, что 80 % проектов естесcтвенны. Вы будете составлять полную модель планирования, но вы будете проделывать это в уме — достаточно просто выявить следующие действия и начать их выполнять, пока результат не будет достигнут.

Если проект так и не оставляет вас в покое, то надо планировать ещё.

Ещё 15 % проектов могут потребовать по крайней мере мозгового штурма — быть может, составить карту памяти или набросать несколько слов вWord’е. Этого будет достаточно для планирования программы встречи, вашего отпуска или подготовки публичного выступления.

Оставшиеся 5 % проектов могут потребовать основательного применения одной или более фаз модели естественного планирования. Модель обеспечивает практические рецепты для решения нерешаемых задач и эффективного продвижения по проекту.

Вам известно о необходимости большей ясности и четкости, более активных действий по каждому из ваших проектов? Если да, то использование этой модели нередко может стать ключом к эффективному развитию.

Ещё больше ясности?.

Если вы чувствуете необходимость большей ясности, начните мыслить на новом уровне. Часто люди бывают очень заняты (действие), несмотря на неразбериху с опытом и недостаток четкости направления. Тогда надо обратиться к плану или же создать его (организация). Если на уровне планирования недостаточно ясности, очевидно, надо вернуться к этапу мозгового штурма и набрать побольше идей для разработки надежного плана. Если же мозговой штурм погряз в туманных рассуждениях, следует вернуться к стадии формирования образа результата. Если желаемый результат неясен, вам следует вновь проанализировать, что вы хотите получить от этого проекта, то есть опять выявить его цели.

Больше действий?.