Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты

Если вместо чистого листа перед нами готовый набор фактов, то удобнее подниматься по дереву вверх. Берем первый факт из набора и задаем себе вопрос: «О чем говорит этот факт? Есть ли в списке еще факты, говорящие о том же? Как все их можно обобщить?»

Ваньку отчесали шпандырем и ударили по голове колодкой — стало быть, в городе его бьют. Ему «тычут в харю селедкой», насмехаются — иными словами, обижают. Ванька не может спать, не ест как следует — то есть живет в плохих условиях. Так мы постепенно формулируем «курсивные» фразы — заглавные фразы абзацев.

Когда все такие фразы готовы, мы смотрим, сколько их набралось. Если две-три, то дерево можно считать законченным. Если больше, то возникает вопрос, нельзя ли их как-то сгруппировать. Ваньку колотят, обижают и содержат в плохих условиях — все это говорит, что в городе он мучается. Ванька готов зарабатывать и заботиться — то есть он может приносить пользу. Появляется еще один, «подчеркнутый» уровень — уровень заглавных фраз ветвей дерева. И опять мы получаем готовое дерево, которое нужно только «перевести» в текст.

Деревья для убеждающих писем

Безусловно, Чехов великий писатель, но письмо Ваньки — это все-таки не образец деловой переписки. Поэтому возьмем более реальный пример и вновь попробуем убедить адресата. Вы бы хотели летать в командировки исключительно бизнес-классом? И правильно. Потому что для компании это не только не разорительно, но даже, наоборот, очень выгодно. Судите сами.

Ряды кресел в экономическом классе расположены очень близко друг к другу. Из-за этого там практически невозможно работать с ноутбуком или бумагами. Экономический класс предполагает отсутствие комфорта, поэтому сотрудники прилетают в командировку усталыми. Они не могут сразу с самолета ехать на встречу с заказчиками и контрагентами, и наша организация вынуждена оплачивать им гостиницу для отдыха. В салоне бизнес-класса между рядами кресел достаточно места, что дает возможность работать с бумагами или на ноутбуке. Кроме того, там есть возможность подключения к Интернету, а значит, можно получать необходимую для работы информацию из офиса и прямо во время полета выполнять какие-то рабочие задачи. Билет бизнес-класса дороже билета экономического класса, но зато после перелета сотруднику не потребуется отдых в гостинице и он может немедленно ехать на встречу с клиентом. Благодаря этому компания оплачивает меньше ночей в гостинице. Также за перелет бизнес-классом авиакомпании начисляют в три раза больше бонусных миль, чем за перелет экономическим классом. Дополнительные мили можно использовать для частичной оплаты стоимости проживания командированных сотрудников в гостинице или авиабилетов. Наконец, бизнес-классом летают руководители компаний — потенциальных клиентов. В полете с ними можно завязать полезные контакты.

Не впечатляет? Тогда давайте попробуем приведенные выше факты упорядочить в виде сложного дерева.