Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты

Исполнительному директору Соколовой О. П.

Уважаемая Ольга Петровна!

Сообщаю Вам, что у нас появилась возможность закрыть вакансию менеджера по закупкам и решить проблему перегруженности Ваших заместителей.

Вы неоднократно жаловались, что позиция менеджера по закупкам вакантна в нашей компании уже полгода и закупками постоянно приходится заниматься Вашим заместителям, которые из-за этого не могут качественно исполнять свои прямые обязанности.

До сих пор вакансию не удавалось закрыть, поскольку кандидаты нужной квалификации не соглашались на наше предложение по заработной плате. Однако несколько дней назад был найден достойный кандидат, которого это предложение устроило. Этот кандидат — профессионал в области закупок листового проката в России и за рубежом.

Для решения вопроса о приеме кандидата на работу Вам необходимо с ним встретиться. К сожалению, кандидат готов приехать на собеседование только в воскресенье, в 7:30 утра. Это время чрезвычайно неудобно, но никакого другого, в силу большой загруженности, кандидат предложить не может.

Убедительно прошу Вас изыскать возможность провести встречу в указанное время и, возможно, решить наконец давнюю кадровую проблему.

С уважением,

менеджер по кадрам

Зайцев Т. И.

Теперь Зайцев пишет не чтобы огорчить вас, а чтобы обрадовать. Еще бы, ведь скоро конец вашим проблемам! Конечно, вы все равно придете в воскресенье на работу к 7:30 — но не ради Зайцева, а ради себя!

Кстати, обратите внимание на третий абзац этого письма. Строго говоря, в этом абзаце две мысли: о том, что мы долго не могли найти кандидата, и о том, что наконец нашли.

До сих пор вакансию не удавалось закрыть, поскольку кандидаты нужной квалификации не соглашались на наше предложение по заработной плате.

Однако несколько дней назад был найден достойный кандидат, которого это предложение устроило. Этот кандидат — профессионал в области закупок листового проката в России и за рубежом.

Можно было выделить каждую мысль в отдельный абзац, но отдельные абзацы были бы уж слишком короткими. Поэтому мы немного нарушили правила «древовидного» оформления и объединили две мысли. В небольшом письме это, как видите, допустимо — но лучше не превращать такой подход в правило. Иначе опознать в нашем письме дерево адресату окажется не под силу.

«Гроши» и добрые дела

И наконец, разберем «тяжелый случай» — когда нам нечего реально предложить адресату. Представьте, что вы руководитель муниципального благотворительного центра «Наследие», обучающего молодежь из неблагополучных семей традиционным ремеслам. Вы решили открыть при своем центре керамическую мастерскую, и вам нужны средства на покупку печи для обжига. За этими средствами вы обращаетесь к директору местного горно-обогатительного комбината. Никаких материальных благ за его пожертвования вы, естественно, предложить не можете.

Как завлечь директора? Ну разве что воздействуя на его тщеславие, ведь он, как и все, хочет быть значительным, добрым и благородным. Попробуем это использовать.