Искусство проведения мероприятий. Беседы мастеров Бу и Шу

Директор Ле Ра отправилась в кабинет, чтобы провести серьезную беседу с сотрудником.

История 37: Правила переговорки

Как-то молодой стажер Ли Ля зашел в переговорку, чтобы прибрать там. Он застал мастера Бу медитирующим перед чистой стеной. Стараясь не мешать, стажер Ли Ля аккуратно собрал листы с гениальными идеями, оставшиеся после предыдущего брейншторма, и зачитался в немом восторге. На лице его появилась улыбка.

В этот момент мастер Бу вышел из медитации и засобирался домой. Стажер Ли Ля почтительно протянул ему черновики и спросил:

– Мастер Бу, как вашей команде удается придумывать такие прекрасные идеи?

– Все просто, мой друг. Мы пользуемся священными правилами переговорки, известными всем настоящим креативщикам.

– Какие это правила, мастер?

– Хм. Действительно. Раньше распечатка висела на стене, но после переезда никто не взял на себя труд сделать новую… Я же медитирую, представляя себе огненные буквы на стене. Смотри, Ли Ля!

Мастер Бу достал из пояса тушь и кисточку и ловко записал на листе белоснежной бумаги:

Каждый евентист, входящий в переговорку, обязуется:

• быть записанным в график посещения переговорки;

• налить себе зеленый чай заранее, а не выбегать с криком: «Ой, сейчас налью и вернусь»;

• быть в хорошем расположении духа, не зевать, не чихать, не портить другим радостное настроение кислым видом;

• выдавать одну гениальную идею за другой;

• не принижать значения идей своих коллег;

• быть одетым прилично, дабы не отвлекать коллег от созерцания чистых идей;

• не засиживаться без дела;

• выключать мобильный телефон ради живой мысли;

• тщательно убирать следы своего пребывания (кружки, крошки, бумажки);

• искренне ценить прекрасные минуты, проведенные с замечательными сотрудниками агентства Пре-Мо.

Ли Ля в восторге читал мудрые изречения, написанные прекрасным почерком мастера Бу. А сам мастер уже спешил на тренировку. Ибо, чтобы сохранять долголетие, нужно потратить годы на тренировки!

История 38: Император и капуста

Мастера Шу и Бу иногда проводили семинары и деловые завтраки. Когда таких событий становилось слишком много, мастер Бу мрачнел.

– Что огорчает тебя, мастер Бу? – спросил мастер Шу.

– Мастер Шу, с удовольствием поделюсь с тобой опасениями.

Конечно, все знают историю римского императора Диоклетиана. Будучи успешным правителем, он удалился в свое поместье в Солине и провел там последние годы. На просьбы возвратиться к власти бывший император отвечал отказом, замечая между прочим: если бы вельможи видели, какова выращенная им капуста, то не стали бы приставать с глупыми предложениями.

Это прекрасная история или исторический анекдот, который для меня показывает связь практики (быть императором) и теории (выращивать капусту).

Если вы начали выращивать капусту, это затягивает. И если вы думаете, что в любой момент вернетесь к обычной деятельности – быть императором, – то, вероятно, ошибаетесь. Это не так просто. Капуста (теория) меняет вас.

Делать мероприятия и рассказывать о них – то же самое, что быть императором и выращивать капусту. Если вы хотите оставаться императором и при этом все-таки выращивать капусту, уделяйте последнему поменьше времени, ограничивайте себя.

Конечно, капуста притягивает: она не сулит ни стресса, ни интриг, ни войн и сложных решений. Но надо помнить, что капуста – это пенсия, добровольная старость.

Шу согласился с доводами, и мастера отменили ближайший семинар, сосредоточившись на важном – на Клиентах. Как бы капуста ни манила их.

История 39: Кто такой «руководитель проекта»

Трудно поверить, но роль руководителя проекта на мероприятии – наблюдать. Он в центре событий, но он не позволяет им вовлекать себя в круговорот. Как только он вовлекается, место руководителя проекта пустеет. У проекта не остается руководителя.

Бу наблюдал за большим, многодневным проектом, который делала его команда. Молодой руководитель проекта Ри Та, не щадя себя, бросалась выполнять задачи момента – например, встретить важного подрядчика у КПП. Она в тот же час садилась в автомобиль и ехала встречать подрядчика сама. Так, конечно, удобнее.

Пока Ри Та самоотверженно сражалась с текущими задачами, место руководителя пустовало. Никто не следил за ходом проекта в целом.

Первое правило руководителя проекта-евентиста: руководитель проекта ничего не делает руками.

Вечером Ри Та так устала, что не смогла собрать всех коллег для вечерней планерки, чтобы подвести итоги дня и обсудить задачи на завтра. Тогда всех собрала более опытный руководитель – Ка Тя. Она проанализировала день, сделала выводы, распределила людей на завтра. В этот момент именно Ка Тя стала руководителем проекта.

Отсюда следует второе правило: руководитель проекта – тот, кто собирает команду, распределяет задачи и время работы команды.