Искусство проведения мероприятий. Беседы мастеров Бу и Шу

– Фотограф может пройти через все мероприятие, через все службы контроля, так как он на работе. При этом на него не обращают особого внимания ни участники, ни техники, ни организаторы. Стоит водить дружбу с такими вот незаметными профессионалами. Их взгляд на мероприятие, на работу менеджеров может сильно отличаться от вашего. Вы можете узнать от него, о чем говорят люди между собой. Ну и, кроме того, фотографы посещают много мероприятий и хотя бы поэтому могут сравнить уровень сервиса, технических решений, идей. Их опыт, багаж впечатлений очень велик. Стоит прислушаться!

– Я не подумал об этом.

– Вообще на проектах фотографируйте побольше, Ли На. Во-первых, это красиво… Во-вторых, фотографии не помешают в случае, если возникнут какие-то разногласия о количестве еды, наличии декораций, формы персонала, качества клининга и пр. В идеале технический фотоотчет должен зримо подтверждать каждую строчку в смете. Кстати, видеорегистратор на монтаже тоже не будет лишним.

Тема оказалась такой богатой, нюансов так много, что директор По Ли и менеджер Ли На просидели весь вечер за приятной беседой.

История 100: Техника не ломается, только люди

Однажды мастера Бу пригласили на тест-драйв автомобилей премиум-класса. Эти большие блестящие машины с детства были тайной страстью мастера Бу, так что он, конечно же, пошел. Тем более, увидеть организацию сложного мероприятия со стороны – удовольствие для профессионала.

«Профессиональный кайф в том, что ты действительно можешь понять, что работает, а что нет внутри проекта, какие цели ставились и чего добились. Если исходить из того, что мероприятие – проект по производству эмоций у гостя, есть повод проверить на себе, возникают ли эти эмоции», – думал Бу, направляясь в другой конец прекрасного города Мо.

Организация мероприятия была прекрасной. Все ровно и спокойно. Регистрация на тест-драйв по временному слоту. Бу выбрал 15:00 – счастливое время!

Его довезли на микроавтобусе, зарегистрировали, тут же распечатали бейдж с временем и моделью автомобиля. До тест-драйва нужно посмотреть шоу минут на двадцать. Шоу, идущие одно за другим, были очаровательны. Признаться, Бу немного увлекся и к началу тест-драйва чуточку опоздал, минут на пять-семь, не больше. Его посадили в машину и попросили пристегнуться. Бу почувствовал радость от прекрасно работающей машины мероприятия.

Вдруг в автомобиль ворвалась суровая дама с рацией и строго сообщила: начало тест-драйва уже прошло, и Бу должен уйти.

«Вообще рация у евентиста – как оружие у полицейского. Эти девайсы вселяют в человека чувство превосходства и могущества. Так что, если нет особой необходимости, лучше рации не выдавать», – подумал Бу.

Дама распалилась и произнесла довольно длинную речь, что у них строгий график, поток посетителей и время НЕЛЬЗЯ нарушать. Бу, опоздавший к началу всего на несколько минут, смиренно покинул автомобиль. Глядя на большие блестящие машины, он предался размышлениям. И вот к каким выводам пришел.

Простая и корректно работающая система регистрации и записи на тест-драйв – это очень хорошо.

Каждый человек в цепочке коммуникации с гостем может за одну минуту спустить все инвестиции в трубу. Это плохо.

Мы почти всегда говорим о технологиях, приложениях, сценариях мероприятия и графиках подготовки и очень редко говорим о том, что делать с человеческим фактором. Вот что очень важно.

На Олимпиаде в Пекине китайцы учили своих волонтеров улыбаться. При подготовке к правительственной встрече в Санкт-Петербурге мы рассказывали девушкам и юношам не про систему бонусов (хотя она была), а про то, что они фактически представляют сейчас страну и от них зависит, какими ее увидят министры ведущих стран мира.

Ключевая точка контакта для гостя на мероприятии – не автомобиль и даже не touch screen с обзором автомобиля и опросом, а… другой человек. Автомобиль не вызовет у вас раздражения, не разозлит вас. В самом плохом случае – оставит равнодушным.

В каком настроении пребывают ваши сотрудники, что их мотивирует сейчас – выполнение графика или эмоции гостя, умеют ли они улыбаться, – самый важный вопрос. Жаль, что часто на него не хватает времени.

Мы тестируем технику, делаем дабл-чек оборудования, но редко тестируем сотрудников. Редко проверяем их реакцию в крайних ситуациях конфликта или стресса. Добавим сюда усталость из-за подготовки к проекту, и вероятность «поломки» повышается многократно.

Мастер Бу выбрал слот в 15:55. «Это еще более счастливое число», – подумал он.

История 101: Правосудие Шу

Менеджер Тё Ма готовил церемонию награждения для одной общественной организации. Следовательно, бюджет был небольшим и площадку для церемонии требовалось подобрать бесплатную. Мастер Шу обзвонил нескольких знакомых и нашел подходящее место. Единственное важное условие состояло в том, что Жена Владельца Площадки самостоятельно украсит зал флористикой, так как она была цветочным мастером (флористом).