Искусство создания базы данных в Microsoft Office Access 2007

Хотя формат, используемый по умолчанию в Access для оформления таблиц, достаточно удобный и простой, при желании его можно изменить. Например, можно увеличить шрифт, изменить оформление ячеек, отменить или установить линии сетки, отрегулировать ширину столбцов и т.п. Средства форматирования таблицы доступны в Режиме таблицы на вкладке Главная в группе команд Шрифт. Если щелкнуть стрелку в правой части группы команд Шрифт, то откроется окно Формат таблицы, в котором можно установить дополнительные параметры форматирования внешнего вида таблицы.

Ширину каждого столбца можно изменить двумя способами. Первый способ: выделить столбец и в контекстном меню щелкнуть команду Ширина столбца, откроется диалоговое окно Ширина столбца, в котором следует задать значение ширины столбца. Второй способ: щелкнуть дважды на черте, разделяющей заголовки столбцов, ширина столбца установиться по ширине отображаемых в нем данных.

Дополнение и редактирование записей

Заполнение таблицы осуществляется в Режиме таблицы. При внесении записей в таблицу Access неизменно осуществляет проверку на соответствие вводимых данных типу полей и ограничениям целостности, указанным в свойствах полей и свойствах таблицы.

Для работы с записями таблицы в Access имеется несколько инструментальных средств. Так, для этих целей предназначена группа команд Записи на вкладке Главная. Для перемещения по записям таблицы служит строка Запись, расположенная внизу таблицы. Контекстное меню строки таблицы дает набор команд, позволяющих добавить новую запись, удалить или скопировать выделенную запись. Новая запись всегда вносится в конец таблицы. Копировать можно часть записи, всю запись целиком, несколько записей сразу.

Предостережение. При копировании надо не забывать об уникальности значений ключа таблицы. Об этом вам обязательно напомнит Access при попытке сохранить таблицу. Указания на некорректное добавление, обновление и удаление записей будут выдаваться всякий раз, когда возникнут нарушения параметров, установленных в схеме данных для межтабличных связей.

Подтаблицы и итоги

Если таблица участвует в межтабличных связях, то при заполнении такой таблицы можно тут же на экране отображать связанную с ней таблицу (ее называют подтаблицей).

Чтобы определить подтаблицу необходимо открыть Окно свойств исходной таблицы. Затем щелкнуть стрелку в свойстве Имя подтаблицы. Откроется список, в котором нужно выбрать имя таблицы, которая будет выступать в роли подтаблицы. В свойствах Подчиненные поля и Основные поля указать поля связи таблиц.

Можно поступить проще. Щелкнуть знак «+» в левой части любой записи исходной таблицы. Откроется диалоговое окно Вставка подтаблицы. В этом окне следует найти имя таблицы, которую надлежит выводить в качестве подтаблицы. Кроме того, будет предложено уточнить поля связи таблиц, определенные схемой данных. После этого щелчок по знаку «+» в выделенной записи исходной таблицы приведет к отображению связанных с ней записей подтаблицы, и замене знака «+» на знак «-». Щелчок по знаку «-» закроет подтаблицу.

Для работы с подтаблицами предназначены также команды, находящиеся на вкладке Главная в группе Записи. При нажатии здесь кнопки Дополнительно становятся доступны команды, указанные в табл. 1.6.

Ограничение. В Access разрешено до восьми уровней вложенности подтаблиц.

Таблица 1.6

Если в таблице есть поля, имеющие тип данных Числовой или Денежный, то для них допускается вычисление статистических функций. Для этого на вкладке Главная в группе Записи следует щелкнуть команду Итоги. В последней строке таблицы выведется строка итогов. По умолчанию всегда отображается значение функции Сумма. Однако, при необходимости для каждого столбца можно выбрать свою статистическую функцию, либо вообще отменить итог, указав Нет. Повторный щелчок по команде Итоги скроет строку итогов.

Сортировка записей

СУБД Access позволяет сортировать записи таблицы по одному или нескольким полям по возрастанию или убыванию. При этом все записи остаются на своих местах в таблице, меняется лишь порядок отображения их на экране.

Ограничение. Запрещена сортировка по полям типа Вложение и Поле объекта OLE.

Для сортировки записей по одному полю требуется выполнить следующие действия.

1. Открыть таблицу в Режиме таблицы.

2. Щелкнуть правой кнопкой мыши столбец, по которому надо отсортировать записи.

3. В контекстном меню выбрать команду, определяющую порядок сортировки. Команды сортировки зависят от типа данных, содержащихся в выделенном столбце (табл. 1.7).