Искусство создания базы данных в Microsoft Office Access 2007

• Текстовый. Произвольный набор букв, цифр и знаков пунктуации. Размер поля – память, необходимая для хранения одного значения: до 255 байт;

• Поле MEMO. Длинные текстовые фрагменты. Такой тип поддерживает тексты в формате RTF. Размер поля: до 64 Кб;

• Числовой. Числовые (целые или дробные) значения. Размер поля: 1, 2, 4, 8 или 12 байтов;

• Дата/время. Значения времени и даты. Размер поля: 8 байтов;

• Денежный. Аналогичен числовому типу. Данные этого типа не округляются во время вычислений. Размер поля: 8 байтов;

• Счетчик. Целые числа, автоматически формируемые и уникальные для каждой записи таблицы. Поле с таким типом может выступать в роли первичного ключа таблицы. Размер поля: 4 байта;

• Логический. Одно из двух значений: Истина/Ложь, Да/Нет или Вкл/Выкл;

• Поле объекта OLE. Это может быть файл с цифровой фотографией, точечным рисунком, электронная таблица или текстовый документ. Размер поля: до 1 Гб;

• Гиперссылка. Это адреса электронной почты, адреса веб-узлов. Размер поля: до 2 Кб;

• Вложения. Один или несколько файлов произвольного формата. Этот тип поддерживает больше форматов файлов, чем Поле объекта OLE. Размер поля: до 2 Гб;

• Мастер подстановок. Используется для запуска Мастера Постановок, позволяющего создавать поле, в котором в виде раскрывающегося списка отображаются значения из другой таблицы (запроса) или из постоянного списка значений. В последнем случае список хранится в текстовом виде.

После того как поле создано (указаны его имя и тип данных), требуется задать другие свойства поля. В табл.1.3 перечислены основные свойства полей и типы данных, которым присущи эти свойства.

Таблица 1.3

Свойства таблицы

Свойства таблицы отражают особенности, которые свойственны всем полям и записям таблицы. Они выводятся в Окне свойств, которое отображается в Конструкторе таблиц при нажатии команды Страница свойств. Наиболее важные свойства таблицы приведены в табл. 1.4.

Таблица 1.4

Добавление поля в режиме таблицы

Для добавления поля в существующую или новую таблицу необходимо выполнить следующие шаги.

1. Открыть таблицу в Режиме таблицы.

2. Перейти на вкладку команд Режим таблицы.

3. Выделить столбец Добавить поле (он всегда самый правый). В группе Поля и столбцы щелкнуть команду Переименовать. Курсор переместится в заголовок столбца, куда необходимо ввести имя поля.

4. В группе команд Форматирование и тип данных указать основные свойства поля: Тип данных, Формат, Обязательное, Уникальное (Индексированное поле).

Если используется база данных, состоящая из нескольких таблиц, можно поле добавить из другой таблицы. Для этого на шаге 3 следует в группе Поля и столбцы щелкнуть команду Добавить поля. Справа откроется область Список полей, в которой можно выбрать нужное поле и перетащить в таблицу. В этом случае свойства добавленного поля уже определены и их не рекомендуется изменять.

Добавление поля в режиме конструктора

Для добавления поля в существующую или новую таблицу необходимо выполнить следующие шаги.

1. Открыть таблицу в Конструкторе таблиц.

2. Перейти на вкладку Конструктор.

3. Заполнить строку бланка конструктора.

4. Заполнить область Свойства поля. Если поле ключевое, то этот факт следует учесть в свойствах поля.

Напомним, что каждая строка бланка предназначена для описания одного поля таблицы.