Искусство управления складом

Когда склад филиала предприятия находится на значительном расстоянии от торгового офиса, в структуру управления складом помимо обычных работников войдут также операторы, задействованные на складе и выписывающие накладные на отпуск заказанной продукции. Эти же операторы могут формировать в электронной учетной системе приходные документы после принятия материальных запасов.[18] На большом складе уместно присутствие заместителя начальника склада и начальников смен (старших кладовщиков).

Управление персоналом в филиалах. Обычно при управлении персоналом удаленных складов филиалов используются следующая структура. Работа склада характеризуется автономной работой, которая выражается в полной независимости структурных подразделений филиалов от отделов центрального офиса предприятия. При этом, руководитель филиала управляет всей его деятельностью. Под его контролем находится также служба логистики и начальник отдела логистики филиала, который координирует деятельность складов филиала. То есть налицо структура автономной работы склада с линейной организацией.

Каждый филиал самостоятельно организует свою деятельность, учитывая специфику местного рынка, а также работу сотрудников складов. Общая картина функционирования филиала вырисовывается на базе квартальных и годового финансовых отчетов филиала.

Главный менеджер по логистике предприятия фактически осуществляет свою деятельность только в его центральном отделении. Его командировки в филиалы представляют собой скорее консультативную, нежели контролирующую функцию. Такая структура наиболее характерна для первых лет работы предприятия после его выхода в регионы. Но иногда подобная ситуация не меняется в течение многих лет.

Оптимальный вариант подразумевает согласованную работу служб центрального отделения и подразделений филиалов. Главный менеджер по логистике предприятия отвечает за логистический компонент функционирования филиалов, включая работу их складов. Управляющие филиалов подчиняются главному менеджеру по логистике предприятия, им, в свою очередь, подчиняются начальники отделов логистики филиалов. Таким образом решаются вопросы организации работы персонала складов, составляются графики работы, оговариваются условия оплаты труда, в зависимости от ситуации на местном рынке рабочей силы и т. л.

Взаимосвязанная работа включает формирование единых стандартов для составления должностных инструкций, нормативов работы сотрудников склада и системы оплаты труда. Главный менеджер по логистике систематически выезжает в филиалы для проведения хронометражей, контроля следования единым стандартам, обсуждения с руководителями филиалов и отделов логистики филиалов способов работы с сотрудниками складов. Такой подход типичен для стабильных предприятий, давно работающих в регионах и имеющих множество филиалов. На предприятиях с мировым именем все процедуры давно отработаны, поэтому изменения вносятся минимально даже с учетом местной специфики.

Для оптимальной работы складского персонала филиала следует соблюдать несколько несложных правил:

1) составить четкие должностные инструкции, включающие определенные обязанности конкретных сотрудников и мера их ответственности;

2) разработать положения о структурных подразделениях и производственные инструкции технологических операций на складе;

3) составить грамотные инструкции по охране труда и правилах противопожарной безопасности;

4) система учета производительности труда складских работников должна включать в себя стандартные формы отчетности;

5) менеджер по логистике филиала должен осуществлять постоянный контроль работы филиала;

6) главный менеджер по логистики предприятия должен выезжать в филиалы и курировать деятельность их сотрудников;

7) у персонала должны быть мотивации для эффективной работы;

8) итоги работы должны подводиться 1–2 раза в квартал для управляющих отделами логистики филиалов и начальников складов филиалов. Каждый из них должен лично отчитываться по утвержденным формам, охватывающим эластичные показатели производительности труда;

9) должно проводиться систематическое обучение персонала.

О том, почему это именно так и как этого добиться, речь пойдет в главе 3 настоящего издания.

1.5.3. Регулирование деятельности складского персонала

Инструкции по охране труда и правила противопожарной безопасности. Инструкции по охране труда и правила противопожарной безопасности необходимы, чтобы на складе не случались чрезвычайные происшествия. ППБ 01–03 отчетливо определяет требования к инструкции о мерах пожарной безопасности.[19]

Обязанности и действия персонала при пожаре должны быть закреплены на практических занятиях. Иначе инструкции окажутся чистой формальностью. Несколько практических занятий в год способствуют поддержанию персонала в состоянии готовности. К тому же такие занятие укрепляют дисциплину, что ведет к повышению производительности труда.