Исторические информационные системы: теория и практика

• система универсального доступа к базам знаний[108];

• совокупность оцифрованных исторических источников;

• корпоративная информационная система класса ECM (Enterprise Content Management System), автоматизирующая процедуры архивного дела [Назаренко, 2001, c. 18];

• система репрезентации первичных источников.

Мы подразумеваем под электронным архивом информационную систему архива, предназначенную для долговременного хранения, управления, документирования, каталогизации и репрезентации документов и материалов в электронном формате, а также созданных на основе архивных источников баз и банков данных и других цифровых ресурсов.

Создание и развитие электронных архивов в России должны соответствовать действующему законодательству – федеральным законам от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ (с изм. и доп.) «Об архивном деле в Российской Федерации», от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ (с изм. и доп.) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», а также правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях[109]. Перспективы развития архивов должны соответствовать Ведомственной программе цифровой трансформации Федерального архивного агентства на 2021–2023 годы (утверждена приказом Росархива от 22 января 2021 г. № 9).

Часто работы по оцифровке документов, проектированию, созданию и наполнению информационных архивных систем организуются государственными учреждениями в сотрудничестве с коммерческими структурами. Одной из таких организаций является корпорация ЭЛАР («Электронный архив»)[110], которая не только оказывает услуги по переводу документов и материалов архивов и других учреждений хранения в цифровой формат, но и занимается разработкой и внедрением информационных систем. Так, при сотрудничестве Агентства по делам архивов Пермского края, Государственного архива Пермского края и корпорации ЭЛАР была создана информационная система по генеалогии «Поколения Пермского края»[111]. В ходе реализации этого проекта был разработан электронный архив документов, включающий цифровые копии 2,8 тыс. мет рических книг и ревизских сказок, в информационно-поисковую систему введено более 150 тыс. записей. Аналогичный проект был осуществлен при сотрудничестве Национального архива Республики Хакасия и корпорации ЭЛАР по сканированию и индексированию метрических книг и других исторических документов, датированных до 1917 г., а также по созданию электронного архива в виде модуля к архивной автоматизированной системе[112] (открытый доступ к нему на данный момент не предусмотрен).

Структура электронного архива может быть различной. Существует несколько подходов к формированию контента архивной информационной системы. Во-первых, это перевод структуры каталога реального архива в цифровой формат и сплошная оцифровка документов и материалов согласно ей. Такой подход был применен Государственным архивом Российской Федерации (ГАРФ)[113] при создании информационной системы фондов советской военной администрации в Германии 1945–1949 гг. (фонды СВАГ)[114]. При сотрудничестве ГАРФ с Федеральным архивом Германии (Bundesarchiv)[115] был реализован электронный архив, большая часть документов которого принадлежит к архивным фондам ГАРФ. Созданная информационная система содержит оцифрованные материалы фондов СВАГ, часть из которых имеет полнотекстовый формат. Информационная модель электронного архива реализована согласно структуре каталога фондов СВАГ, включающего указатели, описи и дела. Поисковые возможности этого электронного ресурса достаточно обширны – запросы могут быть заданы по отдельным фондам, описям или указателям либо проводиться через архивную легенду, по географическим параметрам, персоналиям или тезаурусу каталога фондов СВАГ. Достоинством системы является возможность комбинированного поиска информации (по нескольким параметрам одновременно). Другой особенностью данного электронного архива является расширенное индексирование источников, позволяющее реализовывать более точные пользовательские запросы в большом объеме информации, что значительно расширяет поисковые возможности информационной системы, повышает полноту и релевантность представляемых результатов. Электронный архив фондов СВАГ является международным проектом, в его реализации участвовали представители архивов России, Германии и США. Подход, примененный при организации этой информационной системы, трудоемкий, но довольно эффективный, поскольку позволяет сделать более доступной пользователю всю совокупность рассекреченных документов.