Избавь свою жизнь от хлама!

Приходилось ли вам когда-либо, отвечая на письмо, обнаружить, что кто-то другой уже ответил на него? Прежде чем отреагировать на послание, полученное по электронной почте, обязательно просмотрите все сообщения в соответствующей теме. Многие почтовые приложения помогают решить эту проблему, предлагая различные способы выделять и группировать письма, связанные одной темой. Это сэкономит вам время и позволит «сохранить лицо».

Используйте строку «Тема»

Помогите получателю сразу же понять, о чем пойдет речь в письме, и облегчите и ему, и себе процедуру фильтрации или выбора папки, в которую следует его отправить. Не пользуйтесь лишь одному вам понятным языком или сокращениями наподобие «обновление» (с указанием или без указания текущей даты), «регистрация» или «статус»: такие темы звучат весьма неопределенно и мало что проясняют. Старайтесь формулировать тему письма как можно более точно и лаконично: вы отправляете электронную почту, а не расставляете ловушки получателю вашего сообщения. Нет смысла утаивать содержание послания, указывая тему, из которой невозможно ничего понять. Поэтому, вместо того чтобы в ответ на запрос какого-либо файла отправлять письмо, где в строке «Тема» указано: «Ваш запрос», лучше сформулировать тему проще, но содержательнее: «В ответ на ваш запрос от 03.12.05 пересылаю прикрепленный файл Х».

Автоматизируйте отправку ответов на часто задаваемые вопросы

Вы часто получаете по электронной почте сообщения, содержащие одни и те же вопросы? Составьте стандартные ответы и упакуйте их в файлы подписи почтовой программы. Отправляя ответ, вы можете выбрать соответствующую «подпись». Составление персональных ответов в подобных случаях необязательно. Ниже приведен пример «дежурного» письма, решающего сразу две проблемы.

Благодарю Вас за запрос дополнительной информации о предстоящих семинарах. В настоящее время я составляю расписание лекций, после чего немедленно размещу его на своем сайте. Пожалуйста, ознакомьтесь с информацией на сайте www.virgoman.com. Там же публикуется информация для желающих участвовать в онлайн-семинарах и других событиях через Интернет.

Кроме того, Вы включены в список почтовой рассылки, составленный для Вашего региона. Однако это не должно беспокоить Вас: мы не собираемся разглашать Ваши персональные данные или делиться ими с другими компаниями. Я не люблю спам точно так же, как и Вы!

Еще раз спасибо за проявленный интерес к моим семинарам. Их цель – создать порядок из хаоса!

С наилучшими пожеланиями,

Эндрю Дж. Меллен,

Президент VirgoMan

www.virgoman.com

После отправки ответа на часто задаваемый вопрос (а в более широком смысле – на любое сообщение электронной почты, не имеющее отношения к текущей корреспонденции по какому-либо проекту, сопровождающемуся бумажной или электронной перепиской), исходное сообщение можно удалить, поскольку хранить его больше нет смысла.

Объявите предпочтительные способы коммуникации

Дайте людям знать (посредством своего веб-сайта, подписи в письме или иным способом), как и когда вы хотели бы контактировать с ними. Если вы предпочитаете обмен текстовыми сообщениями, а не электронной почтой, сообщите об этом. А если вы не будете торопиться отвечать своему корреспонденту, который станет пользоваться нежелательным для вас способом связи, то рано или поздно он поймет, что с вами нужно общаться именно так, как предпочитаете вы.

Как можно реже пользуйтесь электронной почтой

Активно ищите способы общения, альтернативные электронной почте. Возможно, текстовое сообщение, переданное в социальной сети, станет более эффективным способом доставки информации? Если у вас нет необходимости посылать фактическую электронную почту – особенно если от адресата не требуется ответ, – рассмотрите возможность открытой публикации своего обращения с помощью постоянной ссылки (блог, Твиттер, вики). Таким образом вы решите сразу несколько проблем.

• Ответ размещается в Сети, что избавляет вас от необходимости отвечать каждому лично.

• Вместо персонального ответа (если таковой требуется) вы размещаете ссылку.