Вам потребуется корзина (пакет, емкость) для каждой из предлагаемых категорий, а также шредер и мусорное ведро (коробка для макулатуры).
Каталоги
Реклама
Счета
Запросы
Приглашения
Прочитать и сохранить
Актуальные вопросы
Журналы и периодика
Теперь мы рассортируем и обработаем накопившуюся корреспонденцию. Все это вы станете проделывать каждый раз, получив почту. Надеюсь, у вас больше не будет такого количества писем, в котором можно утонуть, и это повод праздновать успех. Не дуйтесь, не жалейте себя, не считайте себя глупцом или еще кем-нибудь похуже из-за необходимости так последовательно и механически сортировать почту. Кого это волнует? Все, чего мы действительно хотим, — это последовательно и регулярно работать с корреспонденцией. Почему вы этого не делали прежде или как это характеризует ваш характер, не имеет никакого значения. Неприятные разговоры нам не нужны. Сегодня мы вырабатываем новый навык. Сосредоточьтесь на этом.
А теперь начнем сортировать корреспонденцию по корзинам.
Каталоги
Переройте все стопки и вытащите каталоги. Они большие, и их легко найти. Доставайте все. Если в ближайшее время вы не собираетесь делать по ним покупки, бросайте их сразу в мусорное ведро. Если вы больше не хотите получать какие-то каталоги, оторвите последнюю страницу со своим адресом, клиентским кодом и бесплатным номером для справок и сохраните, чтобы исключить себя из списка рассылок. Если собираетесь делать покупки, сохраняйте только нужные каталоги. Они отправляются в корзину для каталогов, а оторванные последние странички кладите в корзину актуальных вопросов.
Не сто́ит хранить каталоги дольше указанного на них срока. У каждого из них есть номер выпуска или название (например «Июль — август»), поэтому выберите актуальные, а от остальных избавьтесь. Если вы присмотрели конкретную вещь для покупки в более раннем каталоге, удостоверьтесь, что товар доступен в новом выпуске, и выбрасывайте старый.
Переходим к рекламе.
Реклама
То же самое. Выберите из кипы почтовый спам. Предложения открыть кредитную карту и все, что попахивает кражей личных данных, отправьте в шредер. Остальной почтовый мусор выбросьте. Запустите шредер прямо сейчас. Я подожду.
Хорошо. Заметьте, мы еще не открыли ни одного письма. Вы обнаружите существенную экономию времени, если будете делать это регулярно, а не разбирать почтовые завалы.
Подошел черед специальных писем, с которыми вы уже свыклись. Прежде чем открыть любое из них, рассортируем то, что осталось.
Типы полезных писем
Счета
. Здесь все понятно. Вы воспользовались некой услугой или взяли на себя финансовое обязательство, и теперь вас просят заплатить за это. Справедливо.Просьбы
. Вы (и (или) ваши друзья) поддерживаете различные благотворительные организации, и вас попросили о помощи.Приглашения и события
. Двадцать пятая годовщина свадьбы Ральфа и Сабины, помолвка Сьюзен и Джона, ежегодный визит к стоматологу и так далее.Прочитать и сохранить
. Письма от друзей, поздравительные открытки и т. п.Актуальные вопросы
. Это письма, требующие вашего ответа и имеющие крайний срок, например уведомление о школьной экскурсии в Вашингтон, требующее вашего согласия, или запрос от страховой компании с разъяснением по неудовлетворенному иску.Периодика
. Журналы и другие печатные материалы, обычно содержащие актуальную информацию, на которые вы подписываетесь или которые вам регулярно приносят.Теперь, когда мы идентифицировали различные типы корреспонденции, пожалуйста, распределите ее по предложенным категориям. (Заметьте: конверты по-прежнему не вскрыты.) Давайте для начала займемся счетами.
Счета
Пришла пора вскрыть конверты. Выбрасывайте их немедленно: мы не будем вкладывать письма обратно в конверты, это пустая трата времени. Выбрасывайте также постороннюю информацию или рекламу. Любые приглашения на презентации или другие предложения сразу отправляются в мусорное ведро. Если вы оплачиваете счета в электронном виде, выбрасывайте и конверты для ответа. Если квитанция состоит из нескольких страниц, пожалуйста, скрепите их в верхнем левом углу. Когда с этой категорией будет покончено, перед вами должна лежать аккуратная стопка счетов с обратными конвертами (или без таковых), скрепленных в нужных местах.
Просьбы
Делаем все точно так же. Вскрывайте письма и выбрасывайте все ненужное. Если начальник (или друг) дописал что-то от себя, сохраните письмо для дальнейших раздумий. В противном случае выбрасывайте все вместе с квитанцией для пожертвования и конвертом с обратным адресом. Красиво составленное письмо о помощи вам не нужно. Поддержите вы эту группу или нет, зависит лишь от вашего отношения к ней. Не сто́ит тратить время на слезоточивые излияния, если вы и так готовы отреагировать на них (мои извинения сочинителям подобных писем).