К выступлению готов! Презентационный конструктор

Зачем вводится требование раздать (или разослать) каждому участнику слайды накануне презентации? При этом их содержание должно быть настолько полным, что вам уже нечего говорить. Зачем тогда вообще проводить презентацию, ведь все уже ознакомились и с выводами вашими, и с аргументами? Ан нет, слушают. И внимательно. А почему? Мой личный опрос показал, что, несмотря на строгое соблюдение стандартов и контроль за тем, чтобы они соблюдались, только каждый двадцатый участник хотя бы заглядывает (!) в присланные ему накануне слайды. Большинство же приходит на презентацию и начинает изучать слайды во время ее проведения. Зачем же это нелепое правило?

Увы, некоторые корпоративные стандарты сложились исходя не из принципа целесообразности, а из укоренившейся традиции. Никто не может объяснить, почему презентации в такой-то компании нужно проводить именно в этом зале за круглым столом и никак нельзя в другом, более подходящем, где все участники будут сидеть лицом, а не спинами к ведущему и экрану. Непонятно, почему презентация должна начинаться с серии уничтожающих вопросов к докладчику, после чего тот сможет сказать «последнее слово». Так повелось. Так любил делать прежний шеф. Это правило нигде не записано, но оно нерушимее всех.

Многие подобные традиции призваны заставить презентатора чувствовать себя школьником, отвечающим урок. Причем школьником, по мнению учителя, урока не знающим.

Школьником, попавшим в число «нелюбимых». Какой будет презентация? Кто и что выиграет от этого? Возможно, сидящие в зале получат извращенное наслаждение при виде мук, которые испытывает стоящий на сцене. Но разве для этого мы готовим и проводим презентации?

Замечено, что в армии солдаты, которые в начале службы подвергались самым сильным издевательствам и клялись, что никогда не будут вести себя так, как их обидчики, дослужившись до привилегий, становятся самыми злыми и беспощадными «дедами». Замечено также, что ранее унижаемый сотрудник, дорвавшись до должности босса, начинает унижать уже бывших своих друзей и однокашников. Вчерашний презентатор, подвергшийся обструкции со стороны публики, сев в зал, становится самым злым и непримиримым слушателем. Он всячески демонстрирует невнимание к выступающему и презентации, громко разговаривает с соседями, бросает реплики, издает звуки, выражающие сомнение, громко зевает или притопывает ногой. Узнаете? Таким образом, пагубные традиции проведения презентаций в компании постоянно усугубляют проблему. Увеличивается количество человеко-часов, уходящих не просто впустую, а во вред и компании, и ее сотрудникам. Растет число затаенных, невысказанных конфликтов, фраз, сказанных про себя: «Все, надоело, ухожу!» Тот ли это эффект, которого мы ждали от презентаций?

Что же делать? Разработать и внедрить корпоративные стандарты проведения презентаций, причем каждый из них должен быть обоснован и направлен на оптимизацию проведения презентаций. При необходимости в такие стандарты могут вноситься изменения.

Корпоративные стандарты (без всякого пафоса и лирики, только конкретные требования к презентациям) нужно записать в специальную книгу, назвав ее, к примеру, «Корпоративная книга презентатора». У нее должен быть хранитель.

Только один, совершенно конкретный человек должен отвечать за ее хранение, использование и дополнение. В крупных компаниях есть даже должность, наделяющая ее обладателя правом и обязанностью следить за реализацией этих стандартов. В частности, в McKinsey amp; Company такая должность называется «директор по визуальным коммуникациям». И занимает ее автор бестселлеров «Бизнес-презентация» и «Говори на языке диаграмм» Джин Желязны.

Как же должна выглядеть корпоративная книга?

Лучше, если это будет прошитая распечатка. Практика показала, что электронная книга при всей нашей современности и привязанности к технике читается гораздо меньше. И отношение к ней другое. Повесьте в коридоре офиса стенгазету с поздравлением сотрудника с днем рождения и разместите ту же информацию во внутренней сети. Сравните эффект. То же и с книгами.

Очень сэкономит время подготовки прилагаемый к книге банк изображений. Для того чтобы выступления сотрудников одной компании были единообразными, стоит сформировать набор таблиц, графиков, диаграмм и специальных иконок, которые будут использоваться при подготовке слайдов. Для многих крупных компаний такой пакет создают дизайн-студии: заказчик может быть уверен, что подобных символов не будет ни у кого больше. Использование такого банка не только стандартизирует визуальную часть презентации, но и упрощает поиск подходящего изображения. Предвижу возражения читателей, что тогда презентации будут выполнены словно под копирку и смотреть их будет неинтересно. Тут нужно заметить, что деловые презентации – не конкурс художественной самодеятельности. Это вспомогательный элемент деловой коммуникации. И, как в любой деловой коммуникации, здесь должны быть правила игры, которые помогают обеим сторонам.

Как использовать «Корпоративную книгу презентатора»?