Кадровая служба без кадровика

2. Распространенной ошибкой также является неправильное установление дня увольнения. Как правило, это касается увольнения работника по собственному желанию. Основанием для такого увольнения является личное заявление работника, в котором чаще всего можно встретить запись «Прошу уволить меня по собственному желанию с ХХ.ХХ.ХХХХг». Фактически это является неправильным, поскольку в соответствии со ст. 84.1 ТК РФ днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы работника. В связи с этим запись в трудовой книжке об увольнении работника и в приказе о прекращении трудового договора должна содержать указание на последний день работы работника, который является днем увольнения. Применение в этом случае каких-либо предлогов, например «с» не допускается. В случае если приказ о прекращении трудового договора работника будет издан с нарушениями трудового законодательства, то необходимо признать его недействительным и издать новый приказ с учетом выявленных нарушений.

3. В случае если работник по каким-либо причинам не явился в день увольнения для получения трудовой книжки, работодатель порой в тот же день высылает ее по почте или передает с какому-либо третьему лицу для дальнейшей передачи уволенному работнику. Это является грубейшим нарушением действующего трудового законодательства, поскольку в данном случае необходимо выслать уведомление о необходимости получить трудовую книжку лично либо дать письменное разрешение на ее пересылку по почте. И только в этом случае направление трудовой книжки почтовым отправлением будет законным.

4. В случае увольнения работника по основанию, предусмотренному пп. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ – неоднократное неисполнения работником без уважительных причин трудовых обязанностей, если он имеет дисциплинарное взыскание, работодателем применяется нередко без проверки сведений о наличии дисциплинарного взыскания у работника и в том числе возможности его погашения. В связи с этим рекомендуется в обязательном порядке проверять – имеется ли у данного лица дисциплинарное взыскание или истек срок, по истечении которого считается, что работник взыскания не имеет. Увольнение работника, совершенное без учета указанного требования, может быть оспорено работником и признано незаконным в случае его обращения в суд.

Глава 6 Хранение документов по кадровому учету

6.1. Правила и сроки хранения кадровой документации

На протяжении деятельности любого предприятия образуется большое количество документов. Кадровая служба в данном случае не только не является исключением, но и является структурным подразделением организации, в котором возникает наибольшее количество различных документов, соперничать с которым может разве что бухгалтерия. Как правило, на любом предприятии рано или поздно встает вопрос о дальнейшей судьбе документов, образовавшихся в деятельности предприятия. И в этом случае обычно существует две крайности – либо с каждым годом выделяется все больше и больше места под постоянно растущий объем бумаг, но при этом придерживаются принципа «ни одного документа в мусорную корзину» либо по окончании года максимальное количество документов просто уничтожается, поскольку руководитель и/или главный бухгалтер сочли их просто устаревшими. Ни один из вышеназванных подходов не отражает правильного и, главное, правомерного хранения кадровой документации организации. К сожалении. Какого-либо отдельного нормативного акта, регулирующего правила хранения только кадровой документации пока не издано, в связи с чем необходимо руководствоваться общими правилами и сроками хранения документов, образующихся в процессе деятельности организации.

Обеспечение правильного хранения документа необходимо в целях рациональной организации документационного обеспечения деятельности организации, а также строгого соблюдения действующих нормативных документов в сфере документации и информации.

Ответственность за сохранность документов организации несет руководитель. Документы должны храниться в закрывающихся шкафах, предохраняющих их от пыли, воздействия солнечного света. Изъятие и выдача документов из дел постоянного срока хранения не разрешается.

Необходимо обратить внимание, что организация вправе заключить договор с архивом и впоследствии передавать на хранение в архив документы, образовавшиеся в процессе деятельности организации, срок хранения которых истек. В случае, если такой договор не заключен, то организация будет сдавать в архив только приказы по личному составу работников и ведомости начисления заработной платы.