Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база

Согласно п. 5 ст. 9 Федерального закона от 8 августа 2001 г. № 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)» всем работодателям вне зависимости от организационно-правовой формы рекомендовано вести специальный журнал данных учета мероприятий по контролю. Конечно, никакой ответственности за неисполнение указанной нормы законодатель не предусматривает, но опытные кадровики рекомендуют вести данную регистрационную форму. В журнале учета мероприятий по контролю производятся записи о проведении проверок должностными лицами органов контроля, надзора (например, инспектором по труду). Если такая регистрационная форма на предприятии отсутствует, в акте, составляемом по результатам проведенного мероприятия по контролю, инспектор делает соответствующая запись.

Журнал учета мероприятий по контролю должен быть прошит, его страницы – пронумерованы. Журнал заверяется подписью руководителя и печатью предприятия.

Данная регистрационная форма содержит следующую информацию:

• дата, время проведения мероприятия;

• правовые основания;

• цели, задачи и предмет мероприятия по контролю;

• список выявленных нарушений;

• реквизиты составленного протокола;

• выданные предписания;

• фамилия, имя, отчество, должность лица, проводившего мероприятие по контролю.

Проверяющий инспектор должен собственноручно внести в журнал все необходимые записи о проверке и заверить их своей подписью.

Рекомендуется в качестве приложения к журналу учета мероприятий по контролю изготовить Памятку о проведении проверок органами государственного надзора. Содержание данного приложения может быть следующим:

• кто имеет право проводить проверку;

• виды проверок;

• документы, предъявляемые проверяющим должностным лицом;

• документы, которые имеет право потребовать проверяющий;

• порядок проведения проверки;

• оформление результатов мероприятия и д.р.

В кадровой службе предприятия может также вестись журнал контроля соблюдения трудовой дисциплины. Заполняет его инспектор или специалист по кадрам на основании приказов (распоряжений) о наложении дисциплинарных взысканий на работников предприятия.

3.3. Документы по специальному учету

На предприятии могут вестись и другие регистрационные и учетные формы. Например, ведомость по учету наличия, комплектования, движения и использования трудовых ресурсов. Учет наличия, комплектования, движения и использования работников осуществляет отдел организации и оплаты труда или отдел кадров. Формы таких ведомостей разрабатываются на предприятии самостоятельно, за основу могут браться формы первичной учетной документации (начальные и конечные реквизиты). Текст ведомости может быть представлен в виде списков (таблиц), группируемых по различным основаниям.

Ведомость по учету наличия, комплектования, движения и использованияработников составляется с целью учета и анализа:

• расстановки кадров;

• эффективности использования рабочего времени;

• своевременности набора дополнительного персонала;

• замещения вакантных мест;

• карьерного роста работников.

Структура трудовых ресурсов может рассматриваться с помощью следующих позиций:

• возраста;

• образования;

• семейного положения;

• группы занятий;

• режима рабочего времени;

• поступления на работу и выбытия и т. п.

Объектом учета могут быть и рабочие места. Учет рабочих мест ведется по специальной ведомости по учету рабочих мест. Ведомость необходима для проведения аттестации рабочих мест и планирования их размещения в организации. Рабочие места в ведомости могут группироваться по следующим признакам:

• по категориям работников:

– рабочие,

– служащие;

• по наименованиям профессий (должностей) работников:

– руководители,

– специалисты,

– другие служащие,

– рабочие.

• по количеству мест:

– индивидуальное,

– коллективное;

• по степени подвижности:

– стационарное,

– подвижное,

– периодичное;

• по виду производства:

– основное,

– вспомогательное,

– обслуживающее;

• по степени механизации:

– ручное,

– механизированное,

– автоматизированное;

• по условиям труда:

– нормальные,

– тяжелые и вредные,

– особо тяжелые и особо вредные.

Возможно введение дополнительных классификационных признаков рабочих мест (по наименованию выпускаемой продукции, по виду работ – сезонные, периодического использования и др.).